Checklist Công Việc Kế Toán Tổng Hợp Cho Người Mới

Checklist Công Việc Kế Toán Tổng Hợp Cho Người Mới luôn là chủ đề được quan tâm khi nhiều bạn bắt đầu bước vào nghề nhưng chưa hình dung đầy đủ khối lượng nhiệm vụ phải thực hiện hằng ngày, hằng tháng và theo kỳ. Áp lực chứng từ, quy định mới của Thông tư 99/2025/TT-BTC và yêu cầu từ doanh nghiệp khiến nhiều bạn dễ rơi vào thiếu sót. Bài viết dưới đây Gia đình Kế toán sẽ hệ thống lại danh mục công việc theo trình tự rõ ràng, giúp người mới định hướng lộ trình thực hành và tránh sai sót ngay từ giai đoạn đầu. 
I. Checklist công việc kế toán tổng hợp theo NGÀY
1. Kiểm tra – thu thập – phân loại chứng từ phát sinh trong ngày
Kế toán tổng hợp cần rà soát toàn bộ chứng từ do các bộ phận chuyển đến: hóa đơn mua vào, bán ra, phiếu thu – chi, phiếu xuất – nhập kho, hợp đồng, biên bản giao nhận. Với mỗi chứng từ, cần kiểm tra tính hợp lệ (thời gian, chữ ký, dấu, thông tin người bán – người mua) và phân loại theo nhóm để tiện nhập liệu và lưu trữ.
2. Nhập liệu vào phần mềm kế toán
Thực hiện ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, bao gồm: doanh thu bán hàng, chi phí mua hàng, xuất – nhập kho, công nợ phải thu – phải trả. Khi nhập liệu cần đảm bảo đúng tài khoản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, đúng đối tượng và đúng giá trị. Việc cập nhật đầy đủ hằng ngày giúp số liệu không bị dồn và hạn chế sai sót.
3. Theo dõi và ghi nhận tình trạng thu – chi
Kế toán cần kiểm tra phiếu thu – phiếu chi phát sinh, cập nhật vào sổ quỹ hoặc phần mềm và đối chiếu với thủ quỹ. Trường hợp có giao dịch ngân hàng, cần ghi nhận tạm thời và đánh dấu để đối chiếu với sao kê cuối ngày hoặc cuối tháng.
4. Kiểm tra và đối chiếu công nợ khách hàng – nhà cung cấp
Mỗi ngày cần rà soát nhanh các khoản công nợ đến hạn, đơn hàng đã giao nhưng chưa thu tiền, hoặc hóa đơn mua vào chưa thanh toán. Công việc này giúp bộ phận kinh doanh và mua hàng nắm được tình trạng công nợ, tránh phát sinh nợ xấu hoặc chậm thanh toán.
5. Giao tiếp nội bộ và xử lý chứng từ thiếu
Kế toán tổng hợp cần trao đổi với các bộ phận liên quan như kho, mua hàng, bán hàng để yêu cầu bổ sung chứng từ còn thiếu, xác nhận số lượng – đơn giá – thời điểm giao nhận. Đồng thời, gửi báo cáo nhanh cuối ngày nếu doanh nghiệp yêu cầu, như doanh thu trong ngày, đơn hàng đang chờ xử lý hoặc các chứng từ chưa hoàn thiện.
II. Checklist công việc kế toán tổng hợp theo THÁNG
1. Đối chiếu số dư các tài khoản trọng yếu
Cuối tháng, kế toán tổng hợp cần đối chiếu số dư tiền mặt với sổ quỹ, đối chiếu số dư ngân hàng với sao kê, kiểm tra chi tiết công nợ phải thu – phải trả và đối chiếu tồn kho với bộ phận kho. Việc đối chiếu định kỳ đảm bảo số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái khớp đúng, phát hiện kịp thời giao dịch ghi nhận thiếu hoặc sai.
2. Lập bảng khấu hao TSCĐ, phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí trả trước
Dựa trên nguyên giá, thời gian sử dụng và phương pháp trích khấu hao theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, kế toán tổng hợp cập nhật bảng khấu hao của tháng. Với công cụ dụng cụ và chi phí trả trước, cần phân bổ theo kỳ phù hợp, đảm bảo chi phí phản ánh đúng bản chất và đúng kỳ kế toán.
3. Lập bảng kê hóa đơn đầu vào – đầu ra để chuẩn bị khai thuế
Kế toán cần rà soát toàn bộ hóa đơn GTGT phát sinh, lập bảng kê đầu vào và đầu ra phục vụ việc khai thuế tháng hoặc quý. Đồng thời kiểm tra hóa đơn bất thường như sai thuế suất, sai mã số thuế, hóa đơn thiếu thông tin… để xử lý sớm trước khi nộp tờ khai.
4. Tổng hợp doanh thu – chi phí trong tháng
Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành tập hợp toàn bộ doanh thu, chi phí để xác định lãi/lỗ tạm thời. Công việc này giúp doanh nghiệp đánh giá kết quả hoạt động thực tế, đồng thời chuẩn bị dữ liệu cho báo cáo quý hoặc báo cáo quản trị.
5. Kiểm kê kho hoặc đối chiếu số liệu kho (nếu doanh nghiệp có kho)
Kế toán phối hợp với bộ phận kho để kiểm kê thực tế hoặc đối chiếu thẻ kho – sổ kho – phần mềm kế toán. Trường hợp có chênh lệch, cần lập biên bản và tìm nguyên nhân trước khi chốt số liệu.
6. Lập báo cáo nội bộ theo yêu cầu doanh nghiệp
Tùy mô hình công ty, kế toán tổng hợp có thể cần lập các báo cáo nội bộ như: báo cáo kết quả kinh doanh tháng, báo cáo dòng tiền, báo cáo công nợ, tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu – chi phí. Báo cáo nội bộ giúp ban lãnh đạo nắm kịp thời tình hình tài chính.
7. Soát xét lại toàn bộ chứng từ của tháng
Trước khi kết chuyển sang quý hoặc chuẩn bị báo cáo năm, kế toán cần rà soát lần cuối chứng từ: hóa đơn còn thiếu, phiếu thu – chi chưa đối chiếu, chứng từ kho chưa đủ chữ ký, giao dịch ngân hàng chưa hạch toán. Kiểm tra sớm giúp tránh tình trạng sai sót dồn ứ vào cuối kỳ, giảm rủi ro khi lập báo cáo tài chính.
III. Checklist công việc kế toán tổng hợp theo QUÝ
1. Lập tờ khai thuế GTGT và thuế TNCN theo quý
Đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo quý, kế toán tổng hợp cần tổng hợp bảng kê hóa đơn đầu vào – đầu ra của ba tháng, kiểm tra lại thuế suất, điều kiện khấu trừ và các hóa đơn rủi ro. Với thuế TNCN, cần rà soát bảng lương, khoản giảm trừ, các trường hợp vãng lai, các lao động ký hợp đồng thử việc… để khai đúng và đầy đủ. Việc nộp tờ khai đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh bị phạt chậm nộp.
2. Tạm tính và lập hồ sơ thuế TNDN quý
Kế toán tổng hợp cần tổng hợp doanh thu – chi phí đã phát sinh trong kỳ để xác định lợi nhuận tạm tính và tính số thuế TNDN phải nộp. Tạm tính thuế theo quý giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch dòng tiền và đáp ứng đúng quy định tại Luật Quản lý thuế.
3. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Nếu doanh nghiệp thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử theo lô/hóa đơn giấy còn tồn, cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Công việc này bao gồm kiểm tra số lượng hóa đơn đã sử dụng, hủy, xóa bỏ hoặc còn tồn, đảm bảo khớp với dữ liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử.
4. Rà soát lại chi phí, hợp đồng và công nợ dài hạn – ngắn hạn
Kế toán tổng hợp cần kiểm tra lại các khoản chi phí treo, chi phí phân bổ, hợp đồng mua bán chưa thanh lý, công nợ quá hạn hoặc bất thường. Rà soát theo quý giúp phát hiện các khoản cần điều chỉnh, trích trước, ghi nhận thêm hoặc giảm trừ chi phí để đảm bảo số liệu kế toán chính xác.
5. Đánh giá tổng thể số liệu trước khi bước vào báo cáo năm
Cuối mỗi quý, đặc biệt quý IV, kế toán tổng hợp cần đánh giá toàn bộ số dư tài khoản: công nợ, kho, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí. Công việc này giúp chuẩn hóa số liệu và giảm áp lực khi lập báo cáo tài chính năm. Đây cũng là thời điểm xem xét các khoản phải thu khó đòi, chi phí cần phân bổ lại hoặc điều chỉnh theo quy định mới.
IV. Checklist công việc kế toán tổng hợp cuối NĂM
1. In sổ sách kế toán theo quy định
Cuối năm, kế toán tổng hợp cần in đầy đủ hệ thống sổ sách: sổ chi tiết, sổ cái, nhật ký chung, thẻ kho, sổ quỹ và các báo cáo liên quan. Với doanh nghiệp dùng phần mềm kế toán, cần trích xuất dữ liệu đúng thời điểm khóa sổ. Hồ sơ in ra phải đóng quyển, ký đóng dấu và lưu trữ theo đúng quy định của Luật Kế toán.
2. Kiểm kê tài sản, kiểm kê kho và lập biên bản
Công tác kiểm kê bao gồm TSCĐ, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho, tiền mặt và các tài sản khác. Kế toán phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện kiểm kê thực tế, so sánh số liệu thực tế với sổ sách và lập biên bản chênh lệch (nếu có). Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính năm.
3. Đối chiếu toàn bộ tài khoản
Trước khi chốt số liệu, kế toán tổng hợp phải đối chiếu lại tất cả tài khoản: tiền mặt, ngân hàng, công nợ phải thu – phải trả, tạm ứng, thuế, hàng tồn kho, tài khoản lương, tài khoản doanh thu và chi phí. Mục tiêu là đảm bảo số dư đúng bản chất và khớp với chứng từ gốc, tránh sai lệch kéo sang năm sau.
4. Kết chuyển doanh thu – chi phí để xác định kết quả kinh doanh
Sau khi hoàn thiện đối chiếu, kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển các tài khoản doanh thu, chi phí để xác định lãi hoặc lỗ của doanh nghiệp trong năm. Đây là dữ liệu cốt lõi để lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
5. Lập bộ báo cáo tài chính năm
Bộ báo cáo tài chính gồm:
Bảng cân đối kế toán (CĐKT)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (KQHĐKD)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (LCTT)
Thuyết minh báo cáo tài chính
Kế toán cần đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, đúng biểu mẫu và phù hợp quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.
6. Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN và TNCN năm
Dựa trên số liệu tài chính đã khóa sổ, kế toán lập hồ sơ quyết toán thuế TNDN và thuế TNCN. Cần chú ý kiểm tra các khoản chi phí không được trừ, các khoản doanh thu tính thuế, thu nhập chịu thuế, giảm trừ gia cảnh, thuế đã khấu trừ để tránh sai lệch và rủi ro khi thanh tra.
7. Chuẩn bị dữ liệu cho kiểm toán hoặc cơ quan thuế (nếu có)
Nếu doanh nghiệp thuộc diện kiểm toán bắt buộc hoặc dự kiến làm việc với cơ quan thuế, kế toán tổng hợp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: chứng từ gốc, sổ sách, bảng đối chiếu, hợp đồng, biên bản kiểm kê, bảng phân bổ, bảng khấu hao, các báo cáo liên quan. Việc chuẩn bị sớm giúp quá trình kiểm tra diễn ra nhanh và giảm rủi ro sai sót.
V. Kỹ năng và lưu ý cho người mới làm kế toán tổng hợp
- Kỹ năng phần mềm kế toán và Excel
Người mới cần thành thạo các phần mềm phổ biến như MISA, Fast, hoặc phần mềm đặc thù của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kỹ năng Excel là bắt buộc: lập bảng tổng hợp, bảng đối chiếu, sử dụng các hàm cơ bản – nâng cao (SUMIF, VLOOKUP/XLOOKUP, Pivot Table) và thiết lập file hỗ trợ tự động hóa quy trình. Năng lực xử lý số liệu trên phần mềm giúp giảm sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian.
- Thói quen làm việc khoa học và quản lý thời gian
Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm nhiều đầu mục nên cần xây dựng lịch làm việc theo ngày/tháng/quý. Người mới nên tạo thói quen ghi chú công việc, đánh dấu các nghiệp vụ cần xử lý, ưu tiên các nhiệm vụ liên quan đến thuế và công nợ, đồng thời kiểm tra lại dữ liệu trước khi khóa sổ để tránh phát sinh lỗi.
- Kỹ năng quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ
Công việc kế toán đòi hỏi tính chính xác cao, vì vậy người mới cần biết nhận diện các rủi ro thường gặp: hóa đơn sai thông tin, chứng từ thiếu chữ ký, chênh lệch tồn kho, công nợ quá hạn, ghi nhận sai tài khoản. Khi phát hiện bất thường, cần lập tức đối chiếu, yêu cầu bổ sung và đề xuất điều chỉnh theo quy định. Đồng thời, phải tuân thủ quy trình lưu trữ chứng từ để phục vụ kiểm toán và cơ quan thuế.
- Giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các phòng ban
Kế toán tổng hợp không thể làm việc tách biệt. Việc phối hợp với bộ phận bán hàng, kho, thu mua, hành chính – nhân sự giúp đảm bảo chứng từ đầy đủ, thông tin chính xác và số liệu thống nhất. Giao tiếp tốt giúp giảm thời gian xử lý sai sót và nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào.
- Tư duy nâng cao trong xử lý và phân tích số liệu
Người mới thường dừng lại ở việc nhập liệu, nhưng để phát triển lên kế toán tổng hợp chuyên nghiệp cần biết phân tích số liệu: đánh giá chi phí, phân tích doanh thu, xem xét xu hướng lợi nhuận, hỗ trợ lập báo cáo quản trị và đề xuất giải pháp cho ban lãnh đạo. Tư duy này giúp kế toán không chỉ ghi nhận mà còn đóng góp giá trị vào hoạt động doanh nghiệp.
Danh mục Checklist Công Việc Kế Toán Tổng Hợp Cho Người Mới đóng vai trò như bản đồ định hướng toàn diện cho những bạn đang bắt đầu làm quen với nghiệp vụ thực tế. Khi nắm rõ từng đầu việc theo ngày, theo tháng, theo quý và theo năm, bạn sẽ giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất và đáp ứng đúng yêu cầu quản lý theo Thông tư 99/2025/TT-BTC cùng các chuẩn mực hiện hành.
Kế toán Tổng hợp là vị trí đòi hỏi sự tỉ mỉ, tư duy hệ thống và khả năng cập nhật quy định liên tục. Việc xây dựng thói quen làm việc theo checklist sẽ giúp bạn chủ động hơn, tự tin hơn và tiến nhanh đến trình độ kế toán chuyên nghiệp.
>>> Xem thêm: