[Checklist] Công Việc Kế Toán Cần Làm Cuối Năm 2025

Tác giả trangadmingdkt 28/10/2025 44 phút đọc

Cuối năm là thời điểm quan trọng nhất của người làm kế toán – giai đoạn tổng hợp số liệu, rà soát chứng từ và hoàn tất báo cáo tài chính, quyết toán thuế. Mọi sai sót trong thời điểm này đều có thể dẫn đến chậm nộp, sai lệch báo cáo hoặc bị xử phạt hành chính.

Vì vậy, kế toán cần chuẩn bị kỹ lưỡng, nắm rõ từng đầu việc để đảm bảo số liệu chính xác, hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy định. Bài viết dưới đây của Gia đình Kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết những công việc kế toán cần làm cuối năm 2025, giúp bạn chủ động và chuyên nghiệp hơn trong khâu tổng kết tài chính doanh nghiệp.

I. Tổng hợp chứng từ, sổ sách kế toán

Tổng hợp chứng từ và sổ sách là bước nền tảng quan trọng trong quy trình khóa sổ cuối năm. Việc kiểm tra, rà soát kỹ lưỡng giúp kế toán đảm bảo số liệu chính xác, hợp lệ và đúng kỳ, đồng thời hạn chế rủi ro sai lệch khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ

Trước hết, kế toán cần rà soát toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra:

Kiểm tra tính hợp lệ về nội dung, mã tra cứu, thời điểm phát hành và chữ ký điện tử.
Đối chiếu thông tin giữa hóa đơn với hợp đồng, phiếu nhập – xuất, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán.
Với hóa đơn điện tử sai sót, phải xử lý và lập lại theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để tránh tồn đọng cuối kỳ.

2. Rà soát chứng từ chi phí và thu – chi tiền

Kế toán cần tập hợp và phân loại toàn bộ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê thanh toán theo từng tháng.

Đảm bảo các khoản chi phí có đủ hồ sơ: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên 20 triệu đồng).
Đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng.
Kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi như chi tiếp khách, khuyến mãi, chi công tác, chi thuê dịch vụ… để được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

Bài viết tham khảo: Kinh Nghiệm Làm Kế Toán Tổng Hợp Cho Người Mới

3. Đối chiếu công nợ phải thu – phải trả

Công việc này giúp đảm bảo tính minh bạch trong quan hệ thanh toán:

Gửi thư xác nhận công nợ khách hàng, nhà cung cấp để đối chiếu số dư.
Kiểm tra các khoản tạm ứng nhân viên, lập bảng quyết toán tạm ứng và thu hồi nếu còn tồn.
Phân loại công nợ theo thời hạn để đánh giá khả năng thu hồi và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi nếu cần.

4. Cập nhật các khoản lương, thưởng và trích nộp BHXH

Kế toán cần rà soát toàn bộ hồ sơ nhân sự, bảng lương, bảng chấm công, quyết định tăng giảm lao động.

Đối chiếu số liệu trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ với cơ quan bảo hiểm.
Đảm bảo các khoản lương, thưởng, phụ cấp được hạch toán đúng kỳ và khớp với tờ khai thuế TNCN.
Rà soát các chứng từ chi lương và thanh toán thưởng cuối năm để phục vụ quyết toán thuế.

Bài viết tham khảo: Cách Kê Khai Bổ Sung Thuế GTGT Tránh Sai Sót Thường Gặp

5. Kiểm tra và đối chiếu sổ sách kế toán tổng hợp

Cuối cùng, kế toán cần đối chiếu toàn bộ sổ kế toán trước khi khóa sổ:

Kiểm tra bảng cân đối tài khoản, đảm bảo số dư đầu kỳ khớp với cuối kỳ năm trước.
Đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái, đảm bảo không có chênh lệch bất thường.
Rà soát các tài khoản trung gian và tạm (như 141, 338, 331, 131, 511, 641, 642…) để xử lý dứt điểm trước khi lập báo cáo tài chính.

Việc tổng hợp chứng từ và sổ sách không chỉ là bước kỹ thuật mà còn giúp kế toán nắm chắc tình hình tài chính doanh nghiệp, phát hiện sai sót kịp thời và chuẩn bị đầy đủ dữ liệu cho giai đoạn đối chiếu thuế và lập báo cáo tài chính cuối năm.

II. Kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán – thuế

Sau khi đã hoàn thiện việc tổng hợp chứng từ và sổ sách, bước tiếp theo kế toán cần thực hiện là đối chiếu và kiểm tra sự thống nhất giữa số liệu kế toán và số liệu kê khai thuế.

Đây là công việc mang tính quyết định, giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của toàn bộ báo cáo tài chính, tránh rủi ro sai lệch khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

1. Đối chiếu doanh thu và chi phí giữa sổ kế toán và tờ khai thuế

Kế toán cần đối chiếu chi tiết doanh thu, giá vốn và chi phí hoạt động giữa sổ kế toán với tờ khai thuế GTGT, TNDN và TNCN.

Kiểm tra tính khớp đúng của doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ giữa sổ kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và tờ khai thuế GTGT.
Đối chiếu chi phí được hạch toán với chi phí được kê khai khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, đảm bảo không có chênh lệch.
Với các khoản thu nhập khác (lãi tiền gửi, thanh lý tài sản, chênh lệch tỷ giá…), cần kiểm tra việc ghi nhận đầy đủ trên cả sổ kế toán và tờ khai thuế.

2. Kiểm tra các khoản chi phí không hợp lý, không có hóa đơn

Trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán phải rà soát toàn bộ các khoản chi phí:

Loại bỏ chi phí không đủ điều kiện hợp lý, như chi không có hóa đơn, chi bằng tiền mặt vượt 20 triệu đồng, chi không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra các khoản khấu hao TSCĐ, chi phí trả trước, dự phòng, thưởng Tết… đã được hạch toán đúng quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Các chi phí phúc lợi, chi tiếp khách, quà biếu… cần đảm bảo nằm trong hạn mức khấu trừ theo quy định của Luật Thuế TNDN.

3. Đối chiếu thuế GTGT đầu vào – đầu ra

Đây là một trong những nội dung kiểm tra trọng yếu:

Đối chiếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với tổng giá trị hóa đơn hợp lệ, đảm bảo không có hóa đơn trùng hoặc hóa đơn sai thông tin.
So sánh số liệu giữa báo cáo thuế GTGT hàng tháng/quý và sổ cái TK 133, TK 3331, kịp thời điều chỉnh sai sót.
Kiểm tra các khoản thuế GTGT nộp thừa hoặc khấu trừ chuyển kỳ sau, đảm bảo được phản ánh đúng trên sổ sách kế toán.

4. Kiểm tra tài sản cố định và khấu hao

Rà soát toàn bộ danh mục tài sản cố định: ghi nhận, điều chuyển, thanh lý trong năm.
Đối chiếu giá trị khấu hao lũy kế giữa sổ kế toán và tờ khai thuế TNDN.
Đảm bảo việc trích khấu hao phù hợp quy định (đúng nguyên giá, thời gian khấu hao, phương pháp khấu hao) theo Thông tư 45/2013/TT-BTC.
Với doanh nghiệp có dự án đầu tư, cần kiểm tra chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang đã được chuyển sang TSCĐ đúng thời điểm chưa.

5. Rà soát tình hình kê khai và nộp thuế TNCN

Kiểm tra các tờ khai thuế TNCN đã nộp trong năm (tháng/quý), đảm bảo thống nhất với bảng lương và sổ kế toán.
Đối chiếu số tiền đã khấu trừ và nộp vào ngân sách nhà nước với số thực tế phải nộp.
Chuẩn bị dữ liệu và hồ sơ để lập quyết toán thuế TNCN năm 2025, bao gồm danh sách người lao động, mã số thuế, thu nhập, giảm trừ và số thuế đã khấu trừ.

Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán – thuế giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện sớm sai sót, tránh bị truy thu và xử phạt trong quá trình thanh tra thuế. Đây là bước đệm cần thiết trước khi lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế cuối năm, đảm bảo số liệu nhất quán, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

III. Lập và kiểm tra báo cáo tài chính cuối năm

Khi đã hoàn thiện việc đối chiếu số liệu thuế và kế toán, bước tiếp theo là lập và kiểm tra báo cáo tài chính cuối năm – bộ hồ sơ quan trọng phản ánh toàn diện tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp. Đây là căn cứ để cơ quan thuế, nhà đầu tư, ngân hàng và ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

1. Lập đầy đủ các báo cáo theo quy định

Kế toán cần lập đủ các biểu mẫu bắt buộc theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (doanh nghiệp lớn), Thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp vừa và nhỏ) hoặc Thông tư 132/2018/TT-BTC (doanh nghiệp siêu nhỏ):

Bảng cân đối kế toán: phản ánh tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại thời điểm cuối năm.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong năm tài chính.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: cho thấy tình hình thu – chi tiền theo hoạt động kinh doanh, đầu tư, tài chính.
Thuyết minh báo cáo tài chính: trình bày chi tiết chính sách kế toán, biến động tài sản, công nợ, chi phí, doanh thu…

2. Kiểm tra tính nhất quán và logic số liệu

Trước khi nộp hoặc gửi kiểm toán, kế toán cần kiểm tra chặt chẽ mối liên kết giữa các chỉ tiêu:

Đảm bảo tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn.
Số liệu lợi nhuận sau thuế trên báo cáo kết quả kinh doanh phải khớp với chỉ tiêu lợi nhuận chưa phân phối trên bảng cân đối kế toán.
Dòng tiền cuối kỳ trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ phải trùng khớp với số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trên bảng cân đối kế toán.
Kiểm tra lại số liệu giữa các sổ chi tiết, sổ cái và báo cáo tổng hợp để tránh chênh lệch.

Bài viết tham khảo: Sai Lầm Thường Gặp Trong Kế Toán Vốn Bằng Tiền

3. Cập nhật quy định và biểu mẫu mới

Từ năm 2025, Bộ Tài chính dự kiến ban hành Thông tư thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Kế toán cần theo dõi, cập nhật kịp thời các thay đổi về hệ thống tài khoản, mẫu biểu và chỉ tiêu báo cáo để đảm bảo lập báo cáo đúng quy định hiện hành.

Với doanh nghiệp có định hướng hội nhập quốc tế, có thể xem xét áp dụng IFRS (Chuẩn mực Báo cáo tài chính quốc tế) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Bài viết tham khảo: TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay

4. Chuẩn bị hồ sơ làm việc với kiểm toán (nếu có)

Với doanh nghiệp bắt buộc kiểm toán, kế toán cần hoàn thiện bộ hồ sơ phục vụ kiểm toán gồm:

Bảng cân đối phát sinh chi tiết các tài khoản.
Sổ chi tiết công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định.
Biên bản kiểm kê, bảng đối chiếu công nợ, sao kê ngân hàng.
Hồ sơ chứng từ chi phí, hợp đồng kinh tế, tờ khai thuế.

Việc lập và kiểm tra kỹ báo cáo tài chính cuối năm không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho kế hoạch phát triển năm tiếp theo.

IV. Thực hiện quyết toán thuế cuối năm

Giai đoạn quyết toán thuế là bước tổng kết toàn bộ nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp với Nhà nước. Việc thực hiện đúng và đầy đủ không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp chủ động về dòng tiền, tránh rủi ro truy thu và xử phạt hành chính.

1. Lập hồ sơ quyết toán thuế TNDN

Kế toán cần tổng hợp toàn bộ doanh thu, chi phí và thu nhập chịu thuế để lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) theo quy định của Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Kiểm tra chi phí được trừ và không được trừ theo Luật Thuế TNDN và Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Rà soát các khoản chi phí lương, khấu hao, tiếp khách, khuyến mãi, phúc lợi... đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Tính toán số thuế TNDN phải nộp sau khi trừ các khoản tạm nộp trong năm.
Đối chiếu và kê khai các khoản lỗ được chuyển sang năm sau (nếu có), theo đúng thời hạn quy định.

2. Lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Kế toán cần thực hiện tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN) kèm bảng kê chi tiết 05-1BK.
Kiểm tra đầy đủ thông tin mã số thuế, thu nhập chịu thuế, giảm trừ bản thân và người phụ thuộc.
Đối chiếu số thuế đã khấu trừ hàng tháng với số phải nộp trong năm.
Tổng hợp danh sách cá nhân ủy quyền và không ủy quyền quyết toán để lập báo cáo đúng hạn.
Hỗ trợ nhân viên hoàn thiện hồ sơ cá nhân (đăng ký người phụ thuộc, điều chỉnh mã số thuế nếu cần).

3. Kiểm tra tính hợp lệ của chi phí khi quyết toán

Trước khi hoàn thiện hồ sơ quyết toán, kế toán cần kiểm tra kỹ toàn bộ chi phí được tính vào thu nhập chịu thuế:

Đảm bảo mọi khoản chi đều có chứng từ hợp lệ, thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị trên 20 triệu đồng.
Các khoản chi không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc vượt định mức phải loại trừ.
Đối với doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, cần tổng hợp đầy đủ số liệu và phân bổ chi phí hợp lý giữa các đơn vị.

4. Đối chiếu thuế GTGT còn khấu trừ hoặc chuyển kỳ sau

Kiểm tra số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ chưa sử dụng hết trong kỳ để xác định phần chuyển sang kỳ sau hoặc đề nghị hoàn thuế (nếu đủ điều kiện).
Đảm bảo số liệu giữa tờ khai thuế GTGT và tài khoản kế toán (TK 133, TK 3331) trùng khớp.
Kiểm tra lại các hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy trong năm để tránh sai lệch số thuế được khấu trừ.

Bài viết tham khảo: Các Trang Web Hữu Ích Hỗ Trợ Công Việc Kế Toán Hiệu Quả

5. Lưu trữ hồ sơ quyết toán thuế

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, kế toán cần lưu trữ đầy đủ tờ khai, phụ lục, chứng từ, sổ sách kế toán và các biên lai nộp thuế.
Hồ sơ quyết toán phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
Nên lưu trữ đồng thời cả bản giấy và bản điện tử để thuận tiện tra cứu khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc thanh tra yêu cầu.

Thực hiện quyết toán thuế cuối năm không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là bước khép lại chu trình kế toán – tài chính của doanh nghiệp. Một hồ sơ quyết toán đầy đủ, rõ ràng và chính xác giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, bảo vệ quyền lợi thuế và thể hiện tính minh bạch trong quản trị tài chính.

V. Kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và công nợ

Cuối năm, việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và công nợ là bước không thể thiếu trong quy trình kế toán. Đây là khâu xác nhận thực tế tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, đảm bảo tính đúng – đủ – trung thực của số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.

1. Kiểm kê quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Kế toán cần phối hợp với thủ quỹ và bộ phận tài chính để kiểm tra toàn bộ số dư tiền:

Đối chiếu quỹ tiền mặt: Kiểm tra thực tế tồn quỹ so với sổ quỹ và tài khoản 111, lập biên bản kiểm kê quỹ cuối năm.
Đối chiếu tiền gửi ngân hàng: So sánh số dư trên sổ kế toán (TK 112) với sao kê ngân hàng, kịp thời xử lý các khoản chênh lệch hoặc giao dịch chưa hạch toán (như phí dịch vụ, lãi tiền gửi).

2. Kiểm kê tài sản cố định

Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản cố định đang sử dụng và tạm ngừng sử dụng:

Đối chiếu giữa sổ theo dõi tài sản cố định (TK 211, 213) với thực tế tại hiện trường.
Ghi nhận các trường hợp hao mòn, hư hỏng, mất mát, điều chuyển nội bộ hoặc thanh lý tài sản.
Rà soát lại hồ sơ khấu hao, đảm bảo mức trích khấu hao và thời gian sử dụng phù hợp quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.
Lập biên bản kiểm kê tài sản cố định có chữ ký của các bên liên quan.

3. Kiểm kê hàng tồn kho

Đối với doanh nghiệp sản xuất, thương mại, kiểm kê hàng tồn kho là bước đặc biệt quan trọng:

Thực hiện kiểm đếm thực tế số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm.
Đối chiếu số lượng tồn thực tế với sổ kế toán (TK 156, 155, 152).
Xác định và xử lý chênh lệch: hao hụt, hư hỏng, hàng kém phẩm chất hoặc mất mát, lập biên bản kiểm kê và hạch toán điều chỉnh.
Trường hợp phát hiện hàng hóa tồn kho quá lâu, cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC.

4. Đối chiếu công nợ phải thu – phải trả

Gửi thư xác nhận công nợ cho khách hàng, nhà cung cấp để thống nhất số liệu.
Đối chiếu chi tiết công nợ trên sổ kế toán (TK 131, 331) với phản hồi của đối tác.
Phân loại các khoản công nợ có rủi ro hoặc nợ quá hạn, đề xuất trích lập dự phòng phải thu khó đòi nếu cần.
Lập biên bản xác nhận công nợ song phương làm căn cứ đối chiếu và lưu trữ.

5. Hạch toán điều chỉnh sau kiểm kê

Sau khi hoàn tất kiểm kê, kế toán cần ghi nhận điều chỉnh vào sổ sách kế toán:

Hạch toán chênh lệch giữa thực tế và sổ kế toán (thừa, thiếu, hao hụt).
Ghi nhận các khoản tổn thất, thanh lý, dự phòng theo đúng quy định.
Đảm bảo toàn bộ biên bản kiểm kê, xác nhận công nợ và bút toán điều chỉnh được lưu cùng hồ sơ kế toán năm.

Công tác kiểm kê giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tài sản và nghĩa vụ tài chính, đồng thời là cơ sở quan trọng để lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan và chuẩn bị sẵn sàng cho kỳ kiểm toán hoặc thanh tra thuế năm 2025.

VI. Hoàn thiện hồ sơ kế toán và lưu trữ

Sau khi hoàn tất các bước khóa sổ, lập báo cáo và quyết toán thuế, kế toán cần tiến hành hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ kế toán cuối năm.

Đây là công đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho các đợt kiểm toán, thanh tra thuế hoặc đối chiếu nội bộ, đồng thời bảo đảm tính tuân thủ theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

1. Lập danh mục hồ sơ kế toán cuối năm

Kế toán cần lập danh sách đầy đủ và hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ kế toán của kỳ:

Sổ tổng hợp và sổ chi tiết theo từng tài khoản, từng bộ phận.
Báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, cùng các phụ lục liên quan.
Hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm kê, bảng đối chiếu công nợ, sao kê ngân hàng, hồ sơ lương và BHXH, biên bản họp HĐQT/HĐTV (nếu có).

Việc lập danh mục giúp quản lý hồ sơ khoa học, thuận tiện tra cứu khui cần kiểm tra hoặc cung cấp cho kiểm toán, cơ quan thế.

2. Đánh số, đóng dấu và lưu trữ chứng từ bản giấy

Đối với hồ sơ giấy, kế toán cần đánh số thứ tự chứng từ, sắp xếp theo thời gian hoặc loại nghiệp vụ.
Các sổ kế toán, báo cáo tài chính, tờ khai thuế… phải được đóng dấu giáp lai và ký xác nhận của người lập, kế toán trưởng và người đại diện pháp luật.
Hồ sơ lưu trữ cần được bảo quản tại nơi khô ráo, có phân loại rõ ràng theo năm tài chính, tránh ẩm mốc, thất lạc.

3. Lưu trữ dữ liệu điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc lưu trữ chứng từ điện tử và dữ liệu kế toán bản mềm là yêu cầu bắt buộc.

Toàn bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán cần được sao lưu định kỳ trên ổ cứng ngoài hoặc hệ thống lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive, hoặc máy chủ nội bộ).
Kiểm tra việc sao lưu tự động, bảo đảm dữ liệu không bị mất khi có sự cố kỹ thuật.
Lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ số, file XML, PDF đúng định dạng quy định để dễ dàng tra cứu và nộp cơ quan thuế khi cần.

4. Quản lý quyền truy cập và bảo mật dữ liệu

Phân quyền truy cập rõ ràng cho từng nhân sự trong phòng kế toán, tránh chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu ngoài thẩm quyền.
Kiểm tra tính bảo mật của phần mềm kế toán, thay đổi mật khẩu định kỳ và thiết lập xác thực hai lớp (nếu có).
Với các doanh nghiệp lớn, nên có quy trình quản lý hồ sơ kế toán nội bộ, bao gồm người chịu trách nhiệm lưu trữ, thời hạn, phương thức bàn giao khi có thay đổi nhân sự.

Việc hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và chuẩn mực trong quản trị tài chính doanh nghiệp. Một hệ thống hồ sơ đầy đủ, khoa học và bảo mật tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống thanh tra, kiểm toán, quyết toán thuế và tạo nền tảng vững chắc cho năm tài chính tiếp theo.

VII. Lập kế hoạch tài chính và dự toán năm sau

Hoàn tất công tác kế toán cuối năm cũng là lúc doanh nghiệp cần nhìn lại hiệu quả hoạt động tài chính trong năm qua để xây dựng kế hoạch và dự toán cho năm tiếp theo.

Việc lập kế hoạch tài chính không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động nguồn lực mà còn nâng cao năng lực quản trị, dự báo và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

1. Phân tích kết quả kinh doanh năm hiện tại

Trước khi lập kế hoạch, kế toán và bộ phận tài chính cần tiến hành phân tích chi tiết kết quả kinh doanh năm vừa qua:

So sánh doanh thu – chi phí – lợi nhuận thực tế với kế hoạch đầu năm để đánh giá mức độ hoàn thành.
Xác định những yếu tố ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến hiệu quả hoạt động: biến động giá nguyên vật liệu, thay đổi chính sách thuế, biến động thị trường, năng suất lao động…
Rút kinh nghiệm từ các hạn chế trong công tác kế toán, thu – chi, quản lý tồn kho, công nợ và dòng tiền để điều chỉnh cho năm sau.

2. Dự toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận năm sau

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất – kinh doanh, xu hướng thị trường và kết quả phân tích năm trước, kế toán lập dự toán doanh thu và chi phí cho từng tháng hoặc quý.
Tính toán các chỉ tiêu biên lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần, tỷ suất lợi nhuận sau thuế, đảm bảo phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Đưa ra các giả định về tỷ lệ tăng trưởng, biến động chi phí và thuế để lập kịch bản tài chính (kịch bản cơ sở, tích cực và thận trọng).

3. Xây dựng ngân sách tài chính theo tháng/quý

Lập ngân sách hoạt động chi tiết: chi phí sản xuất, chi phí nhân sự, chi phí marketing, chi phí quản lý.
Phân bổ ngân sách theo từng bộ phận, đảm bảo cân đối giữa khả năng tài chính và mục tiêu doanh thu.
Dự kiến nhu cầu vốn lưu động và thời điểm giải ngân để đảm bảo dòng tiền ổn định, tránh thiếu hụt trong các giai đoạn cao điểm.
Cập nhật kế hoạch ngân sách định kỳ theo tình hình thực tế, kịp thời điều chỉnh khi có biến động lớn.

4. Đề xuất kế hoạch dòng tiền, quỹ dự phòng và đầu tư mở rộng

Lập kế hoạch dòng tiền (Cash Flow Plan) dựa trên dòng thu – chi thực tế, đảm bảo luôn duy trì dòng tiền dương cho hoạt động kinh doanh.
Xây dựng quỹ dự phòng tài chính để ứng phó các rủi ro về thị trường, nợ xấu hoặc biến động chi phí.
Đánh giá khả năng đầu tư mở rộng: mua sắm máy móc, phát triển sản phẩm mới, mở chi nhánh hoặc đầu tư tài chính.
Đề xuất chính sách quản trị tài chính năm tới, bao gồm giới hạn chi tiêu, quản lý công nợ, và phương án huy động vốn (vay ngân hàng, phát hành trái phiếu, gọi vốn đối tác…).

Việc lập kế hoạch tài chính và dự toán năm sau không chỉ là bước tổng kết, mà còn là chiến lược định hướng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một bản kế hoạch tài chính khoa học, khả thi và linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực, giảm rủi ro và tối ưu hiệu quả kinh doanh trong năm tài chính mới.

Công việc kế toán cuối năm đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và tuân thủ đúng quy định để đảm bảo số liệu chính xác, minh bạch. Khi thực hiện đầy đủ các bước từ tổng hợp chứng từ, đối chiếu thuế – kế toán, lập báo cáo tài chính đến quyết toán và lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp không chỉ hoàn thành nghĩa vụ pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho kế hoạch tài chính năm sau.