Chi Phí Trả Trước Là Gì? Cách Hạch Toán Chi Phí Trả Trước

Chi phí trả trước là gì? Phân bổ chi phí trả trước? Thời gian phân bổ chi phí trả trước? Cách hạch toán chi phí trả trước như thế nào? Gia Đình Kế Toán sẽ giải đáp chi tiết những vấn đề này trong bài viết dưới đây

1. Chi Phí Trả Trước Là Gì? Tài Khoản Chi Phí Trả Trước 

Chi phí trả trước là một khoản chi phí đã phát sinh mà doanh nghiệp phải bỏ ra để mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hay một số tài sản khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Căn cứ theo thời gian sử dụng thì chi phí trả trước được chia ra thành 2 loại chính là chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn. 

*Chi phí trả trước ngắn hạn là các khoản chi phí đã phát sinh trong thực tế nhưng có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những kỳ hạch toán trong vòng một chu kỳ kinh doanh hoặc một năm tài chính. 

Vậy nên chi phí này chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phát sinh mà sẽ được tính dồn vào hai hoặc nhiều kỳ kế toán sau đó. 

- Các chi phí trả trước ngắn hạn thường gặp như: 

• Chi phí trả trước cho việc thuê nhà xưởng, cửa hàng, văn phòng cho một chu kỳ kinh doanh hoặc một năm tài chính.
• Chi phí trả trước cho việc thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho một chu kỳ kinh doanh hoặc một năm tài chính.
• Chi phí mua những công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lưu động một lần có giá trị lớn và những loại công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dưới 1 năm. 
• Chi phí cho đồ dùng thuê, giá trị bảo bì vận chuyển trong một chu kỳ kinh doanh hoặc một năm tài chính.
• Chi phí chi trả cho việc mua sắm các tài liệu kỹ thuật cùng với những khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác. 

- Chi phí ngắn hạn khác: 

• Chi phí trong thời gian ngưng làm việc.
• Chi phí sửa chữa các loại tài sản cố định phát sinh quá lớn cần được phân bổ thành nhiều kỳ kế toán của một chu kỳ kinh doanh hoặc một năm tài chính.

*Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí được doanh nghiệp bỏ ra để mua sắm tài sản sử dụng nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong nhiều niên độ kế toán, có từ 2 năm tài chính trở lên mới được coi là chi phí trả trước dài hạn. 

Tuy nhiên các chi phí này chưa được tính vào chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà sẽ được phân bổ dần ở các kỳ kế toán tiếp theo. 

- Các loại chi phí trả trước dài hạn thường gặp:

• Chi phí trả trước cho hoạt động thuê tài sản cố định như nhà xưởng kho bãi, quyền sử dụng đất và các loại tài sản cố định khác nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong nhiều năm tài chính. 
• Thanh toán tiền trả trước phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong nhiều năm tài chính. 
• Chi phí cho hoạt động thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước khi đi vào hoạt động, được phân bổ không quá 3 năm. 
• Chi phí thanh toán cho hoạt động đào tạo công nhân kỹ thuật, cán bộ quản lý.
• Chi phí sử dụng cho hoạt động di chuyển địa điểm kinh doanh hay tổ chức lại doanh nghiệp có mức phát sinh lớn được phân bổ thành nhiều năm.
• Chi phí trả trước được hạch toán vào tài khoản 242.

>>> Tham khảo: TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay 

2. Nguyên Tắc Ghi Nhận Chi Phí Trả Trước 

Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước đã phát sinh trong kỳ 

Bên Có: Các khoản chi phí trả trước đã được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 

3. Cách Hạch Toán Phân Bổ Chi Phí Trả Trước 

a, Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ, hạch toán như sau:

- Nợ TK 242

- Nợ TK 1331

- Có TK 111, 112, 152, 153, 331,...

Định kỳ, tiến hành phân bổ chi phí trả trước như sau:

- Nợ TK 154, 635, 642

- Có TK 242

b, Chi phí trả trước tiền thuê tài sản cố định, thuê cơ sở hạn tầng theo phương thức hoạt động và phục vụ sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ, hạch toán như sau:

- Nợ TK 242

- Nợ TK 1331 (nếu có)

- Có TK 111, 112,...

c, Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ hạch toán:;

Khi xuất dùng hoặc cho thuê:

- Nợ TK 242

- Có TK 153

Định kỳ, tiến hành phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để xác định mức phải phân bổ mỗi kỳ có thể là thời gian sử dụng hoặc khối lượng sản phẩm mà công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng kỳ kế toán. 

Khi phân bổ ghi như sau:

- Nợ TK 154, 642

- Có TK 242

d, Mua TSCĐ và bất động sản đầu tư theo phương thức trả góp, trả chậm. 

Khi mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình hay bất động sản đầu tư theo phương thức trả góp, trả chậm và đưa về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán:

- Nợ TK 211, 217

- Nợ TK 1331 (nếu có)

- Nợ TK 242

- Có TK 331

Định kỳ, thực hiện thanh toán tiền cho người bán hạch toán:

- Nợ TK 331

- Có TK 111, 112

Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả góp, trả chậm hạch toán:

- Nợ TK 635

- Có TK 242

e, Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh lớn, doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, phải phân bổ chi phí này vào nhiều kỳ kế toán.

Kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí trả trước hạch toán:

- Nợ TK 242

- Có TK 241 

Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, hạch toán:

- Nợ TK 154, 642

- Có TK 242

Tham khảo: Nên Học Kế Toán Online Hay Offline? Học Ở Đâu Tốt? 

4. Bút Toán Điều Chỉnh Chi Phí Trả Trước 

Chi phí trả trước là chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế tiếp. 

Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước nhằm phân bổ chi phí trả trước mà doanh nghiệp đã chi vào các kỳ kế toán một cách hợp lý. 

Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước thực tế sẽ làm tăng chi phí và giảm tài sản ở trong kỳ. Có thể thấy bản chất của chi phí trả trước là một loại tài sản. Vậy nên, khi khai thác các lợi ích kinh tế từ tài sản này thì giá trị của nó sẽ dần chuyển thành chi phí. 

Khi phát sinh chi phí trả trước, kế toán viên thực hiện ghi nhận bút toán chi phí trả trước như dưới đây:

- Nợ TK 242

- Có TK 111,112,...

Đến cuối kỳ kế toán, kế toán viên thực hiện bút toán điều chỉnh để kết chuyển chi phí trả trước đã ghi nhận trước đó vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bút toán điều chỉnh:

- Nợ TK 641, 642,... - TK chi phí

- Có TK 242

Bài viết trên đây Kỹ Năng Kế Toán đã chia sẻ các thông tin liên quan đến chi phí trả trước và cách hạch toán chi phí trả trước hợp lý. Mong rằng những kiến thức trong bài viết hữu ích với bạn đọc! 

Xem thêm: 

• Hạch Toán Chi Phí Tiếp Khách Của Doanh Nghiệp
• Cách Phân Bổ Chi Phí Sản Xuất Chung 
• Hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng 
• Cách tăng chi phí hợp lý cho doanh nghiệp 
• Chi phí sửa chữa nhà được mượn có là chi phí hợp lý