Đóng Dấu Treo Có Bắt Buộc Không? Những Lưu Ý Cần Biết

Trong quá trình soạn thảo và phát hành các văn bản hành chính hay tài liệu doanh nghiệp, nhiều người thường băn khoăn đóng dấu treo có bắt buộc không và khi nào cần sử dụng dấu treo để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản. Mặc dù dấu treo là loại con dấu phổ biến, nhưng không phải ai cũng nắm rõ các quy định về cách sử dụng cũng như những lưu ý quan trọng để tránh sai sót pháp lý. 

Bài viết dưới đây Gia đình Kế toán sẽ giúp bạn hiểu rõ về việc sử dụng dấu treo và giải đáp câu hỏi “Đóng dấu treo có bắt buộc không?”, đồng thời cung cấp những lưu ý cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và chuyên nghiệp của tài liệu trong doanh nghiệp.

1. Đóng dấu treo là gì?

Đóng dấu treo là hình thức đóng dấu của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước vào một số văn bản mà không có chữ ký kèm theo. Dấu treo thường được đóng ở góc trái, phía trên của văn bản, trùm lên một phần tên đơn vị phát hành tài liệu.

Dấu treo không có giá trị pháp lý độc lập như dấu chính thức (dấu đóng kèm chữ ký của người có thẩm quyền) mà chỉ có tác dụng xác nhận tài liệu có nguồn gốc từ đơn vị phát hành.

Khi nào cần đóng dấu treo?

Dấu treo được sử dụng trong khá nhiều trường hợp. Tuy nhiên, căn cứ theo mục đích cụ thể thì loại dấu này thường được dùng cho các mục đích sau đây: 

- Để đánh dấu trên các văn bản nội bộ nhằm thông báo đến những người có liên quan thuộc tổ chức, doanh nghiệp.

- Để đóng lên phía góc trái của liên đỏ nhằm xác định thẩm quyền cũng như các thông tin thể hiện trên đó. Đồng thời, hạn chế tình trạng giả mạo của văn bản và các loại giấy tờ khác.

- Khi không có sự ủy quyền, thể hiện mục đích đóng dấu lên chữ ký đã ký tại văn bản đó.

- Khi ban hành các văn bản hoặc phụ lục theo đúng quy định của Pháp luật.

Có thể thấy, dấu treo được đóng lên văn bản như một tiêu thức của văn bản chính. Do đó, cần phải thực hiện đóng dấu treo khi ban hành văn bản liên quan đến hoạt động trong các doanh nghiệp, tổ chức,….

>>> Xem thêm: Phân biệt dấu treo và dấu chức danh

2. Quy định pháp luật về đóng dấu treo

Việc sử dụng dấu treo trong các văn bản hành chính được quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể:

Điểm c Khoản 1 Điều 33: 

"Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục."​

Điểm d Khoản 1 Điều 33: 

"Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định."​

Như vậy, pháp luật không quy định cụ thể về các trường hợp bắt buộc phải sử dụng dấu treo, mà việc sử dụng dấu treo phụ thuộc vào quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.​

Đối tượng được sử dụng dấu treo

Dấu treo được sử dụng bởi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có con dấu riêng và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó quyết định việc sử dụng. Việc quản lý và sử dụng con dấu thường được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức. ​

Các loại văn bản có thể đóng dấu treo

Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể về các loại văn bản phải đóng dấu treo, nhưng trên thực tế, dấu treo thường được sử dụng trong các trường hợp sau:​

Phụ lục kèm theo văn bản chính: Khi ban hành các phụ lục đính kèm văn bản chính, dấu treo được đóng lên trang đầu của phụ lục, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục để xác nhận phụ lục là một phần của văn bản chính. ​

Văn bản nội bộ: Trong các thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu hoặc các văn bản lưu hành nội bộ, dấu treo được sử dụng để xác nhận nguồn gốc và tính chính thống của văn bản mà không cần chữ ký của người có thẩm quyền. ​

Hóa đơn, chứng từ kế toán: Khi phát hành hóa đơn hoặc chứng từ kế toán, dấu treo được đóng lên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính để xác nhận tính hợp pháp và nguồn gốc của chứng từ. ​

Bản sao văn bản: Khi sao y bản chính các văn bản, dấu treo được sử dụng để xác nhận bản sao là chính xác và hợp lệ.​

Lưu ý rằng việc sử dụng dấu treo không thay thế cho dấu chính thức (dấu đóng kèm chữ ký của người có thẩm quyền) và không có giá trị pháp lý độc lập. Dấu treo chỉ nhằm xác nhận văn bản là của cơ quan, tổ chức phát hành và thường được sử dụng trong các trường hợp không yêu cầu giá trị pháp lý cao.

3. Đóng dấu treo có bắt buộc không?

Mặc dù pháp luật không quy định rõ ràng về việc bắt buộc phải đóng dấu treo, nhưng trong một số trường hợp sau, việc đóng dấu treo là cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ của văn bản:

• Văn bản có phụ lục kèm theo

• Hóa đơn tài chính, chứng từ kế toán

• Giấy tờ nội bộ trong cơ quan hành chính

• Văn bản sao y bản chính

• Văn bản hướng dẫn, thông báo nội bộ

• Các hợp đồng có nhiều trang

• Hóa đơn do chi nhánh phát hành

• Hậu quả pháp lý nếu không đóng dấu treo khi cần thiết

Văn bản có thể bị từ chối hoặc không có giá trị pháp lý: Nếu một phụ lục kèm theo văn bản chính mà không có dấu treo, văn bản đó có thể bị cơ quan tiếp nhận từ chối vì không đủ tính hợp pháp.

Rủi ro về hóa đơn và thuế: Nếu hóa đơn yêu cầu dấu treo mà doanh nghiệp không đóng, cơ quan thuế có thể không chấp nhận hóa đơn đó, ảnh hưởng đến quá trình khấu trừ thuế giá trị gia tăng và quyết toán thuế.

Khó khăn trong giao dịch hành chính: Nếu một văn bản nội bộ không có dấu treo, khi gửi đến cơ quan bên ngoài hoặc đối tác, họ có thể không chấp nhận vì không có đủ cơ sở xác nhận tài liệu phát hành từ đơn vị chính thức.

Dễ bị làm giả hoặc bị bác bỏ: Nếu văn bản, tài liệu không có dấu treo, đối tác hoặc nhân viên có thể lợi dụng để chỉnh sửa nội dung, gây thất thoát hoặc tranh chấp không đáng có.

4. Hướng dẫn đóng dấu treo đúng quy định

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu treo phải được đóng đúng vị trí để đảm bảo tính hợp lệ của văn bản. Cụ thể:

- Dấu treo được đóng lên trang đầu tiên của văn bản hoặc phụ lục đi kèm.

Vị trí cụ thể: Góc trái, phía trên của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Trường hợp văn bản có nhiều trang

Nếu văn bản có nhiều trang, ngoài dấu treo ở trang đầu, có thể sử dụng dấu giáp lai để đảm bảo tính liên kết và tránh việc thay đổi nội dung.

Ví dụ vị trí đóng dấu treo

Văn bản hành chính nội bộ: Đóng dấu treo ở góc trái phía trên tiêu đề văn bản.

Phụ lục kèm theo văn bản chính: Dấu treo trùm lên phần tiêu đề “Phụ lục”.

Hóa đơn tài chính: Đóng dấu treo góc trên bên trái liên đỏ… 

Ai có quyền đóng dấu treo?

Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, dấu treo phải do người được giao nhiệm vụ quản lý con dấu thực hiện (thường là cán bộ văn thư của cơ quan, tổ chức).

Việc đóng dấu treo phải được sự đồng ý hoặc theo quy định của người đứng đầu đơn vị.

Ai có thẩm quyền ký trên văn bản có dấu treo?

Văn bản chính thức: Người có thẩm quyền (Giám đốc, Trưởng phòng, Chủ tịch, Kế toán trưởng…) ký và đóng dấu chính thức.

Văn bản nội bộ, giấy giới thiệu, giấy mời: Có thể không cần chữ ký, chỉ cần dấu treo để xác nhận văn bản do đơn vị phát hành.

5. Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng dấu treo

- Dấu treo phải nằm chính xác lên phần tên tổ chức hoặc tiêu đề văn bản, không che mất nội dung quan trọng. Không đóng dấu quá thấp hoặc lệch về bên phải, tránh làm mất giá trị văn bản.

- Dấu treo không có giá trị pháp lý độc lập và không thể thay thế dấu chính thức kèm chữ ký của người có thẩm quyền trong các hợp đồng, quyết định quan trọng.

- Chỉ sử dụng dấu treo đúng mục đích, tránh trường hợp bị từ chối do không đủ tính pháp lý.

- Trước khi đóng dấu, cần kiểm tra tính chính xác của nội dung và đúng thể thức văn bản theo quy định pháp luật. Tránh đóng dấu treo lên các văn bản chưa được phê duyệt hoặc có sai sót.

- Việc sử dụng dấu treo phải được kiểm soát chặt chẽ, tránh tình trạng lạm dụng dấu treo vào mục đích không hợp lệ. Chỉ những người được ủy quyền mới có thể thực hiện đóng dấu.

- Các văn bản có đóng dấu treo cần được lưu trữ theo quy trình để tránh mất mát hoặc bị sửa đổi nội dung.

Qua bài viết trên của Gia đình Kế toán, hy vọng bạn đã có được câu trả lời cho câu hỏi “Đóng dấu treo có bắt buộc không?” và hiểu rõ hơn về các quy định cũng như những lưu ý cần biết khi sử dụng dấu treo trong văn bản hành chính. 

>>> Xem thêm: Đóng dấu bán hàng qua điện thoại