Kinh Nghiệm Làm Kế Toán Tổng Hợp Trong Doanh Nghiệp Nhỏ

Kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp nhỏ thường đảm nhận nhiều công việc cùng lúc, từ hạch toán kế toán, kê khai thuế đến quản lý tài chính. Với nguồn lực hạn chế, kế toán phải linh hoạt xử lý nhiều nhiệm vụ mà vẫn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Nếu không có kinh nghiệm làm kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp nhỏ và kỹ năng phù hợp, dễ xảy ra sai sót ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Tìm hiểu chi tiết ở bài viết sau của Gia đình kế toán.

I. Các Công Việc Chính Của Kế Toán Tổng Hợp Trong Doanh Nghiệp Nhỏ

1. Quản lý chứng từ và hồ sơ kế toán

Sắp xếp và lưu trữ chứng từ, hồ sơ khoa học:

- Chứng từ kế toán bao gồm hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu – chi, hợp đồng kinh tế, bảng lương, sao kê ngân hàng,…

- Cần phân loại, sắp xếp theo nhóm để dễ dàng tra cứu khi cần. Ví dụ: hóa đơn VAT theo tháng, chứng từ ngân hàng theo loại giao dịch.

- Áp dụng phương pháp lưu trữ truyền thống (bìa kẹp, tủ hồ sơ) hoặc phần mềm kế toán để tối ưu hóa quản lý.

Bảo quản con dấu và sử dụng đúng quy định:

- Trong doanh nghiệp nhỏ, kế toán thường kiêm nhiệm quản lý con dấu. Cần sử dụng đúng mục đích, tránh thất lạc hoặc sử dụng sai quy định.

- Ghi chép đầy đủ sổ theo dõi khi đóng dấu vào hồ sơ, hợp đồng để dễ kiểm soát.

2. Thực hiện các nghiệp vụ mua bán hàng hóa

Lập báo giá, hợp đồng, đặt hàng:

- Khi nhận yêu cầu từ bộ phận kinh doanh, kế toán lập báo giá gửi khách hàng.

- Soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa, đảm bảo đúng điều khoản pháp lý và các điều kiện thanh toán.

- Theo dõi tiến độ đơn hàng, đảm bảo đúng thời gian giao nhận.

Kiểm tra và xử lý chứng từ mua bán:

- Kiểm tra hóa đơn mua vào có hợp lệ không, có khớp với hợp đồng và phiếu nhập kho không.

- Đối chiếu công nợ, kiểm tra phương thức thanh toán để tránh sai sót.

- Nếu phát sinh vấn đề (sai hóa đơn, thiếu chứng từ), cần phối hợp với nhà cung cấp để điều chỉnh kịp thời.

3. Quản lý tài chính và công nợ

Theo dõi thu chi, lập phiếu thu chi, ủy nhiệm chi:

- Hàng ngày, kế toán cần ghi nhận đầy đủ các khoản thu và chi của doanh nghiệp.

- Kiểm tra hóa đơn, chứng từ trước khi lập phiếu thu – chi hoặc thực hiện lệnh chuyển khoản.

- Đối chiếu các khoản thu với bộ phận kinh doanh để đảm bảo số tiền nhận đúng theo hợp đồng.

Quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp:

- Theo dõi các khoản công nợ phải thu từ khách hàng, gửi thông báo nhắc nhở nếu đến hạn thanh toán.

- Đối với công nợ phải trả, kế toán cần kiểm tra lại hợp đồng, hóa đơn trước khi thực hiện thanh toán.

- Định kỳ đối chiếu công nợ với đối tác để tránh sai lệch số liệu.

Đối chiếu số dư quỹ tiền mặt và ngân hàng định kỳ:

- Kiểm tra số dư quỹ tiền mặt, đảm bảo khớp với sổ kế toán, tránh chênh lệch.

- Thực hiện sao kê ngân hàng, đối chiếu số dư với sổ phụ ngân hàng.

- Nếu có chênh lệch, cần tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.

4. Thực hiện các công việc liên quan đến thuế

Kiểm tra hồ sơ pháp lý và chứng từ thuế:

- Kiểm tra các hóa đơn đầu vào, đầu ra có hợp lệ không, có đầy đủ thông tin theo quy định của cơ quan thuế không.

- Đảm bảo hóa đơn được xuất đúng thời điểm, không bị sai sót về thuế suất hoặc thông tin doanh nghiệp.

Kê khai và lập báo cáo thuế hàng tháng, quý:

- Hàng tháng, thực hiện kê khai thuế GTGT, thuế TNCN theo quy định.

- Định kỳ theo quý, lập báo cáo thuế TNDN tạm tính, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

- Cuối năm, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế khi cần:

- Nếu doanh nghiệp bị thanh tra thuế hoặc kiểm tra đột xuất, kế toán cần chuẩn bị hồ sơ, giải trình số liệu rõ ràng.

- Phối hợp với cơ quan thuế để điều chỉnh nếu có sai sót trong báo cáo trước đó.

Xem thêm: Review Top 3 địa chỉ học kế toán tổng hợp tốt nhất Hà Nội TP.HCM

II. Kinh Nghiệm Và Kỹ Năng Cần Thiết Cho Kế Toán Tổng Hợp

Để làm tốt công việc kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp nhỏ, ngoài nắm vững chuyên môn, kế toán cần có những kỹ năng thực tế và kinh nghiệm xử lý công việc linh hoạt. Dưới đây là hai yếu tố quan trọng mà một kế toán tổng hợp cần trang bị.

1. Hiểu rõ và nắm vững các quy định về thuế

Trong doanh nghiệp nhỏ, kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm chính trong việc kê khai, tính toán và nộp thuế. Nếu không nắm vững các quy định hoặc cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về phạt chậm nộp, kê khai sai hoặc thậm chí bị thanh tra thuế. Vì vậy, kế toán tổng hợp cần có kiến thức sâu về các sắc thuế áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ.

Nắm vững các quy định pháp luật về thuế:

- Hiểu rõ các sắc thuế áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ, các mức thuế suất, phương pháp tính thuế.

- Biết cách phân biệt các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN.

- Thực hiện kê khai, nộp thuế đúng thời hạn, tránh bị xử phạt do chậm nộp hoặc sai sót.

Cập nhật chính sách thuế mới nhất:

- Chính sách thuế thay đổi thường xuyên, kế toán cần theo dõi thông tư, nghị định mới từ Tổng cục Thuế.

- Tham gia các hội thảo, khóa học ngắn hạn hoặc theo dõi thông tin từ các nguồn uy tín để cập nhật kịp thời.

Kỹ năng kiểm tra và đối chiếu hồ sơ thuế:

- Đảm bảo hóa đơn, chứng từ đầu vào – đầu ra hợp lệ, đúng quy định.

- Kiểm tra số liệu trên tờ khai thuế GTGT, báo cáo tài chính để tránh sai lệch.

- Biết cách giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra.

Xem thêm: Review Khóa Học Kế Toán Thuế Chuyên Sâu Online & Offline Tốt Nhất

2. Thành thạo phần mềm kế toán

Với sự phát triển của công nghệ, kế toán tổng hợp không thể chỉ làm việc trên sổ sách giấy tờ mà cần sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán để tối ưu công việc.

Sử dụng hiệu quả các phần mềm kế toán phổ biến:

- Kế toán doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng phần mềm như MISA, FAST, Bravo…để ghi sổ, lập báo cáo.

- Thành thạo Excel cũng rất quan trọng, đặc biệt là kỹ năng sử dụng Hàm SUMIF, VLOOKUP, Pivot Table để tổng hợp và phân tích số liệu.

- Biết cách trích xuất dữ liệu, kiểm tra đối chiếu báo cáo trên phần mềm để đảm bảo số liệu chính xác.

Quản lý báo cáo kế toán trên phần mềm:

- Lập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhanh chóng và chính xác.

- Kiểm tra, đối chiếu sổ cái, sổ chi tiết và báo cáo thuế trên phần mềm kế toán.

Tích hợp và liên kết dữ liệu kế toán với các hệ thống khác:

- Kết nối phần mềm kế toán với phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kho để theo dõi hàng tồn kho chính xác.

- Sử dụng phần mềm kế toán kết hợp với hệ thống hóa đơn điện tử để kê khai thuế thuận tiện hơn.

Kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp nhỏ không chỉ đảm nhiệm việc ghi sổ mà còn quản lý tài chính, thuế và công nợ, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hiệu quả. Để làm tốt công việc, kế toán cần nắm vững nghiệp vụ, cập nhật chính sách thuế và thành thạo phần mềm kế toán. Hy vọng những kinh nghiệm chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng, tối ưu công việc và hạn chế rủi ro trong quá trình làm kế toán tổng hợp.