Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là bước quan trọng nhằm thông báo cho cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về loại hóa đơn, phần mềm sử dụng và các chi tiết liên quan. Thông qua bài viết Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử của Gia đình Kế toán sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về những nội dung cần có trong thông báo phát hành. Qua đó, doanh nghiệp sẽ có thể thực hiện việc phát hành hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, hiệu quả và đúng pháp luật.

I. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì? Tại sao phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử?

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là bộ hồ sơ thông báo chuyển sử dụng từ hóa đơn truyền thống (Hóa đơn giấy, hóa đơn tự in) sang hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đến cơ quan thuế. 

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ:

“3. Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định này. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định này.”

Như vậy, để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, trước hết doanh nghiệp bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng sẽ bị coi là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt theo Khoản 2, Điều 23, Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.

Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.

II. Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để gửi được thông báo phát hành hóa đơn qua mạng bạn cần chuẩn bị những thủ tục sau:

- Chữ ký số

- Phần mềm khai thuế HTKK.

- máy tính có cài đặt trình duyệt internet explorer

- Bản Scan hóa đơn mẫu nếu lần đầu phát hành.

1. Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi về cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14-03-2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

2. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bộ hồ sơ đầy đủ để doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) 

+ Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)

Bộ hồ sơ này phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc).

" 4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu." 

>>> Xem thêm: TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay

3. Cách thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức để gửi đến cơ quan thuế:

Cách 1: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Bước 01: Trước tiên chị cài đặt phần mềm HTKK vào máy tính.

Bước 02: Sau khi cài đặt thành công bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK

- Khai báo thông tin doanh nghiệp tại doanh mục hệ thống -> Chọn phân hệ hóa đơn -> Chọn thông báo phát hành hóa đơn -> Ghi thông tin đã cập nhật tại thông báo phát hành hóa đơn -> Kết xuất file XML hoặc Excel -> lưu trữ tại file lưu trữ máy tính.

Bước 03: Đăng nhập trang web: Nhantokhai.gdt.gov.vn

- Chọn mục Nộp tờ khai -> phần mềm sẽ yêu cầu bạn nhập tên đăng nhập của doanh nghiệp bạn -> đăng nhập -> tải Thông báo phát hành hóa đơn.

Bước 04: Cắm chữ ký số và thực hiện ký điện tử cho thông báo phát hành hóa đơn.

Bước 05. Chọn nộp tờ khai 

- Phần mềm hỗ trợ sẽ báo nộp tờ khai thành công.

Bước 06: Đính kèm hóa đơn mẫu cho thông báo phát hành hóa đơn đã gửi đi.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chờ 02 ngày làm việc để cơ quan thuế phản hồi. Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn kiểm tra thông tin phát hành của doanh nghiệp. Nếu cơ quan thuế đã đồng ý thì doanh nghiệp có thể khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn điện tử. 

Cách 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Sau khi điền đầy đủ thông tin quyết định, thông báo phát hành rồi in ra giấy. Chủ doanh nghiệp cần ký xác nhận và đóng dấu lên tờ thông tin đầy đủ thì bộ hồ sơ mới được coi là hợp lệ.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế và chờ nhận kết quả sau 02 ngày làm việc. Nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng theo đúng quy định thì hồ sơ sẽ được duyệt nhanh chóng. 

4. Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Scan hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho Doanh nghiệp sau đó đính kèm trong File Word.

- Vào mục Tra cứu chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

- Đính kèm File word vào thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.

- Chọn File word hóa đơn mẫu để nộp => Ký nộp

III. Một số vấn đề liên quan đến thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

1. Thời hạn giải quyết hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử?

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo điện tử bằng Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, nếu được chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

2. Làm thế nào để thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo Khoản 4, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này.

3. Tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách nào?

Bước 01: Truy cập vào đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa. Nếu đã đầy đủ thông tin tức hóa đơn đã được phép sử dụng.

Bước 02: Chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân;
Sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực và ấn Tìm kiếm.

Bước 03: Click chuột vào ô bên dưới của Ngày phát hành, doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế.

Bước 04: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu, gồm:
- Mẫu số hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số lượng phát hành (từ số nào đến số nào).

Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục Thông báo phát hành hóa đơn thành sang “ Đã có hiệu lực”, sau đó doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử.

Trên đây là hướng dẫn Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử. Doanh nghiệp cần nắm được các thông tin này để cập nhật các quy định mới, triển khai theo đúng quy định.

>>> Tham khảo: Review Top 3 địa chỉ học kế toán tổng hợp tốt nhất Hà Nội TP.HCM