Hộ Kinh Doanh Có Cần Kế Toán Không? Giải Đáp Chi Tiết

Hộ kinh doanh cá thể là mô hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt trong các lĩnh vực thương mại, dịch vụ và sản xuất nhỏ lẻ. Tuy nhiên, nhiều chủ hộ kinh doanh vẫn băn khoăn rằng “Hộ kinh doanh có cần kế toán không?” và liệu có bắt buộc phải thuê kế toán để quản lý sổ sách, thuế hay không. Trong bài viết này, Gia đình Kế toán sẽ giải đáp chi tiết về vai trò của kế toán đối với hộ kinh doanh, các trường hợp cần hoặc không cần thuê kế toán, cũng như hướng dẫn cách quản lý tài chính hiệu quả nhất.

1. Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có kế toán không? 

a. Quy định pháp luật

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn, hộ kinh doanh không bị ràng buộc bởi các quy định kế toán chặt chẽ như doanh nghiệp. Cụ thể:

Không bắt buộc có kế toán chuyên trách: Hộ kinh doanh không thuộc đối tượng bắt buộc phải thuê kế toán hoặc có bộ phận kế toán riêng như các doanh nghiệp.

Không cần lập báo cáo tài chính: Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính hằng năm theo chuẩn mực kế toán, nhưng hộ kinh doanh không bắt buộc phải thực hiện báo cáo tài chính định kỳ.

Chỉ cần tuân thủ nghĩa vụ thuế: Hộ kinh doanh chỉ cần kê khai và nộp thuế theo quy định, không bị yêu cầu lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hay báo cáo lưu chuyển tiền tệ như doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện một số công việc kế toán cơ bản để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

b. Trách nhiệm kế toán của hộ kinh doanh

Mặc dù không bị ràng buộc bởi các quy định kế toán phức tạp, hộ kinh doanh vẫn có những trách nhiệm kế toán nhất định, tùy theo phương pháp kê khai thuế.

- Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán

Phần lớn hộ kinh doanh nhỏ và vừa lựa chọn nộp thuế khoán theo mức ấn định của cơ quan thuế. Với phương pháp này:

• Không bắt buộc lập sổ sách kế toán đầy đủ.

• Không phải kê khai doanh thu, chi phí hằng tháng/quý.

• Chỉ cần theo dõi doanh thu thực tế để đảm bảo mức thuế khoán hợp lý.

• Nếu có sử dụng hóa đơn lẻ (hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế), hộ kinh doanh cần ghi lại doanh thu tương ứng với số hóa đơn xuất ra.

Trường hợp này, hộ kinh doanh không bắt buộc phải có kế toán mà chỉ cần tự theo dõi hoặc nhờ đơn vị dịch vụ hỗ trợ khi cần.

- Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Những hộ kinh doanh có doanh thu lớn hơn 100 triệu đồng/năm và có sử dụng hóa đơn có thể thuộc diện kê khai thuế. Khi đó:

• Phải ghi chép đầy đủ doanh thu, chi phí, công nợ để kê khai thuế chính xác.

• Nếu có sử dụng hóa đơn, hộ kinh doanh phải mở sổ theo dõi hóa đơn, sổ doanh thu, sổ chi phí để phục vụ việc kê khai thuế.

• Cần thực hiện tờ khai thuế hàng quý thay vì nộp thuế khoán cố định như hộ kinh doanh nhỏ.

Với phương pháp kê khai này, hộ kinh doanh cần có người làm kế toán để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế, tránh sai sót khi kê khai thuế và xuất hóa đơn.

- Hộ kinh doanh lớn có sử dụng hóa đơn

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh có quy mô lớn (thuê từ 10 lao động trở lên, có doanh thu cao) có thể được yêu cầu:

• Ghi chép đầy đủ sổ sách kế toán về doanh thu, chi phí, lãi lỗ.

• Xuất hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.

• Thực hiện báo cáo thuế định kỳ.

Trong trường hợp này, nếu hộ kinh doanh không có đủ khả năng tự làm kế toán, thì việc thuê một kế toán viên hoặc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài là cần thiết để tránh các rủi ro về thuế và tài chính.

2. Hộ kinh doanh có những nghĩa vụ kế toán gì? 

Hộ kinh doanh không bị ràng buộc bởi các quy định kế toán phức tạp như doanh nghiệp, nhưng vẫn cần thực hiện một số nghĩa vụ kế toán và thuế để đảm bảo hoạt động hợp pháp và minh bạch. Dưới đây là các nghĩa vụ kế toán cụ thể mà hộ kinh doanh cần lưu ý.

- Chế độ kế toán áp dụng

Hộ kinh doanh có thể áp dụng chế độ kế toán đơn giản hơn so với doanh nghiệp, theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Tuy nhiên, hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn hoặc thuộc diện kê khai thuế theo quý sẽ cần thực hiện ghi chép sổ sách chi tiết hơn.

- Đối với chứng từ kế toán

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng chứng từ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC gồm:

• Phiếu thu: Mẫu số 01-TT;

• Phiếu chi: Mẫu số 02-TT;

• Phiếu nhập kho: Mẫu số 03-VT;

• Phiếu xuất kho: Mẫu số 04-VT;

• Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động: Mẫu số 05-LĐTL.

Các hộ kinh doanh phải tuân theo các quy định chi tiết về nội dung, lập, lưu trữ và ký chứng từ kế toán theo Điều 16, Điều 18 và Điều 19 của Luật Kế toán.

Ngoài ra, mọi hoạt động liên quan đến hóa đơn, kể cả hóa đơn điện tử, phải theo quy định pháp luật về thuế.

- Đối với sổ kế toán

Theo Điều 5 của Thông tư 88/2021/TT-BTC, các quy định về sổ kế toán như mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ được hướng dẫn chi tiết tại Phụ lục 2. 

• Sổ theo dõi doanh thu, chi phí

• Sổ mua hàng, bán hàng

• Sổ quỹ tiền mặt

• Hóa đơn, chứng từ liên quan

• Chứng từ nộp thuế

Cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh cũng có quyền sử dụng các phương tiện điện tử để mở sổ kế toán và lưu trữ.

- Nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có thể thuộc diện nộp thuế khoán hoặc kê khai thuế, tùy vào mức doanh thu và hoạt động kinh doanh.

Thuế khoán (thuế theo phương pháp ấn định)

• Áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm hoặc không sử dụng hóa đơn.

• Cơ quan thuế sẽ ấn định mức thuế khoán dựa trên doanh thu ước tính của hộ kinh doanh.

• Mức thuế khoán thường bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

• Hộ kinh doanh chỉ cần đóng thuế theo mức quy định mà không phải kê khai thuế hàng tháng/quý.

Trường hợp này, hộ kinh doanh không cần ghi chép sổ sách kế toán quá chi tiết, chỉ cần theo dõi doanh thu thực tế để đảm bảo đóng thuế đúng quy định.

Thuế GTGT và thuế TNCN (nếu doanh thu trên 100 triệu/năm)

• Hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm sẽ phải nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.

• Nếu hộ kinh doanh có thuê nhân viên, có thể phải nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nếu tiền lương vượt mức chịu thuế.

• Hộ kinh doanh thuộc diện này cần theo dõi doanh thu, chi phí cẩn thận để tính thuế đúng và tránh rủi ro bị truy thu thuế.

• Hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn có thể phải khai thuế theo từng quý. Nếu hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn, có thể thuộc diện khai thuế hàng quý giống doanh nghiệp. Phải theo dõi chi tiết số lượng hóa đơn đã xuất, doanh thu tương ứng để kê khai thuế GTGT và TNCN.

• Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân thủ quy định về phát hành và lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trong trường hợp này, hộ kinh doanh cần có kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán để hỗ trợ kê khai thuế đúng hạn và tránh sai sót.

3. Khi nào hộ kinh doanh cần thuê kế toán?

Mặc dù hộ kinh doanh không bắt buộc phải có kế toán chuyên trách như doanh nghiệp, nhưng trong một số trường hợp, việc thuê kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán là cần thiết để đảm bảo tuân thủ quy định thuế và quản lý tài chính hiệu quả. Dưới đây là các tình huống mà hộ kinh doanh nên cân nhắc thuê kế toán.

- Khi doanh thu lớn, phải kê khai thuế định kỳ

Hộ kinh doanh có doanh thu lớn (trên 100 triệu đồng/năm) thường thuộc diện kê khai thuế thay vì nộp thuế khoán, dẫn đến yêu cầu quản lý tài chính chặt chẽ hơn.

Các trường hợp cần kế toán:

• Hộ kinh doanh có doanh thu hàng tháng/quý cao, phải kê khai thuế định kỳ.

• Có sử dụng hóa đơn (đặc biệt là hóa đơn điện tử) cần quản lý, đối soát, tránh sai sót.

• Thu nhập phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau, cần phân loại rõ ràng để khai thuế chính xác.

• Tránh tình trạng kê khai sai sót, bị truy thu thuế hoặc phạt chậm nộp thuế do không kiểm soát được các nghĩa vụ tài chính.

>>> Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn khi thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh

- Khi có nhiều giao dịch tài chính cần kiểm soát 

Hộ kinh doanh có quy mô vừa và lớn thường phát sinh nhiều giao dịch tài chính hàng ngày, bao gồm:

Các loại giao dịch cần kiểm soát:

• Nhập hàng với số lượng lớn, mua nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

• Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, cần quản lý dòng tiền hiệu quả.

• Có nhiều khoản chi phí cố định và biến đổi như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, marketing, v.v.

• Doanh thu đến từ nhiều kênh khác nhau (bán trực tiếp, bán online, nhận thanh toán qua ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng, v.v.), cần theo dõi chính xác để tránh thất thoát.

• Cần theo dõi công nợ với khách hàng, nhà cung cấp để tránh tình trạng chậm thanh toán hoặc mất cân đối tài chính.

- Khi muốn phát triển thành doanh nghiệp

Nhiều hộ kinh doanh sau một thời gian hoạt động có mong muốn mở rộng mô hình, chuyển đổi sang công ty TNHH hoặc công ty cổ phần để tận dụng các lợi thế về pháp lý, mở rộng kinh doanh.

Tại sao cần kế toán khi chuyển đổi mô hình?

• Khi hộ kinh doanh muốn mở rộng, quy mô tài chính lớn hơn, bắt đầu cần các báo cáo tài chính bài bản để phục vụ vay vốn, hợp tác kinh doanh.

• Cần tính toán lại các nghĩa vụ thuế khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp.

• Khi trở thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, doanh nghiệp phải tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế hàng năm – điều mà hộ kinh doanh chưa từng thực hiện trước đó.

Việc thay đổi mô hình đòi hỏi các thủ tục pháp lý và kế toán, như đăng ký lại mã số thuế, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, hệ thống hóa đơn mới, v.v.

4. Giải pháp cho hộ kinh doanh không có kế toán

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải có kế toán chuyên trách như doanh nghiệp, nhưng vẫn cần đảm bảo việc quản lý tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác.

Nếu không có kế toán riêng, hộ kinh doanh có thể lựa chọn các giải pháp thay thế để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định.

- Sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài

Đây là các công ty hoặc cá nhân chuyên cung cấp dịch vụ kế toán, hỗ trợ hộ kinh doanh trong việc kê khai thuế, làm sổ sách, lập báo cáo tài chính (nếu cần) với chi phí hợp lý hơn so với thuê kế toán cố định.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài:

Tiết kiệm chi phí: Chỉ phải trả phí theo tháng hoặc theo từng dịch vụ cụ thể, thấp hơn nhiều so với việc thuê nhân sự kế toán toàn thời gian.

Chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót: Các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán có chuyên môn cao, giúp hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh bị xử phạt thuế.

Không cần lo lắng về thủ tục thuế: Dịch vụ kế toán hỗ trợ kê khai thuế, nộp thuế đúng hạn, tránh bị phạt do quên hoặc sai sót trong hồ sơ thuế.

Hỗ trợ sổ sách kế toán và hóa đơn: Nếu hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn, dịch vụ kế toán sẽ giúp quản lý và xuất hóa đơn hợp lệ.

Dịch vụ kế toán thuê ngoài hỗ trợ những gì?

✔ Kê khai và nộp thuế hàng quý (thuế GTGT, thuế TNCN).

✔ Tư vấn và hướng dẫn ghi chép sổ sách kế toán.

✔ Lập và lưu trữ các loại sổ sách kế toán cơ bản theo quy định.

✔ Quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra (nếu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn).

✔ Hỗ trợ quyết toán thuế khi cần.

Chi phí dịch vụ kế toán thuê ngoài dao động từ 500.000 - 2.000.000 VNĐ/tháng tùy vào quy mô kinh doanh, số lượng hóa đơn và mức độ phức tạp của công việc kế toán.

Ai nên sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài?

• Hộ kinh doanh có doanh thu lớn và phải kê khai thuế định kỳ.

• Hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn hoặc cần lập sổ sách kế toán.

• Chủ hộ kinh doanh không có thời gian hoặc không có chuyên môn kế toán.

- Tự học và quản lý tài chính cơ bản

• Ghi chép sổ sách kế toán đơn giản để theo dõi thu nhập, chi phí.

• Sử dụng phần mềm kế toán miễn phí hoặc Excel để tính toán doanh thu, chi phí.

• Tự tìm hiểu quy định thuế, kế toán qua các khóa học hoặc tài liệu hướng dẫn từ cơ quan thuế.

• Chuẩn bị hồ sơ thuế đúng hạn, tránh bị phạt do chậm nộp thuế.

>>> Tham khảo: Khóa học Kế toán Hộ kinh doanh cá thể cho người mới bắt đầu

Ai nên tự quản lý kế toán hộ kinh doanh?

• Hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, ít giao dịch tài chính.

• Chủ hộ có thời gian và có kiến thức cơ bản về kế toán, thuế.

• Hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn, chỉ cần theo dõi doanh thu đơn giản.

>>> Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể: Học Ở Đâu Tốt?

Vậy hộ kinh doanh có cần kế toán không? Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh có doanh thu nhỏ, ít giao dịch, chủ hộ có thể tự quản lý sổ sách và kê khai thuế theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu quy mô lớn hơn, có nhiều hóa đơn, chứng từ, hoặc muốn tối ưu hóa chi phí thuế và tài chính, việc thuê một kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Hy vọng với giải đáp chi tiết của Gia đình Kế toán trong bài viết trên, bạn có thể đưa ra quyết định phù hợp để vận hành hộ kinh doanh một cách bền vững và hiệu quả.