Hướng dẫn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hàng tháng, quý các doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế. Để giúp các kế toán không xảy ra sai sót, trong bài viết này Gia đình kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết bằng hình ảnh cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm HTKK và những lưu ý khi thực hiện.

»»»» Review Khóa Học Kế Toán Online Tốt Nhất 

I. Quy định về lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

*Đối với doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng:

Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế 

(Theo Thông tư 119/2014/TT-BTC ở Điều 5 Khoản 4. Sửa đổi khổ thứ hai Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC)

Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.

Ví dụ: Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tháng 01/2021 chậm nhất vào ngày 20/02/2021.

*Đối với doanh nghiệp 

nộp báo cáo theo quý:

Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp không có thông báo của thuế về việc doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế.

Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý chậm nhất là 30 ngày của tháng đầu quý sau.

Ví dụ: Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý IV/2020 chậm nhất vào 30/01/2021.

Lưu ý: 

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn tức là không phát sinh hoạt động bán hàng thì vẫn phải làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0). 

(Quy định tại Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC)

Không phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nếu chỉ mới thông báo phát hành mà chưa sử dụng. 

Theo Công văn số 4861/TCT-CS ngày 04/12/2018 của Tổng cục Thuế về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì: trường hợp doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn trong quý I nhưng đăng ký thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn là từ quý II thì không phải nộp báo cáo hóa đơn của quý I, theo đó không bị xử phạt đối với hành vi không nộp báo cáo hóa đơn quý I.

Hướng dẫn lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo tháng 

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính.

Bước 1: Mở phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK)

Đăng nhập vào HTKK ⇒ Chọn trong mục “Hóa đơn” ⇒ Chọn mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)

⇒ Chọn kỳ kê khai: “Tờ khai tháng” đối với doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế theo tháng 

Hoặc “Tờ khai quý” đối với doanh nghiệp nộp thuế theo quý

⇒ Chọn kỳ muốn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ⇒ Đồng ý.

Lưu ý: Trên phần mềm HTKK có 2 mẫu BC26/AC:

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC);
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/AC).

Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/AC) chỉ dành cho những Hóa đơn được quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC bao gồm: 

- Hóa đơn cước dịch vụ viễn thông

- Hóa đơn tiền điện

- Hóa đơn tiền nước

- Hóa đơn thu phí dịch vụ của các của ngân hàng

- Vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải

- Các loại tem

- Vé và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính

Bước 2: Điền đầy đủ các chỉ tiêu ở các cột trên báo cáo

• Cột "Mã loại hóa đơn": Chọn hình mũi tên đi xuống ở góc phải ô để lựa chọn loại hóa đơn.

Ví dụ: Nếu làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT thì chọn “01GTKT”. Nếu làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn “02GTTT”.

• Cột 2 “Tên loại hóa đơn”: Phần mềm HTKK sẽ tự nhảy theo Mã loại hóa đơn.
• Cột 3 “Ký hiệu mẫu hóa đơn”: Phần mềm HTKK sẽ tự nhảy Mã loại hóa đơn nhưng chỉ hiển thị “01GTKT” hoặc “02GTTT”. Cần điền thêm hậu tố theo đúng ký hiệu mẫu hóa đơn của doanh nghiệp, lấy thông tin ở góc phải của hóa đơn đầu ra dòng đầu tiên.

Ví dụ: Hóa đơn GTGT điện tử và in theo mẫu lần 1 thì sẽ điền là 01GTKT0/001.

• Cột 4 “Ký hiệu hóa đơn”: Điền ký hiệu của hóa đơn trên hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp, lấy thông tin ở góc phải của hóa đơn dòng thứ 2.
• Cột 5 “Tổng số”: Phần mềm tự động tổng hợp kết quả (không cần điền).
• Cột “Số tồn đầu kỳ”:
• Cột 6 “Từ số”: Điền số hóa đơn chưa lập nhỏ nhất của kỳ thuế trước.
• Cột 7 “Đến số”: Điền số hóa đơn lớn nhất trong số hóa đơn đã làm Thông báo sử dụng hóa đơn.

Ví dụ: Doanh nghiệp A thông báo phát hành với cơ quan thuế 500 số hóa đơn thì số hóa đơn cuối cùng là 0000500 → điền 0000500 vào cột này.

• Cột số 8 và 9 “Số mua/phát hành trong kỳ”: Là số hóa đơn GTGT đặt mua mà trong kỳ tính thuế doanh nghiệp đã làm thông báo phát hành hóa đơn, hoặc số hóa đơn bán hàng mà trong kỳ doanh nghiệp đã mua của Chi cục thuế.

Ví dụ: Doanh nghiệp X trong quý này mới đặt mua và làm thông báo phát hành với cơ quan thuế 300 số hóa đơn thì điền ( Cột 8: 0000001; Cột 9: 0000300). Nếu trong kỳ doanh nghiệp không phát hành hóa đơn GTGT hoặc không mua hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế thì 2 cột này bỏ trống.

• Cột 10, 11, 12 “Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy”: Phần mềm HTKK sẽ tự động tổng hợp.
• Cột số 13 “Số lượng hóa đơn đã sử dụng”: Điền số lượng hóa đơn đã xuất ra, không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ.
• Cột 13 = Số hóa đơn sử dụng cuối cùng trong kỳ – Số hóa đơn sử dụng đầu tiên trong kỳ + 1 – Số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy.
• Cột 15 “Số Xóa bỏ”: Số hóa đơn đã lập nhưng do sai sót nên phải xóa bỏ (phải điền đầy đủ tất cả các số hóa đơn xóa bỏ).

• Cột 17 “Số Mất”: Số hóa đơn đã lập nhưng bị mất.
• Cột 19 “Số Hủy”: Những hóa đơn chưa từng sử dụng (lập) phải hủy theo quy định do Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn, công ty giải thể, chia tách, sáp nhập, … không tiếp tục sử dụng hóa đơn. Phải thành lập hội đồng hủy, có quyết định hủy và phải thông báo kết quả hủy với cơ quan thuế.

Chú ý: Khi đưa các số hóa đơn xóa bỏ, mất hoặc hủy vào phần mềm HTKK phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn và sử dụng dấu chấm phẩy “;” để ngăn cách giữa các số, không sử dụng dấu cách.

• Cột 14, 16, 18 “Số lượng”: Phần mềm tự động tổng hợp từ các số hóa đơn được điền vào các cột 15, 17, 19.
• Cột 20, 21, 22 ” Tồn cuối kỳ”: Phần mềm tự động tổng hợp (không cần điền).
• Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp: Nhập tên Giám đốc
• Người lập biểu: Nhập tên Người lập biểu
• Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.

Bước 3: Chọn “Ghi”, nếu có lỗi phần mềm sẽ tự động thông báo.

Bước 4: Nếu thành công, chọn “Kết xuất XML” để kết xuất Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế.

Xem thêm: Học kế toán tổng hợp ở đâu tốt 

Một số Lưu ý khi lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 

1. Mức phạt khi nộp chậm, làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hoặc theo quý thì doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt theo Điều 13 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 176/2016/TT-BTC quy định mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

– Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan Thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn từ ngày 1 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

– Phạt tiền từ 2.000.000 - 4.000.000 đồng trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định

– Phạt tiền từ 4.000.000 - 8.000.000 đồng với hành vi không nộp báo cáo gửi cơ quan Thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan Thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

Lưu ý: 

• Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Phạt từ 200.000 - 1.000.000 đồng
• Ngoài bị phạt tiền, Doanh nghiệp phải lập và gửi lại cơ quan Thuế báo cáo đúng quy định
• Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi Cơ quan Thuế trước khi cơ quan Thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp Thuế thì không bị phạt tiền.

2. Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Hiện nay, theo quy định của cơ quan Thuế, có hai loại hoá đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời: 

• Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC
• Hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế. Do đó, nếu sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Xem thêm: Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử