Thời Điểm Lập Hóa Đơn Điện Tử: Quy Định Mới 2025

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đang có nhiều thay đổi quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng từ ngày 01/06/2025. Kế toán viên và doanh nghiệp cần nắm rõ mốc thời gian lập hóa đơn trong từng tình huống để đảm bảo kê khai thuế đúng kỳ, tránh rủi ro xử phạt. Bài viết dưới đây Gia đình kế toán chia sẻ quy định mới, phân tích tình huống thực tế và hướng dẫn xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử theo từng loại hoạt động.

1. Thời Điểm Lập Hóa Đơn Điện Tử Đối Với Bán Hàng Hóa

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán hàng hóa được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.

Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa, hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hoàn thành thủ tục hải quan. Quy định này nhằm đảm bảo thống nhất giữa thời điểm ghi nhận doanh thu, nghĩa vụ thuế và thời điểm phát hành hóa đơn điện tử.

Ví dụ minh họa:

- Ngày 15/07/2025, doanh nghiệp A giao hàng cho khách và lập biên bản bàn giao. Hóa đơn điện tử phải được lập ngày 15/07/2025.

- Ngày 20/08/2025, doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thông quan lô hàng xuất khẩu. Hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất vào ngày 21/08/2025 (ngày làm việc kế tiếp).

Kế toán cần đối chiếu ngày giao hàng, biên bản bàn giao, tờ khai hải quan và ngày phát hành hóa đơn để tránh lập sai thời điểm, tránh bị xử phạt hành chính về hóa đơn.

2. Thời Điểm Lập Hóa Đơn Điện Tử Đối Với Cung Cấp Dịch Vụ

- HĐĐT lập khi dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho người mua. Hoàn thành cung cấp dịch vụ hiểu là khi quyền sử dụng hoặc quyền hưởng lợi ích từ dịch vụ đã được người mua tiếp nhận.

- Nếu người mua thuê hoặc thanh toán trước (ví dụ đặt cọc trước, thanh toán theo hợp đồng trước khi cung cấp dịch vụ) thì HĐĐT có thể lập tại thời điểm thu tiền (nếu hợp đồng hoặc điều kiện giao dịch quy định).

Ví dụ: Doanh nghiệp B cung cấp dịch vụ bảo trì máy móc, nghiệm thu hoàn tất ngày 25/8/2025 => HĐĐT phải lập ngày 25/8/2025 hoặc chậm nhất ngày 26/8/2025.

- Đối với dịch vụ cung cấp theo kỳ (ví dụ thuê phần mềm, dịch vụ cho thuê thiết bị) mà thanh toán theo kỳ thì xác định ngày lập HĐĐT là ngày kết thúc kỳ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền nếu trước đó đã thu.

- Kế toán cần lưu hồ sơ nghiệm thu hoặc xác nhận cung cấp dịch vụ, hợp đồng có điều khoản thanh toán trước/trong quá trình cung cấp để xác định đúng thời điểm lập HĐĐT.

3. Thời Điểm Lập Hóa Đơn Điện Tử Đối Với Một Số Trường Hợp Đặc Thù

Lưu ý chuyên môn cho kế toán:

- Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ nhiều lần theo từng phần hợp đồng, cần lập HĐĐT từng lần theo phần hoàn thành và giao nhận.

- Kiểm tra và cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để đáp ứng mẫu và mã của cơ quan thuế theo Nghị định 70/2025.

- Đối với trường hợp đặc biệt như đổi trả hàng, hoàn tiền, hủy hợp đồng: phải áp dụng quy định điều chỉnh hoặc thay thế HĐĐT (không được “hủy hóa đơn lập sai” kể từ 01/6/2025 theo Nghị định 70)

Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP rất quan trọng để doanh nghiệp và bộ phận kế toán ghi đúng kỳ, đúng thời điểm và đáp ứng yêu cầu quản lý thuế. Kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận bán hàng, kỹ thuật, thu mua để xác định đúng thời điểm giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền.

Để nắm vững toàn bộ quy định mới và cập nhật nghiệp vụ thực tế, bạn có thể tham khảo Review khóa học kế toán thuế ở đâu tốt, giúp nâng cao kỹ năng xử lý thực tiễn theo quy định mới nhất.