Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm và mang lại lợi ích rất lớn cho người sử dụng, cùng với quy định bắt buộc sử dụng của các ban ngành liên quan, hóa đơn điện tử đã được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng. 

Những thông tin tổng quan về hóa đơn điện tử mà Gia Đình Kế Toán chia sẻ dưới đây sẽ giúp người dùng hiểu thêm về hóa đơn điện tử là gì và sử dụng đúng cách.

1. Hóa Đơn Điện Tử là gì? 

Hóa đơn điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, thực hiện chữ ký số hoặc chữ ký điện tử, thể hiện hóa đơn điện tử dưới dạng dữ liệu điện tử.

Khái niệm hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn có mã thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế, người bán sẽ phải ký trên hóa đơn điện tử khi được cấp mã xác thực.

Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn do cơ quan thuế tự tạo và cung cấp trên cơ sở thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Đây là một bộ số và chữ có 6 ký tự, cho biết các thông tin về loại hóa đơn điện tử bao gồm mã cơ quan thuế hoặc số hóa đơn điện tử, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn của hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Thời gian áp dụng hóa đơn điện tử

Khoản 3, Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khi gia dịch hàng hóa và dịch vụ trước ngày 01/07/2022.

Xem chi tiết: Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử 

https://giadinhketoan.com/khoa-hoc-ke-toan-o-dau-tot-nhat/

Áp dụng hóa đơn điện tử cần điều kiện gì?

Các doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử khi:

- Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa, dịch vụ trừ trường hợp hóa đơn không thuộc đối tượng sử dụng mã của cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp cá nhân hoặc hộ gia đình có rủi ro cao về thuế

- Doanh nghiệp hoặc các đối tượng được cơ quan thuế công nhận có thể giao cho khách hàng theo từng mã phát hành hóa đơn điện tử đã tạo. 

Xem thêm: Như thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp? 

2. Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất 

Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử bao gồm: Hóa đơn xuất khẩu; thuế giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; các hóa đơn khác bao gồm: Thẻ, biên lai bảo hiểm, biên lai cước hàng không, biên lai cước vận chuyển quốc tế, biên lai ngân hàng.

Nguyên tắc đảm bảo về hóa đơn điện tử: Số hóa đơn được xác định theo nguyên tắc liên tục, theo thứ tự thời gian và mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được phát hành và sử dụng một lần.

Hóa đơn được lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền, lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có hiệu lực pháp luật khi thông tin được tạo ở dạng hóa đơn điện tử cuối cùng nên tính toàn vẹn của thông tin có trong hóa đơn điện tử có thể được đảm bảo với đủ độ tin cậy. 

Xem thêm: Trường hợp nào hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ nội dung?

3. Thủ Tục Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Với Cơ Quan Thuế 

Bước 1: Khi đăng ký, sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Bước 2: Nhập số trên hóa đơn đã phát hành và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để lấy mã.

Bước 3: Gửi hóa đơn có mã cơ quan thuế cho khách hàng.

Xem thêm: 

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như thế nào?
• Đối tượng được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh

4. Mẫu Hóa Đơn Điện Tử 

Dưới đây là một mẫu hóa đơn điện tử phổ biến, có mã xác thực, là “Hóa đơn giá trị gia tăng”.

Tham khảo: Học Kế Toán Online Ở Đâu Tốt? 

5. Cách Viết Hóa Đơn Điện Tử 

Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

• Tên, ký hiệu và số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên mua và bán
• Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Quy đổi thành tiền bằng số và chữ.
• Chữ ký của người bán; thời gian lập hóa đơn.

6. Hóa Đơn Điện Tử Viết Sai Xử Lý Thế Nào? 

Trong trường hợp hóa đơn điện tử bị viết sai thì phải lập biên bản điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải được hai bên công chứng, mỗi bên giữ một bản để nộp cơ quan thuế kiểm tra.

Xem chi tiết tại: 

• Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ 
• Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền 
• Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thời điểm
• Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Viết Sai
• Mẫu Biên Bản Hủy Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất

7. Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử 

Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Bước 2: Tiếp tục chọn chức năng “Chuyển đổi bản in” của hóa đơn điện tử.

Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần xuất.

Bước 4: Chọn thao tác “Chuyển đổi bản in” trên thiết bị điện tử đã kết nối để xuất hóa đơn.

Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy và ký tên, đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Xuất hóa đơn điện tử lùi ngày được không?

Thông tư 787/2021/TT-BTC quy định không được phép xuất hoá đơn điện tử lùi ngày.

8. Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử 

Bước 1: Vào website https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ 

Bước 2: Nhập những thông tin theo yêu cầu

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn.

Khi thông tin hóa đơn hợp lệ thì tại dòng thông tin trạng thái xử lý hóa đơn sẽ hiển thị “Đã cấp mã hóa đơn”, ngược lại sẽ hiển thị “Không có hóa đơn”.

Xem thêm: Cách Tra Cứu Thông Tin Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ 

9. Tìm Hiểu Phần Mềm Đọc File XML Hóa Đơn Điện Tử 

Tổng cục thuế có phần mềm Itaxviewer giúp kế toán có thể đọc hóa đơn điện tử dạng xml thuận tiện và nhanh chóng, hỗ trợ kế toán thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn và thuế.

Itaxviewer có những ưu điểm nổi bật sau:

- Hỗ trợ lập, gửi, truy vấn hồ sơ đăng ký MST cá nhân.

- Đăng ký chỉnh sửa nội dung cá nhân và nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan chi trả thu nhập.

- Hỗ trợ truy vấn dữ liệu lịch sử đăng ký thuế và chi trả người phụ thuộc.

- Xem nghĩa vụ báo cáo hàng tháng.

- Đọc file .xml từ ứng dụng HTKK và kê khai qua mạng của Tổng cục Thuế.

Ngoài việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho kế toán và doanh nghiệp, hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa quy trình báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý. Kế toán cũng giúp giảm bớt căng thẳng của giai đoạn báo cáo. 

Xem thêm:

• 9 vấn đề cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử