Hộ Kinh Doanh Xuất Hóa Đơn Như Thế Nào? Hướng Dẫn Chi Tiết

Xuất hóa đơn là một trong những việc quan trọng đối với các hộ kinh doanh, nhằm đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, quy trình xuất hóa đơn không phải lúc nào cũng đơn giản, đặc biệt với những ai mới bắt đầu hoặc chưa quen thuộc với các yêu cầu về hóa đơn chứng từ. Bài viết này Gia đình Kế toán sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh, từ những điều kiện cần thiết đến quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng để tránh vi phạm pháp luật.

1. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh

Hóa đơn cho hộ kinh doanh là chứng từ do hộ kinh doanh phát hành nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi tiết như tên sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán và tổng số tiền phải thanh toán. Hóa đơn này có thể được lập dưới dạng giấy hoặc điện tử, tùy thuộc vào quy định pháp luật và điều kiện của hộ kinh doanh.

Các quy định hiện hành về hóa đơn đối với hộ kinh doanh:

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, hầu hết các hộ kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế: Phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh tính thuế theo phương pháp khoán: Nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn điện tử lẻ cho từng lần phát sinh.

Hộ kinh doanh khai thuế từng lần phát sinh: Tương tự, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, sẽ được cơ quan thuế cung cấp hóa đơn điện tử theo lần phát sinh giao dịch.

Trong trường hợp các hộ kinh doanh ở những vùng đặc biệt khó khăn về hạ tầng công nghệ thông tin, chưa thể thực hiện giao dịch điện tử, có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cung cấp trong thời gian tối đa là 12 tháng từ ngày 1/7/2022 hoặc từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Những loại hình hộ kinh doanh bắt buộc phải xuất hóa đơn:

Theo quy định, mọi hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải phát hành hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Quy định này nhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh, bảo đảm việc thu thuế đầy đủ từ các nguồn doanh thu của hộ kinh doanh.

>>> Xem thêm: Thủ Tục Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Cá Thể

2. Khi nào hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn?

Các trường hợp xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh theo đúng quy định:

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ: Hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn cho khách hàng khi có giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là minh chứng cho việc giao dịch đã diễn ra và cũng là cơ sở để tính toán thuế.

Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn: Dù không bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch, hộ kinh doanh cần đáp ứng yêu cầu của khách hàng nếu họ đề nghị cung cấp hóa đơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hộ kinh doanh cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, vì họ cần hóa đơn để kê khai chi phí.

Khi đạt mức doanh thu chịu thuế: Theo quy định, nếu hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, họ bắt buộc phải xuất hóa đơn cho các giao dịch liên quan để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.

Hộ kinh doanh cá thể có xuất hóa đơn không?

Hộ kinh doanh cá thể có thể xuất hóa đơn khi thực hiện giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, đặc biệt nếu doanh thu đạt mức quy định hoặc khi có yêu cầu từ khách hàng. Tuy nhiên, họ thường sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường thay vì hóa đơn GTGT (VAT), vì phương pháp tính thuế của họ không bao gồm thuế giá trị gia tăng.

Để xuất hóa đơn bán hàng, hộ kinh doanh phải đáp ứng các điều kiện sau:

Doanh thu đạt mức quy định: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải xuất hóa đơn cho các giao dịch của mình.

Sử dụng hóa đơn theo quy định: Hộ kinh doanh phải tuân thủ quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc đối tượng bắt buộc, trừ khi hoạt động tại khu vực không đáp ứng điều kiện công nghệ.

3. Các loại hóa đơn dành cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, mỗi loại đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng:

Hóa đơn điện tử:

Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí in ấn, dễ dàng lưu trữ và tra cứu; giảm nguy cơ mất mát, hư hỏng; thuận tiện cho việc kê khai thuế điện tử.
Nhược điểm: Phụ thuộc vào hệ thống công nghệ thông tin, đòi hỏi hộ kinh doanh phải có khả năng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử và kết nối internet ổn định.

Hóa đơn giấy:

Ưu điểm: Dễ sử dụng, không cần trang bị thiết bị hoặc phần mềm phức tạp.

Nhược điểm: Chi phí in ấn cao, khó lưu trữ lâu dài, dễ bị mất mát hoặc hư hỏng; quản lý và đối chiếu thông tin thủ công, tốn nhiều thời gian.

Mẫu hóa đơn hộ kinh doanh và các loại hóa đơn phổ biến

Hóa đơn trực tiếp: Dành cho các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn này thường không có phần thuế giá trị gia tăng (VAT) tách biệt và chỉ thể hiện tổng giá trị giao dịch.

Hóa đơn GTGT: Loại hóa đơn này thường không áp dụng cho hộ kinh doanh, vì họ không nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hoặc tổ chức áp dụng phương pháp khấu trừ sẽ sử dụng hóa đơn GTGT để thể hiện rõ thuế suất và số thuế VAT phải nộp.

Hóa đơn hộ kinh doanh có thuế GTGT không?

Hộ kinh doanh thường không có thuế GTGT trên hóa đơn vì họ không áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ, thay vào đó, thuế thường được tính trực tiếp trên doanh thu. Điều này có nghĩa là hóa đơn của hộ kinh doanh chỉ thể hiện tổng giá trị giao dịch mà không có mục thuế VAT.

4. Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn cho hộ kinh doanh

Để phát hành hóa đơn, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:

Chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Đảm bảo có thiết bị kết nối internet và địa chỉ email để giao dịch với cơ quan thuế.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Chọn một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Đăng ký chữ ký số (nếu cần): Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần có chữ ký số để ký số trên hóa đơn.

Sau khi phát hành hóa đơn, hộ kinh doanh có thể tra cứu thông tin hóa đơn bằng cách:

Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: Truy cập vào trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để tra cứu hóa đơn.

Nhập thông tin cần tra cứu: Nhập mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành và các thông tin liên quan để tìm kiếm hóa đơn cụ thể.

Xem và tải hóa đơn: Sau khi tìm thấy hóa đơn, có thể xem chi tiết và tải về để lưu trữ hoặc in ấn.

Khi đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế, hộ kinh doanh cần chú ý:

Điền đầy đủ và chính xác thông tin: Khi nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cần đảm bảo mọi thông tin được điền chính xác để tránh sai sót.

Tuân thủ thời hạn đăng ký: Thực hiện đăng ký và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định để tránh vi phạm.

Lưu trữ thông tin đăng ký: Giữ lại các thông báo, xác nhận từ cơ quan thuế về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để đối chiếu khi cần thiết.

5. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh

Từ ngày 1/7/2022, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh gồm các bước sau:

Chuẩn bị hệ thống cơ sở hạ tầng: Đảm bảo hộ kinh doanh có thiết bị kết nối internet như máy tính hoặc điện thoại, và địa chỉ email để thuận tiện cho giao dịch điện tử.

Lựa chọn dịch vụ hóa đơn điện tử: Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu kinh doanh để dễ dàng lập và quản lý hóa đơn.Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế:

• Truy cập vào Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để thực hiện đăng ký.

• Điền đầy đủ thông tin đăng ký hóa đơn điện tử theo mẫu và gửi cho cơ quan thuế.

• Chờ nhận thông báo xác nhận chấp thuận từ cơ quan thuế để bắt đầu sử dụng.

Phát hành hóa đơn điện tử:

• Sử dụng phần mềm để tạo hóa đơn cho từng giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

• Ký số lên hóa đơn và gửi đến khách hàng qua email hoặc các kênh điện tử khác.

Lưu trữ hóa đơn: Bảo quản hóa đơn điện tử theo đúng quy định, đảm bảo có thể truy xuất khi cần thiết.

Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn đỏ không?Hộ kinh doanh không được phép xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT), vì họ không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Thay vào đó, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường, không có phần thuế VAT tách biệt. Việc hiểu rõ loại hóa đơn phù hợp sẽ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý.

6. Hóa đơn VAT và hóa đơn đầu vào cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn VAT không?

Hộ kinh doanh không được phép phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) do không thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Thay vào đó, hộ kinh doanh thường áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp và chỉ được sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường, không có phần thuế giá trị gia tăng tách biệt.

Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?

Việc có cần hóa đơn đầu vào phụ thuộc vào phương pháp tính thuế mà hộ kinh doanh áp dụng:

Phương pháp kê khai: Nếu hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp kê khai, họ cần lưu trữ hóa đơn đầu vào để hạch toán chi phí và xác định số thuế phải nộp.

Phương pháp khoán: Với hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán, việc có hóa đơn đầu vào không bắt buộc cho mọi giao dịch. Tuy nhiên, khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ không có hóa đơn, hộ kinh doanh cần lập bảng kê khai hàng hóa mua vào để đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ của nguồn hàng.

7. Lưu ý khi xuất hóa đơn hộ kinh doanh

Khi xuất hóa đơn, hộ kinh doanh cần tuân thủ một số quy định và lưu ý sau để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro liên quan đến thuế:

Sử dụng đúng loại hóa đơn: Hộ kinh doanh không thuộc diện phát hành hóa đơn VAT mà chỉ sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường. Hóa đơn này có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy tùy vào điều kiện thực tế của hộ kinh doanh.

Thông tin trên hóa đơn phải chính xác: Đảm bảo tất cả các thông tin trên hóa đơn, như tên và địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, và tổng tiền thanh toán, đều được ghi đúng và đầy đủ. Sai sót trong thông tin có thể dẫn đến việc phải hủy và lập lại hóa đơn mới.

Thời điểm xuất hóa đơn: Hóa đơn cần được lập vào thời điểm giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này giúp ghi nhận chính xác doanh thu và phù hợp với quy định về thời gian lập hóa đơn.

Quy định lưu trữ hóa đơn: Hộ kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn trong thời gian quy định để thuận tiện cho việc kiểm tra hoặc đối chiếu khi cần thiết. Hóa đơn phải được bảo quản đúng quy định để tránh mất mát hoặc hư hỏng, đặc biệt với hóa đơn giấy.
Xử lý hóa đơn sai sót: Nếu phát hiện sai sót sau khi xuất hóa đơn, hộ kinh doanh cần lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy định và xuất hóa đơn mới để thay thế. Việc xử lý nhanh chóng các sai sót sẽ giúp tránh các rắc rối khi thanh tra hoặc kiểm tra thuế.

Sử dụng hóa đơn điện tử: Theo quy định, từ ngày 1/7/2022, các hộ kinh doanh nên ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử để thuận tiện trong việc quản lý và tiết kiệm chi phí. Việc chuyển đổi này giúp hộ kinh doanh dễ dàng lưu trữ và tra cứu thông tin hóa đơn khi cần.

Xuất hóa đơn đúng quy trình và tuân thủ quy định pháp luật là một bước quan trọng giúp hộ kinh doanh hoạt động hiệu quả và minh bạch. Hy vọng rằng hướng dẫn trong bài viết này của Gia đình Kế toán đã mang đến cho bạn những kiến thức cần thiết để thực hiện xuất hóa đơn của hộ kinh doanh một cách chính xác và hiệu quả. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh.

>>> Tham khảo: Khóa Học Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể: Học Ở Đâu Tốt?