Kế Toán Công Nợ Là Gì? Cần Làm Gì?

Kế toán công nợ là gì? Kế toán công nợ phải thực hiện những công việc gì? Quy trình kế toán công nợ hải thu/ phải trả như thế nào?... Có rất nhiều các câu hỏi về kế toán công nợ trong doanh nghiệp được đặt ra. 

Chính vì vậy trong bài viết này Gia Đình Kế Toán đã tổng hợp và giải đáp chi tiết về những công việc kế toán công nợ phải làm và những kinh nghiệm khi làm việc thực tế để các bạn có thể rõ hơn về vị trí kế toán này, các bạn cùng theo dõi nhé!

1. Kế Toán Công Nợ Là Gì? 

Trong tiếng Anh, kế toán công nợ là Accounting Liabilities, được biết đến là người đảm nhận các công việc kế toán liên quan đến việc quản lý các khoản nợ của doanh nghiệp (DN) phải thu về hoặc phải chi ra. 

Việc kiểm soát tốt hoạt động công nợ của DN đóng góp một phần không nhỏ vào việc thúc đẩy DN hoạt động một cách trơn tru hơn.

2. Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Kế Toán 

Một kế toán công nợ cần phải thực hiện các công việc như theo dõi, phân tích, đánh giá, tham mưu cho cấp trên những quyết định, ý kiến đúng đắn, sáng suốt nhằm thúc đẩy sự phát triển của DN. Chủ yếu gồm có:

- Phản ánh và ghi chép kịp thời, đầy đủ, tỉ mỉ, chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng và từng khoản thanh toán trong đó phải kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc, thúc giục việc thanh toán đúng hạn, đúng khoản tiền cần thanh toán và tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.

- Kế toán cần tiến hành kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ đã thanh toán, nợ phát sinh và số nợ tồn đọng theo định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc các khách hàng có dư nợ lớn.

- Theo dõi, giám sát chặt chẽ việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán của các bên nợ.

https://giadinhketoan.com/khoa-hoc-ke-toan-o-dau-tot-nhat/

3. Quy Trình Kế Toán Công Nợ Chi Tiết 

3.1. Quy trình kế toán công nợ phải thu

Trong quá trình kinh doanh trên thực tế của mình thì doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ,... đều có phát sinh các khoản nợ và khoản thu. Và các khoản này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn cũng như dòng tiền của doanh nghiệp, các cửa hàng bán lẻ,... 

Quy trình kế toán công nợ phải thu nhằm lưu lại thông tin, quản lý nợ phải thu, xử lý khoản nợ tồn đọng giúp cho hoạt động của doanh nghiệp được trơn tru, thuận lợi hơn.

Quy trình kế toán công nợ phải thu bao gồm các bước như sau:

- Gửi chứng từ, hóa đơn đến khách hàng: Nhân viên kế toán công nợ có trách nhiệm phải theo dõi chặt chẽ quá trình xuất hóa đơn trong khi thực hiện quy trình quản lý công nợ phải thu để đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng hạn. 

Kế toán công nợ nên chủ động nhắn tin, gửi mail, fax, gọi điện,.. trước và sau cho người có trách nhiệm được gửi để xác nhận hóa đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng nhằm giảm thiểu tình trạng gửi hóa đơn chậm trễ hoặc thất lạc hóa đơn để không ảnh hưởng đến thời gian thanh toán.

- Tạo nên một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh: Để đảm bảo xác định rõ trách nhiệm của cá nhân khi làm việc với khách hàng, thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức nhắc nhở khách hàng,... thì DN cần phải lập ra một quy trình kế toán công nợ phải trả theo quy chuẩn riêng. 

Thông qua mẫu file excel theo dõi công nợ phải thu, nhân viên kế toán có trách nhiệm phải lập file theo dõi công nợ nhằm mục đích kiểm soát chứng từ, quy trình thanh toán, luân chuyển chứng từ,...

- Duy trì tốt các mối quan hệ: Đây là một điều vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên tạo các mối quan hệ thân thiện, đáng tin cậy với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,... của mình. 

Doanh nghiệp có thể đưa ra các khoản chiết khấu, nhắc nhở, gọi điện bổ sung một số chi tiết liên quan đến hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ,... ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn. 

- Thường xuyên kiểm tra định kỳ các khoản phải thu: Kế toán có trách nhiệm phải theo dõi thời hạn phải thu của các khoản nợ và đo lường nó thông qua các chỉ số ví dụ như vòng quay các khoản thu, tuổi nợ, số đo quản lý quy trình công nợ nhằm mục đích phân loại khách hàng, từ đó nhìn xem các khoản nợ có vấn đề rồi đề ra hướng giải quyết kịp thời.

- Duy trì nhật ký thu nợ: kế toán có trách nhiệm theo dõi cuộc gọi, email, tin nhắn đối với các khoản nợ đã quá hạn. Nhân viên kế toán cần ghi lại các vướng mắc về thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn,... cho bộ phận có liên quan để có phương án xử lý kịp thời.

- Sử dụng phần mềm có chức năng quản lý công nợ phải trả: Đây là phần mềm giúp cho DN có thể theo dõi công nợ phải thu, phải trả một cách chính xác, tỉ mỉ, khoa học và chuyên nghiệp.

3.2. Quy trình kế toán công nợ phải trả

Mô tả công việc của kế toán công nợ

Một kế toán công nợ sẽ phải hoàn thành 7 công việc chủ yếu như sau:

- Thứ nhất là nhận và kiểm tra các hợp đồng kinh tế:

• Kế toán công nợ sẽ cập nhật thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác, nhà cung cấp mới vào sổ sách hoặc hệ thống có liên quan
• Chỉnh sửa thông tin của khách hàng, nhà cung cấp khi phát sinh nghiệp vụ thay đổi hoặc chuyển nhượng.
• Kiểm tra và rà soát nội dung, thỏa thuận của các điều khoản của các hợp đồng thanh toán cho từng khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác để tránh xảy ra sai sót.

- Thứ hai là kiểm tra công nợ theo định kỳ

• Nhân viên kế toán phải kiểm tra thông tin, thời hạn thanh toán, hạn mức tín dụng cho các đơn hàng được ký kết dựa trên hợp đồng bán hàng đã kú kết với khách hàng, đối tác.
• Kiểm tra số lượng, chủng loại sản phẩm, giá bán cùng với thời hạn thanh toán với các khách hàng, đối tác đã lấy hàng hoặc đang thực hiện hợp đồng.

- Thứ ba là theo dõi tiến trình thanh toán của khách hàng

- Thứ tư là tham gia trực tiếp vào việc thu hồi nợ xấu

- Thứ năm là quản lý công nợ tạm ứng trong nội bộ của DN

- Thứ sáu là xử lý công nợ đã được ủy thác

- Cuối cùng là quản lý các khoản vay trong DN:

• Khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh, kế toán công nợ có nhiệm vụ thanh toán các hợp đồng cũ, mới
• Theo dõi, đôn đốc việc thanh toán của khách hàng theo đúng thời hạn được thỏa thuận
• Định khoản và điều chỉnh bút toán để khớp với tỷ giá đã phát sinh

Tham khảo thêm: Review Khóa Học Kế Toán Online Ở Đâu Tốt? 

4. Các Hàm Excel Trong Kế Toán Công Nợ 

Trong kế toán công nợ sẽ thường dùng các hàm VLOOKUP, hàm SUMIFS và hàm MIN, MAX để tính số dư đầu kỳ công nợ, số dư phát sinh trong kỳ và cuối kỳ công nợ.

5. Tổng Hợp Câu Hỏi Phỏng Vấn Kế Toán Công Nợ 

Thường thì khi đi phỏng vấn kế toán công nợ sẽ gặp những câu hỏi như sau:

- Hãy giới thiệu về bản thân em.

- Em nghĩ làm một kế toán công nợ cần phải có những tính cách và kỹ năng gì?

- Tại sao em lại muốn ứng tuyển vào vị trí này?

- Theo em biết thì một kế toán công nợ sẽ phải làm gì?

- Em nghĩ bản thân có thể đóng góp gì cho công ty?

6. Chia Sẻ Một Số Kinh Nghiệm Khi Làm Kế Toán Công Nợ 

- Thứ nhất, bạn phải hiểu rằng thu nợ là trách nhiệm của nhiều phòng ban chứ không riêng gì phòng kế toán. Kế toán chỉ có trách nhiệm kiểm soát, hỗ trợ việc thu hồi nợ, đảm bảo rằng các khoản nợ luôn được thu đúng hạn.

- Thứ hai là doanh nghiệp cần phải tiến hành cải thiện 3 quy trình, đó là:

• Chuyển tiền
• Quản trị tín dụng khách hàng
• Thu tiền

- Thứ ba là doanh nghiệp phải đo lường hiệu quả các khoản thu, thường thì sẽ dùng 3 tiêu chí cơ bản sau để đo lường:

• Vòng quay các khoản phải thu
• Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu
• Tuổi nợ

Trên đây là tất tần tật thông tin về kế toán công nợ mà Gia Đình Kế Toán muốn chia sẻ đến bạn. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết và hy vọng bài viết đem lại những thông tin hữu ích cho bạn. 

Xem thêm:

• Kế Toán Sản Xuất Là Gì? Các Nghiệp Vụ Kế Toán Sản Xuất
• Công việc của kế toán thuế là gì
• Công việc của kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp
• Tổng hợp các công việc của kế toán trưởng
• Kế toán thanh toán là gì? Công việc của kế toán thanh toán