Cách Hạch Toán Tiền Mặt Và Tiền Gửi Ngân Hàng

Trong mọi doanh nghiệp, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là hai loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất, phản ánh trực tiếp khả năng chi trả và tình hình tài chính thực tế. Việc hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng chính xác không chỉ giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, mà còn đảm bảo số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với báo cáo tài chính và sao kê ngân hàng.

Bài viết này của Gia Đình Kế Toán sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, kèm ví dụ minh họa thực tế để kế toán viên dễ dàng áp dụng vào công việc hằng ngày.

I. Hạch toán tiền mặt (TK 111)

1) Khái niệm & nguyên tắc hạch toán

Tiền mặt bao gồm: tiền VNĐ, ngoại tệ, vàng bạc/kim khí quý (vàng tiền tệ). Doanh nghiệp thường theo dõi theo tiểu khoản: 1111 – Tiền Việt Nam, 1112 – Ngoại tệ, 1113 – Vàng tiền tệ (nếu áp dụng).

Nguyên tắc:

• Ghi nhận đúng thực tế thu–chi, có chứng từ gốc đầy đủ (phiếu thu/chi, hóa đơn, bảng kê…).

• Không để số dư âm quỹ; phát sinh chênh lệch phải xác minh nguyên nhân và xử lý kịp thời.

• Ngoại tệ hạch toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu/chi; chênh lệch tỷ giá ghi 515/635 theo quy định.

2) Kết cấu tài khoản 111

• Bên Nợ: các khoản tiền nhập quỹ.

• Bên Có: các khoản tiền xuất quỹ.

• Số dư cuối kỳ: tiền mặt tồn quỹ.

Bài viết tham khảo: Hạch Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương

3) Nghiệp vụ thường gặp & định khoản

Ví dụ nhanh: Thu tiền bán hàng 110.000.000 (gồm VAT 10%).

• Nợ 111: 110.000.000

• Có 511: 100.000.000

• Có 3331: 10.000.000

Bài viết tham khảo: Kinh Nghiệm Làm Kế Toán Tổng Hợp Cho Người Mới

Ngoại tệ: Thu 2.000 USD, tỷ giá thực tế 24.500:

• Nợ 1112: 49.000.000

• Có 131/511/… theo bản chất giao dịch; chênh lệch tỷ giá (nếu có) vào 515/635.

4) Lưu ý khi kiểm kê quỹ tiền mặt

• Đối chiếu 3 bên: Sổ quỹ thủ quỹ ↔ Sổ kế toán ↔ Tiền thực tế.

• Lập Biên bản kiểm kê quỹ; xác định nguyên nhân chênh lệch và xử lý:

• Thừa quỹ: tạm ghi N111/C3381 (Tài sản thừa chờ xử lý); xác định xong mới kết chuyển.

• Thiếu quỹ: tạm ghi N1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý)/C111; xác định trách nhiệm để bồi hoàn/ghi chi phí theo quy định.

Khóa sổ quỹ cuối ngày/tuần, đánh số thứ tự phiếu thu–chi liên tục, gắn hóa đơn – phiếu chi theo bộ để thuận tiện tra soát và quyết toán.

II. Hạch toán tiền gửi ngân hàng (TK 112)

1) Khái niệm & nguyên tắc hạch toán

Tiền gửi ngân hàng là các khoản tiền của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng (VNĐ, ngoại tệ, vàng bạc nếu có), gồm:

• Tiền gửi không kỳ hạn,

• Tiền gửi có kỳ hạn,

• Tiền gửi thanh toán.

Nguyên tắc:

• Mọi giao dịch thu – chi qua ngân hàng phải có chứng từ hợp lệ: giấy báo Nợ/Có, ủy nhiệm chi, sao kê.

• Hạch toán đúng tài khoản chi tiết: 1121 – Tiền VNĐ, 1122 – Ngoại tệ, 1123 – Vàng tiền tệ (nếu có).

Bài viết tham khảo: Khóa Học Làm Nghề Kế Toán Dịch Vụ Ở Đâu Tốt?

Đối chiếu số dư giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng hàng tháng để đảm bảo khớp đúng.

2) Kết cấu tài khoản 112

• Bên Nợ: các khoản tiền gửi tăng (nộp vào, khách hàng chuyển vào).

• Bên Có: các khoản tiền gửi giảm (rút ra, thanh toán).

• Số dư cuối kỳ: số tiền còn gửi tại ngân hàng.

3) Một số nghiệp vụ hạch toán thường gặp

Ví dụ:
Doanh nghiệp chi 55.000.000 đồng mua hàng qua chuyển khoản (đã có hóa đơn hợp lệ).

→ Định khoản:

• Nợ 156: 50.000.000

• Nợ 1331: 5.000.000

• Có 112: 55.000.000

4) Lưu ý khi đối chiếu ngân hàng

• Định kỳ cuối tháng, kế toán cần đối chiếu sổ 112 với sao kê ngân hàng.

• Nếu có chênh lệch (do chưa ghi nhận giao dịch, phí ngân hàng, lãi nhập chưa hạch toán…), phải xác định nguyên nhân và điều chỉnh ngay.

Lập Biên bản đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng có xác nhận hai bên.

Ngoại tệ phải quy đổi tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh và đánh giá lại cuối kỳ theo tỷ giá NHNN.

5) Một số lỗi thường gặp

• Quên ghi nhận phí ngân hàng hoặc lãi tiền gửi.

• Nhập sai tỷ giá ngoại tệ, dẫn đến chênh lệch lớn.

• Không đối chiếu sao kê → dễ sai lệch số dư tài khoản 112 với thực tế.

In sao kê ngân hàng hàng tháng, kẹp chung với ủy nhiệm chi/giấy báo nợ, để khi quyết toán hoặc kiểm toán có thể truy xuất nhanh từng giao dịch.

III. Một số sai sót thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, kế toán viên thường dễ mắc phải những lỗi nhỏ nhưng có thể dẫn đến sai lệch lớn trong báo cáo tài chính. 

Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục hiệu quả:

1. Nhầm lẫn giữa tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Nhiều doanh nghiệp ghi nhận nhầm giữa TK 111 – Tiền mặt và TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, đặc biệt khi có nghiệp vụ rút tiền hoặc nộp tiền.

Cách khắc phục: Thực hiện đối chiếu thường xuyên giữa sổ quỹ và sao kê ngân hàng, đảm bảo chứng từ được phân loại đúng loại tiền.

Bài viết tham khảo : TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay

2. Hạch toán sai tài khoản

Một số kế toán ghi nhận nhầm rút tiền gửi ngân hàng thành chi phí hoặc chuyển nội bộ mà không có bút toán đối ứng đúng.

Cách khắc phục: 

Rà soát kỹ chứng từ gốc trước khi ghi sổ. Mọi nghiệp vụ rút tiền gửi phải ghi N111/C112, không được ghi thẳng vào chi phí.

3. Không kiểm tra, đối chiếu định kỳ

Việc không đối chiếu hàng tháng khiến doanh nghiệp không phát hiện kịp thời chênh lệch tồn quỹ, lệch số dư với ngân hàng.

Cách khắc phục:

• Thực hiện kiểm kê quỹ và đối chiếu ngân hàng định kỳ hàng tháng.

• Lưu trữ sao kê, giấy báo Nợ/Có, phiếu thu/chi kèm chứng từ liên quan để dễ tra soát.

• Khi có chênh lệch, cần lập Biên bản xác nhận và điều chỉnh ngay trong kỳ phát hiện.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ dòng tiền rõ ràng – có người thu, người chi, người kiểm kê và đối chiếu độc lập. Việc này giúp hạn chế sai sót, đảm bảo tính minh bạch và an toàn tài chính cho doanh nghiệp.