Hướng Dẫn Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Nhỏ Lẻ Từ A-Z

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi Cô Ngô Thị Hường - Trưởng phòng tài chính kế toán Công Ty Cổ Phần HTC Viễn Thông Quốc Tế, đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giảng dạy các khóa học kế toán thực tế.

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phát triển, các hộ kinh doanh nhỏ lẻ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Tuy nhiên, nhiều chủ hộ kinh doanh vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý sổ sách, ghi nhận doanh thu - chi phí và tuân thủ các quy định thuế. Chính vì vậy, việc nắm vững kiến thức kế toán là yếu tố then chốt giúp hộ kinh doanh quản lý tài chính hiệu quả và tránh những rủi ro pháp lý.

Bài viết này Gia đình Kế toán sẽ cung cấp hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ từ A-Z, giúp bạn hiểu rõ các nguyên tắc kế toán cơ bản, quy trình ghi sổ, lập báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm kinh doanh, hướng dẫn này sẽ giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

I. Các loại hình hộ kinh doanh và nghĩa vụ kế toán

1. Các loại hình hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh là một trong những mô hình kinh doanh phổ biến, phù hợp với cá nhân hoặc nhóm người có nhu cầu kinh doanh nhỏ lẻ. Dưới đây là hai loại hình chính:

a) Hộ kinh doanh cá thể

• Do một cá nhân đứng tên đăng ký và chịu trách nhiệm toàn bộ bằng tài sản của mình.

• Không có tư cách pháp nhân, hoạt động với quy mô nhỏ, không sử dụng quá 10 lao động.

• Phù hợp với các ngành nghề kinh doanh nhỏ như: quán ăn, tạp hóa, tiệm sửa xe, buôn bán nhỏ lẻ…

b) Hộ kinh doanh theo mô hình gia đình

• Do một nhóm người trong gia đình cùng góp vốn và kinh doanh chung.

• Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh.

• Thường áp dụng cho các mô hình như sản xuất gia đình, cửa hàng truyền thống, dịch vụ lưu trú nhỏ…

>>> Xem thêm: Hộ Kinh Doanh Là Gì? Các Loại Thuế Hộ Kinh Doanh Phải Nộp

2. Nghĩa vụ kế toán cho hộ kinh doanh

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh không bắt buộc phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp nhưng vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ kế toán cơ bản.

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán theo quy định.

Nếu doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm, hộ kinh doanh có thể ghi chép sổ sách đơn giản theo hình thức thu nhập - chi phí - lợi nhuận.

Nghĩa vụ kế toán bao gồm:

• Ghi chép sổ sách theo dõi doanh thu, chi phí.

• Lưu trữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

• Thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định.

3. Các loại thuế hộ kinh doanh phải nộp 

a) Lệ phí môn bài

Là loại lệ phí bắt buộc hộ kinh doanh phải đóng hàng năm khi đăng ký hoạt động. Mức thuế môn bài được tính theo doanh thu năm trước:

Doanh thu năm Trên 500 triệu đồng:         1.000.000 (VNĐ/năm)

Doanh thu năm Từ 300 - 500 triệu đồng:  500.000 (VNĐ/năm)

Doanh thu năm Từ 100 - 300 triệu đồng:    300.000 (VNĐ/năm)

Doanh thu năm Dưới 100 triệu đồng:           Miễn thuế môn bài

Nếu hộ kinh doanh mới thành lập trong 6 tháng đầu năm thì đóng đủ thuế môn bài. Nếu thành lập từ 1/7 trở đi, chỉ đóng 50% mức thuế.

Hạn nộp thuế môn bài: Ngày 30/1 hàng năm.

b) Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Hộ kinh doanh không bắt buộc kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ như doanh nghiệp.

Được áp dụng thuế khoán hoặc thuế trực tiếp tính theo tỷ lệ doanh thu, không cần xuất hóa đơn VAT (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh).

c) Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Chỉ áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.

Thuế suất:

• Kinh doanh hàng hóa: 0,5% doanh thu

• Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: 2% doanh thu

• Ngành nghề khác: 1,5% doanh thu

d) Thuế bảo vệ môi trường (Nếu có)

Áp dụng cho các hộ kinh doanh trong ngành xăng dầu, than đá, túi ni lông khó phân hủy…

e) Thuế tiêu thụ đặc biệt (Nếu có)

Nếu kinh doanh các mặt hàng như rượu, bia, thuốc lá, hộ kinh doanh sẽ phải nộp thêm thuế tiêu thụ đặc biệt theo quy định.

f) Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp

Nếu hộ kinh doanh sử dụng đất để kinh doanh, phải nộp thuế đất theo diện tích và mục đích sử dụng.

4. Cách kê khai và nộp thuế cho hộ kinh doanh

Thuế được cơ quan thuế khoán dựa trên doanh thu ước tính của hộ kinh doanh, hộ có thể điều chỉnh nếu có thay đổi.

Hộ kinh doanh nộp thuế theo khoản khoán cố định hàng tháng/quý, hoặc theo từng lần phát sinh (nếu kinh doanh không thường xuyên).

Hình thức nộp thuế:

Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

Chuyển khoản qua ngân hàng

Nộp tại kho bạc nhà nước hoặc qua ứng dụng thuế điện tử

II. Nội dung công tác kế toán hộ kinh doanh

1. Căn cứ pháp lý

- Luật Kế toán 88/2015/QH13;

- Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều thuộc Luật Kế toán;

- Thông tư số 88/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
- Thông tư 40/2021/TT-BTC hướng dẫn thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa đáp ứng được quy mô lớn (không phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai) nhưng tự nguyện thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Như vậy, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh quy mô nhỏ nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh không cần thực hiện chế độ kế toán.

2. Tổ chức công tác kế toán hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Căn cứ theo Điều 3 của Thông tư số 88/2021/TT-BTC, các quy định về kế toán đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được nêu rõ như sau:

Chủ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có quyền tự quyết định người phụ trách kế toán. Người đảm nhiệm công việc kế toán cần có kiến thức chuyên môn về kế toán và có thể là người thân (như bố mẹ, vợ chồng, con cái hoặc anh chị em) hoặc nhân viên thuê ngoài, như quản lý kinh doanh, thủ kho, thủ quỹ, người phụ trách mua bán tài sản, đồng thời thực hiện nhiệm vụ kế toán cho hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể chọn thực hiện chế độ kế toán theo hướng dẫn của Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc áp dụng chế độ kế toán của doanh nghiệp siêu nhỏ, tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm hoạt động của mình.

Để bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể áp dụng các quy định tại Điều 41 Luật Kế toán và từ Điều 9 đến Điều 17 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP. Điều này giúp đảm bảo việc xác định nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước và hỗ trợ công tác quản lý thuế.

3. Chế độ kế toán cho cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể

a. Đối với chứng từ kế toán

Căn cứ theo Điều 4 của Thông tư 88/2021/TT-BTC, các quy định về chứng từ kế toán cho hộ kinh doanh được quy định như sau:

Nội dung, quy trình lập, lưu trữ và ký chứng từ kế toán phải tuân theo Điều 16, Điều 18 và Điều 19 của Luật Kế toán, đồng thời thực hiện theo hướng dẫn chi tiết trong Phụ lục 1, bao gồm các biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán kèm theo Thông tư này.

Cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh có thể áp dụng quy định tại Điều 17 và Điều 18 của Luật Kế toán để lập và lưu trữ chứng từ kế toán dưới dạng điện tử, nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Nội dung, hình thức hóa đơn, cùng với quy trình lập, quản lý và sử dụng hóa đơn (bao gồm hóa đơn điện tử) sẽ được thực hiện theo các quy định của pháp luật về thuế.

Biểu mẫu và cách lập chứng từ kế toán cho cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh cá thể được thực hiện theo các mẫu quy định trong Thông tư 88/2021/TT-BTC, cụ thể như sau:

b. Đối với sổ kế toán

Theo Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, các quy định liên quan đến sổ kế toán cho cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh được quy định như sau:

Nội dung, quy trình mở, ghi, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán phải tuân theo Điều 24, Điều 25 và Điều 26 của Luật Kế toán, đồng thời áp dụng theo hướng dẫn trong Phụ lục 2, bao gồm các biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán kèm theo Thông tư này.

Cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh có thể áp dụng quy định tại Điều 26 của Luật Kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến sổ kế toán trên phương tiện điện tử, phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình.

Để đảm bảo tính chính xác, cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh cần áp dụng các quy định tại Điều 27 của Luật Kế toán trong việc sửa chữa sổ kế toán, sao cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.

c. Về việc xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế

Theo quy định tại Điều 6 của Thông tư số 88/2021/TT-BTC: 

Việc xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế cho từng lĩnh vực và ngành nghề của cá nhân và hộ kinh doanh phải tuân theo quy định của pháp luật về thuế. Cụ thể, để tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT), cá nhân và hộ kinh doanh cần căn cứ vào hướng dẫn của Thông tư 40/2021/TT-BTC.

II. Hướng dẫn đăng ký và kê khai thuế cho hộ kinh doanh

1. Thủ tục đăng ký kinh doanh cho hộ kinh doanh

a) Điều kiện đăng ký hộ kinh doanh

Cá nhân hoặc nhóm cá nhân là công dân Việt Nam từ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

Không được sử dụng quá 10 lao động, nếu nhiều hơn phải chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp.

Chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trên phạm vi cả nước.

b) Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh

Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu tại Phụ lục III-1, Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh và các thành viên góp vốn (nếu có).

• Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh (nếu thuê mặt bằng).

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu kinh doanh tại nhà và không thuộc diện thuê).

• Giấy phép con (nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm…).

c) Nơi nộp hồ sơ và thời gian giải quyết

Nộp hồ sơ tại Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc UBND quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Thời gian giải quyết: 3 - 5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

d) Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh

Phí đăng ký: 50.000 - 100.000 VNĐ (tùy địa phương).

Miễn phí nếu thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh online trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

2. Cách kê khai thuế ban đầu cho hộ kinh doanh

a) Hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hộ cần đến Cơ quan thuế quản lý để thực hiện kê khai thuế ban đầu. Hồ sơ bao gồm:

Tờ khai thuế môn bài (Mẫu 01/MBAI) nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.

Tờ khai thuế GTGT và thuế TNCN (Mẫu 01/CNKD) dành cho hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên.

Giấy đăng ký sử dụng hóa đơn (nếu cần).

Bảng kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ (nếu có).

b) Hạn nộp kê khai thuế ban đầu

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

3. Các lưu ý quan trọng khi kê khai và nộp thuế

- Hộ kinh doanh cần giữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ để tránh bị cơ quan thuế kiểm tra đột xuất.

- Nếu doanh thu thay đổi so với mức khoán, hộ kinh doanh có thể đề nghị điều chỉnh thuế khoán.

- Tránh nộp trễ hạn vì sẽ bị phạt hành chính từ 1 - 5 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm.

- Nếu hộ kinh doanh ngừng hoạt động, cần thông báo với cơ quan thuế để tránh phát sinh thuế không đáng có.

III. Các công việc kế toán cơ bản cho hộ kinh doanh

1. Ghi chép doanh thu, chi phí hàng ngày

Ghi chép doanh thu và chi phí hàng ngày giúp hộ kinh doanh theo dõi lãi/lỗ chính xác, đồng thời là căn cứ để kê khai thuế.

Doanh thu gồm:

• Tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ.

• Các khoản thu từ khách hàng (tiền mặt, chuyển khoản).

• Các khoản thu khác như tiền bồi thường, tiền thưởng từ nhà cung cấp.

Lưu ý:

Nếu sử dụng phần mềm kế toán hoặc Excel, có thể tạo bảng để tự động tính tổng doanh thu.

Doanh thu cần được ghi nhận chính xác theo từng ngày, không ghi chung chung theo tuần/tháng.

Chi phí bao gồm:

• Chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa.

• Tiền thuê mặt bằng, điện, nước, internet.

• Tiền lương nhân viên (nếu có).

• Chi phí quảng cáo, vận chuyển, sửa chữa thiết bị…

Lưu ý:

Nên giữ lại hóa đơn, chứng từ của các khoản chi để làm căn cứ kế toán.

Nếu hộ kinh doanh có sử dụng sổ sách hoặc phần mềm, có thể tổng hợp doanh thu - chi phí hàng tháng để biết lợi nhuận.

2. Quản lý hóa đơn, chứng từ

Việc quản lý hóa đơn, chứng từ giúp hộ kinh doanh có cơ sở để làm báo cáo thuế và tránh sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra.

Các loại hóa đơn, chứng từ cần lưu giữ

• Hóa đơn đầu vào: Hóa đơn mua hàng, chi phí thuê mặt bằng, điện nước, dịch vụ quảng cáo.

• Hóa đơn đầu ra: Nếu hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử.

• Chứng từ thanh toán: Phiếu thu/chi, ủy nhiệm chi ngân hàng, biên lai nộp thuế.

• Sổ quỹ tiền mặt: Nếu có thu chi tiền mặt nhiều, nên lập sổ theo dõi riêng.

Cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ

• Sắp xếp theo loại hóa đơn (hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, chứng từ ngân hàng…).

• Phân loại theo thời gian (hóa đơn trong tháng, quý, năm).

• Lưu trữ bản giấy và file điện tử để dễ dàng tra cứu khi cần.

Lưu ý:

Hóa đơn, chứng từ cần lưu trữ ít nhất 5 năm theo quy định.Nếu hộ kinh doanh sử dụng 

hóa đơn điện tử, cần sao lưu file định kỳ.

3. Cách lập sổ sách kế toán đơn giản cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng vẫn cần quản lý sổ sách kế toán cơ bản để kiểm soát hoạt động kinh doanh và kê khai thuế.

Các loại sổ sách hộ kinh doanh cần có

• Sổ doanh thu (ghi chép tất cả các khoản thu hàng ngày).

• Sổ chi phí (ghi chép các khoản chi).

• Sổ quỹ tiền mặt (nếu có nhiều giao dịch tiền mặt).

• Sổ theo dõi công nợ (nếu có giao dịch mua bán trả chậm).

• Sổ kho hàng hóa (nếu cần quản lý tồn kho).

Sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ

Ngoài Excel, hộ kinh doanh có thể sử dụng các phần mềm kế toán miễn phí như: MISA, Startbooks, KiotViet, Sapo… 

Lợi ích của phần mềm:

• Tự động tính toán doanh thu - chi phí.

• Quản lý hàng tồn kho dễ dàng.

• Hỗ trợ xuất báo cáo nhanh chóng.

Quản lý kế toán hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp hộ kinh doanh nhỏ lẻ duy trì hoạt động ổn định, kiểm soát tài chính và tuân thủ các quy định thuế.  Hy vọng bài viết "Hướng Dẫn Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Nhỏ Lẻ Từ A-Z" của Gia đình Kế toán đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để áp dụng vào thực tế. 

>>> Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể: Học Ở Đâu Tốt?