Hướng Dẫn Hạch Toán Mua Hàng Theo Thông tư 200

Hạch toán mua hàng là nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, mua bán, cung ứng dịch vụ,.. Tuy nhiên quá trình mua hàng có nhiều bước thực hiện khiến đôi lúc các bạn kế toán sẽ có sự nhầm lẫn trong tính toán, ghi nhận chi phí và xác định doanh thu. 

Vậy hạch toán tiền mua hàng như thế nào? Những chứng từ nào cần sử dụng?

Cùng Gia Đình Kế Toán tìm hiểu hạch toán mua hàng theo Thông tư 200 và đi tìm câu trả lời cho những thắc mắc trên trong bài viết ngày hôm nay nhé!

I. Quy Trình Mua Hàng Là Gì? 

Quy trình mua hàng là quy trình doanh nghiệp thiết lập mua sắm hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ nhằm tối ưu về mặt giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả mua hàng hóa, sản phẩm tối đa.

Quy trình mua hàng và đánh giá của nhà cung cấp của doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập “Yêu cầu mua hàng”

- Các phòng ban, bộ phận khi có nhu cầu mua hàng hóa, thiết bị, dụng cụ, nguyên vật liệu,… sẽ làm yêu cầu mua hàng gửi cho bộ phận mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, bán hàng của bộ phận đó. Các phiếu yêu cầu mua hàng này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm phê duyệt.

- Khi có Yêu cầu mua hàng, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng đi tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, báo giá các mặt hàng từ các nhà cung cấp.

Bước 2: Lập “Đề nghị báo giá” gửi đến các nhà cung cấp thân thiết hoặc nhà cung cấp tiềm năng theo các điều kiện mà phòng ban đề nghị đã yêu cầu.

Bước 3: Bộ phận mua hàng theo dõi, so sánh các “Báo giá của nhà cung cấp”

Sau khi nhận các báo giá từ các nhà cung cấp, tiến hành đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt các tiêu chí và điều kiện phù hợp với nhu cầu. Tiếp đó là chọn lựa nhà cung cấp cuối cùng.

Bước 4: Ban lãnh đạo phê duyệt báo giá của Nhà cung cấp

Các báo giá của nhà cung cấp sẽ được Ban lãnh đạo, Giám đốc xét duyệt dựa trên các thông tin, tiêu chí như:

- So sánh các báo giá và các điều kiện, nhu cầu mua hàng cùng một mặt hàng tương đồng của các nhà cung cấp khác nhau

- So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp thân thiết và tiềm năng.

»»» Review Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất 

Bước 5: Thương lượng, đàm phán và lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” 

Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập Hợp đồng mua bán, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của báo giá, số lượng, thành tiền, thuế GTGT, điều khoản thanh toán, thời hạn giao hàng, số lần giao hàng (nếu chia nhỏ thành nhiều đợt). Gửi hợp đồng mua hàng hoặc đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết giữa hai bên.

Trường hợp việc ký hợp đồng mua hàng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần lập hợp đồng đó. Mọi thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng, không có sự sai lệch.

Chuyển “Hợp đồng mua hàng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi quy trình nhận hàng như: Kế toán căn cứ thanh toán, hóa đơn, theo dõi công nợ; Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng về kho…

Bước 6: Tiến hành lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”

Để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo thời hạn ghi trên hợp đồng, phòng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi các phòng ban liên quan (Bộ phận kho) theo dõi thực hiện.

Bước 7: Nhập kho hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu,...đã nhận

Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng mua hàng (như số lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại…) sẽ làm căn cứ để bộ phận kho kiểm tra, đối chiếu. 

Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại nhà cung cấp. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho doanh nghiệp

Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá thành

Bước 8: Thanh toán tiền mua hàng hóa, hạch toán mua hàng

- Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng mua hàng và các giấy tờ, chứng từ liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán gửi sang phòng kế toán.

- Phòng kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại số liệu, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và ngược lại, nếu không phản hồi lại phòng mua hàng bổ sung, điều chỉnh.

- Sau đó, kế toán hạch toán mua hàng dựa trên các giấy tờ, chứng từ liên quan vào sổ sách.

II. Hóa Đơn, Chứng Từ Có Liên Quan Đến Quá Trình Mua Hàng 

Từ các bước trong quy trình mua hàng như ở phần trên, có thể thấy doanh nghiệp cần các chứng từ sau:

• Yêu cầu mua hàng (bộ phận nào có nhu cầu mua thì lập gửi cho phòng mua hàng)
• Kế hoạch mua hàng 
• Đề nghị báo giá (phòng mua hàng gửi sang cho các nhà cung cấp)
• Báo giá (nhà cung cấp gửi lại)
• Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán hàng hóa (phòng mua hàng lập giữa thống nhất giữa hai bên)
• Đề nghị thanh toán (phòng mua hàng gửi sang cho bộ phận kế toán)
• Hóa đơn giá trị gia tăng (bộ phận kế toán)
• Phiếu xuất kho do bên bán lập
• Các chứng từ thanh toán: UNC, Phiếu chi (do bộ phận kế toán)
• Phiếu nhập kho (bộ phận kho)

Nhìn chung, trong quy trình mua hàng có rất nhiều bộ phận, phòng ban kết nối với nhau để nhập kho thành công hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ như: Bộ phận mua hàng, bộ phận có đề nghị mua hàng, bộ phận kế toán, ban lãnh đạo, nhà cung cấp,...

Vậy các bạn có bao giờ tự hỏi giữa nhiều loại chứng từ, giấy tờ và phòng, bộ phận như vậy có khi nào xảy ra sai sót hay không? Có nguyên tắc hạch toán mua hàng được thống nhất chung để có thể thực nhuần nhuyễn, hạn chế sai sót xảy ra.

»»» Review Học Kế Toán Online Ở Đâu Tốt 

III. Nguyên Tắc Hạch Toán Mua Hàng 

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành, Tài khoản 611 - Mua hàng dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu, dụng cụ, công cụ, hàng hóa mua vào để nhập kho, sử dụng trong kỳ của doanh nghiệp.

Nguyên tắc hạch toán mua hàng như sau:

- Tài khoản 611 chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

- Giá trị nguyên vật liệu, dụng cụ, công cụ, hàng hóa mua vào phản ánh trên tài khoản 611 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc.

- Trường hợp hạch toán hàng tồn kho phương pháp kiểm định kỳ, doanh nghiệp phải tổ chức kiểm kê, hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị, số lượng, giá thành cũng từng hàng hóa, sản phẩm tồn kho để xác định giá trị tồn kho xuất vào từng bộ phận sử dụng và xuất bán trong kỳ.

- Kế toán phải mở sổ chi tiết để hạch toán mua hàng theo giá gốc hàng tồn kho mua vào theo từng thứ nguyên vật liệu, dụng cụ, công cụ, hàng hóa mua mới,....

IV. Kết Cấu Và Nội Dung Phản Ánh Của Tài Khoản Mua Hàng - TK 611 

Bên Nợ:

- Kết chuyển giá gốc nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hóa tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê của kế toán) 
Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được doanh nghiệp mua vào trong kỳ.

Bên Có: 

- Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê của kế toán)

- Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, dụng cụ, công cụ xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa doanh nghiệp xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ)

- Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào trả lại cho người bán, hoặc được bán giảm giá.

Lưu ý:

- Tài khoản 611 sẽ KHÔNG có số dư đầu kỳ, cuối kỳ.

- Tài khoản 611 - Mua hàng, có 2 tài khoản cấp 2 như:

• Tài khoản 6111 - Mua nguyên vật liệu: dùng để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào, xuất sử dụng ở trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán.
• Tài khoản 6112 - Mua hàng hóa: dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào, xuất bán ở trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ kế toán.

V. Cách Hạch Toán Mua Hàng Theo Thông Tư 200 

1. Hạch toán mua hàng trong nước không qua kho

Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh là mua hàng về sử dụng ngay trong hoạt động sản xuất, kinh doanh (không qua nhập kho), thông thường sẽ phát sinh các hoạt động như sau:

• Khi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về đến phân xưởng sản xuất hoặc công trường, quản đốc hoặc công nhân phân xưởng nhận nguyên vật liệu để đưa vào trong sản xuất.
• Bộ phận mua hàng giao cho kế toán hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp.
• Kế toán hạch toán mua hàng như chi phí và kê khai hóa đơn đầu vào.
• Trường hợp bộ phận mua hàng thanh toán ngay (bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán lại với kế toán.
• Trường hợp bộ phận mua hàng còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của bộ phận mua hàng, kế toán hạch toán mua hàng công nợ với nhà cung cấp.

Hạch toán mua hàng không nhập kho:

Nợ TK 621, 623, 627, 641… Giá mua gốc chưa gồm thuế GTGT

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán

2. Hạch toán mua hàng trong nước nhập kho

Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh là mua hàng về nhập kho, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động như sau:

• Khi hàng về đến kho, bộ phận mua hàng giao cho bộ phận kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho.
• Kế toán kho (bộ phận kho) lập phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng phê chuẩn và duyệt.
• Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm và nhận hàng, ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho ghi nhận trong sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
• Kế toán hạch toán mua hàng gồm cả thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.

Hạch toán mua hàng nhập kho: 

Nợ TK 152, 155, 156, 611…- Giá mua gốc chưa bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán tiền mua hàng

3. Hạch toán mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

Khi mua hàng có thể phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: tiền thuê kho, thuê bến bãi, bảo hiểm hàng hóa, chi phí vận chuyển, bốc xếp, tháo gỡ, bảo quản đưa hàng hóa từ nhà cung cấp về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên (hàng hư hỏng, thất lạc, vỡ, bay hơi..)… 

Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ chi phí mua hàng liên quan, kế toán sẽ phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng đã mua theo 2 cách: Số lượng hoặc Giá trị của hàng hóa.

Hạch toán mua hàng có chi phí mua hàng phát sinh:

- Mua nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa, dịch vụ:

Nợ TK 152, 156, 641, 642…

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…

- Khi phát sinh chi phí mua hàng:

Nợ TK 152, 156, 641, 642… Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán

4. Hạch toán mua hàng có chiết khấu thương mại

Trong thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, nếu mua hàng với số lượng nào đó (thường là số lượng lớn) doanh nghiệp sẽ được hưởng chiết khấu thương mại theo tỷ lệ % hoặc số tiền chiết khấu thương mại cụ thể. 

Khi đó, số tiền chiết khấu thương mại được giảm trừ trực tiếp vào giá trị nhập kho của hàng hóa và giảm trừ vào tổng giá trị thanh toán ngay trên hóa đơn.

Hạch toán mua hàng có chiết khấu thương mại :

- Mua nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa, dịch vụ:

Nợ TK 152, 156, 641, 642…- Giá mua gốc chưa bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…

- Khi phát sinh chiết khấu thương mại:

Nợ TK 111, 112, 331… - Tổng giá trị chiết khấu thương mại

Có TK 152, 156, 641, 642…- Giá trị chiết khấu thương mại chưa có thuế

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

5. Hạch toán mua hàng khi hàng về trước hoá đơn về sau

Khi mua hàng về mà chưa nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán và thủ kho vẫn làm thủ tục nhập kho bình thường nhưng chỉ hạch toán mua hàng và không hạch toán kê khai thuế GTGT đầu vào. 

Khi nào nhận được hóa đơn, kế toán hoàn thiện hạch toán mua hàng bằng cách bổ sung phần thuế GTGT của hóa đơn mua hàng.

Hạch toán mua hàng như sau:

- Khi hàng về kho mà chưa có hóa đơn GTGT:

Nợ TK 152, 156,…- Tiền mua hàng gốc chưa gồm thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331…

- Sau khi kế toán nhận được hóa đơn GTGT:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ 

Có TK 111, 112, 331…

6. Hạch toán mua hàng khi hoá đơn về trước hàng về sau

Ở cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp nhưng hàng hóa, nguyên vật liệu,... chưa về nhập kho, khi đó căn cứ vào hóa đơn, chứng từ kế toán sẽ ghi nhận “hàng mua đang đi đường”. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán làm thủ tục nhập kho và hạch toán mua hàng, ghi sổ kế toán.

Hạch toán mua hàng trong trường hợp này như sau:

- Khi nhận được hóa đơn mà hàng chưa về:

Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán

- Sau khi hàng về nhập kho:

Nợ TK 152, 156, 641, 642…

Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường

7. Hạch toán mua hàng khi giảm giá hàng đã mua về nhập kho

Khi hàng mua về nhập kho, phát hiện không đúng quy cách, chất lượng, hỏng hóc… như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

• Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận, thống nhất với nhau và lập biên bản về việc giảm giá hàng mua khi phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lượng,...
• Bộ phận mua hàng nhận lại hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung cấp và chuyển cho kế toán để điều chỉnh hạch toán mua hàng.
• Kế toán hạch toán mua hàng với khoản giảm giá hàng mua và ghi chép sổ kế toán.

Hạch toán như sau: 

Nợ TK 111, 112, 331… - Số tiền giảm giá hàng hóa

Có TK 156, 152, 641, 642,...

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

8. Hạch toán mua hàng khi giảm giá hàng mua không qua kho

Tương tự với trường hợp trên, nhưng khi hàng mua về được đưa vào sản xuất trực tiếp hoặc sử dụng ngay (không nhập kho) và các hoạt động tương tự với giảm giá mua hàng về nhập kho.

Hạch toán mua hàng khi giảm giá hàng mua không qua kho như sau:

Nợ TK 111, 112, 331… - Số tiền giảm giá hàng hóa

Có TK 621, 623, 627, 641…

Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

9. Hạch toán mua hàng khi trả lại hàng đã mua về nhập kho

Khi hàng mua về nhập kho, phát hiện không đúng thỏa thuận, chất lượng, chủng loại, hạn sử dụng,... như đã thống nhất trong hợp đồng mua bán, thông thường quy trình trả lại hàng bán khi nhập kho như sau:

- Doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng (Doanh nghiệp mua hàng lập Hóa đơn điều chỉnh tăng gửi sang cho nhà cung cấp và nhà cung cấp lập Hóa đơn điều chỉnh giảm gửi về doanh nghiệp)

- Bộ phận mua hàng đề nghị xuất kho để trả lại hàng.

- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Ban lãnh đạo ký duyệt.

- Bộ phận bán hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng mua bị trả lại.

- Thủ kho xuất kho hàng hóa bị trả lại và ghi nhận trong Thẻ kho.

- Bộ phận mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại

- Bộ phận mua hàng giao lại hàng cùng hóa đơn hàng trả lại cho bên cung cấp.

- Kế toán hạch toán mua hàng bổ sung ghi giảm công nợ và hàng tồn kho

Hạch toán như sau: 

Nợ TK 111, 112, 331… - Số tiền hàng hóa bị trả lại

Có TK 156, 152, 641, 642,....

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

10. Hạch toán mua hàng khi trả lại hàng đã mua không kho

Tương tự như trường hợp trên khi phát hiện hàng hóa không đúng như thỏa thuận trong hợp đồng, chất lượng, chủng loại,... khi mua hàng về trực tiếp dùng trong sản xuất hoặc sử dụng (không qua kho) thì quy trình xử lý ngắn gọn và đơn giản hơn như sau:

• Doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng mua.
• Bộ phận mua hàng làm thủ tục để xuất lại hàng mua bị trả lại.
• Bộ phận mua hàng yêu cầu kế toán xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại
• Bộ phận mua hàng giao lại hàng cùng hóa đơn hàng trả lại cho bên cung cấp.
• Kế toán hạch toán mua hàng ghi giảm công nợ và hàng tồn kho

Hạch toán như sau: 

Nợ TK 111, 112, 331… - Số tiền hàng mua bị trả lại

Có TK 621, 623, 627, 641…

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

11. Hạch toán mua hàng vô hình (mua dịch vụ…)

Thông thường các doanh nghiệp sẽ phát sinh nhu cầu sử dụng một số dịch vụ như: Tiền điện, Internet, chuyển phát, vận chuyển bốc xếp hàng hóa, vệ sinh,... kế toán xử lý:

• Căn cứ vào thỏa thuận về việc cung ứng dịch vụ, nhà cung cấp xuất hóa đơn và yêu cầu doanh nghiệp trả tiền dịch vụ.
• Kế toán thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, nếu chưa thanh toán ngay thì kế toán ghi nhận công nợ với nhà cung cấp.

Hạch toán như sau: 

Nợ TK 152, 156, 641, 642…- Giá mua gốc chưa gồm thuế GTGT

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… - Tổng giá trị phải thanh toán

Xem thêm:

• Tài Khoản 131 Là Gì? Cách Hạch Toán Tài Khoản 131 Theo Thông Tư 200
• Cách Hạch Toán Chi Phí Trả Trước 
• Hạch Toán Chi Phí Tiếp Khách Của Doanh Nghiệp
• Cách Hạch Toán Các Khoản giảm Trừ Doanh Thu 
• Hạch toán tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Gia Đình Kế Toán đã hướng dẫn và chia sẻ tới các bạn cách hạch toán tương đối đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong nước trong bài viết hôm nay. Với nội dung và kiến thức chi tiết từng phần liên quan đến hạch toán mua hàng và quy trình mua hàng chắc chắn sẽ hữu ích với các bạn. Chúc các bạn thành công!