Chữ Ký Số Là Gì? Chữ Ký Số Sử Dụng Như Thế Nào?

Ngày nay, chữ ký số là một trong những công cụ điện tử có vai trò quan trọng giúp cho các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc giao dịch điện tử và quản lý chứng từ. Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký số sử dụng như thế nào? Bạn đọc hãy theo dõi bài viết dưới đây cùng với Gia đình kế toán nhé.

>>>>> Nên Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Tại Hà Nội TPHCM

I. Chữ ký số là gì?

Tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Tóm lại, chữ ký số (USB Token) được hiểu là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

»»»» Học Kế Toán Online Ở Đâu Tốt 

II. Mục đích sử dụng chữ ký số

- Chữ ký số được sử dụng để kê khai hồ sơ nộp thuế trực tuyến, tiến hành kê khai hải quan điện tử bảo hiểm xã hội điện tử hay ký hóa đơn điện tử, … Khi sử dụng chữ ký điện tử các công ty, doanh nghiệp sẽ không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ như trước mà chỉ cần sử dụng chữ ký số và thực hiện trên phần mềm.

- Chữ ký số giúp việc trao đổi dữ liệu giữa cơ quan nhà nước và các cá nhân, tổ chức được đơn giản hóa thủ tục hành chính, việc trao đổi cũng thuận tiện và dễ dàng, nhanh chóng, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại mà lại vừa đảm bảo tính pháp lý.

- Chữ ký số đảm bảo tính an ninh tốt, an toàn và chính xác tính bảo mật cao, thông qua chữ ký số thì các thông tin được toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký kết. Việc ký chữ ký số giúp cho các tổ chức, cá nhân yên tâm hơn với các giao dịch điện tử của mình.

- Chữ ký số còn được sử dụng để ký kết hợp đồng với các đối tác thông qua mạng trực tuyến khi 02 bên ở quá xa mà không thể sắp xếp để gặp nhau trực tiếp được.

III. Cách sử dụng chữ ký số

- Chữ ký số có hình dạng như một chiếc USB - thiết bị phần cứng để tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật thông tin dữ liệu. Chữ ký số này được bảo mật bằng mã Pin riêng.

- Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số có thể sử dụng của các nhà cung cấp như: Viettel, VNPT, FPT,… tùy vào yêu cầu cũng như tài chính của doanh nghiệp.

* Hướng dẫn cách thức sử dụng chữ ký số:

+ Bước 1: Cài đặt chữ ký số vào cấu hình trên máy tính

+ Bước 2: Đổi tên PKI Token và nhập tên mới (lưu ý không sử dụng Tiếng Việt)

+ Bước 3: Thay đổi mã PIN

+ Bước 4: Xem thông tin chữ ký số và kiểm tra hệ điều hành windows có nhận USB Token

+ Bước 5: Ký điện tử vào văn bản.

+ Bước 6: Thực hiện các giao dịch điện bằng chữ ký số đã tạo.

IV. Một số lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số

- Lỗi không tìm thấy chữ ký số

Lỗi không tìm thấy chữ ký số do các nguyên nhân sau:

+Do chưa cài đặt IE Tab trên trình duyệt Chorme và phần mềm Java

+Do chưa cắm hoặc máy tính máy tính chưa nhập USB Token. Tiến hành cắm lại thiết bị Token, hoặc khởi động lại máy rồi ký thử lại.

+Do chưa nhận Driver của USB Token:

• Trường hợp 1: Driver có sẵn trong USB thì bạn tiến hành cài đặt. 
Mở My Computer => Tìm USB Token (Có logo nhà cung cấp chữ ký số) =Tìm file Setup.exe => Click Intall

• Trường hợp 2: Driver không có sẵn trong USB. Truy cập website nhà cung cấp download Driver USB Token về cài đặt.

• Trường hợp 3: Không đúng USB Token của công ty hoặc cắm nhiều USB Token: Tháo bớt các USB Token không liên quan, chỉ để lại thiết bị chữ ký số của công ty mình.

• Trường hợp 4: Do lỗi driver Token: Do driver bị lỗi hoặc máy không nhận driver của USB Token. Tiến hành xóa thư mục cài đặt, cài lại Driver Token hoặc chuyển qua máy mới để cài đặt lại

- Do gõ sai mã pin: Hãy kiểm tra xem bạn có gõ nhầm mã pin không, có đang bật Caps Lock và gõ tiếng Việt không, nếu có thì tắt đi. Hầu hết USB Token chỉ cho phép gõ sai mã pin một số lần nhất định. Nếu sai quá số lần quy định bạn phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa.

Bài viết xem thêm:

• Như thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp?
• Hướng dẫn cách kê khai nộp lệ phí môn bài môn bài
• Hướng dẫn cách lập và nộp tờ khai thuế GTGT qua mạng
• Cách nộp thuế qua mạng nhanh và chính xác nhất
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như thế nào?