Trường Hợp Nào Phải Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh và Thay Thế?

Khi xuất hóa đơn, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống sai sót về số liệu, thông tin người mua – bán, hay thậm chí thay đổi nội dung giao dịch. Lúc này, việc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế là bắt buộc để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật và tránh rủi ro xử phạt. Vậy trong thực tế, trường hợp nào phải lập hóa đơn điều chỉnh và trường hợp nào phải lập hóa đơn thay thế? Bài viết dưới đây của Gia đình kế toán sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng, dễ áp dụng trong công việc kế toán – thuế hàng ngày.

I. Khái niệm và Cơ sở pháp lý

1. Hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được lập để điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn gốc mà không làm thay đổi bản chất giao dịch. Ví dụ, khi có sai sót về số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền, hoặc thông tin người mua, nhưng giao dịch vẫn giữ nguyên.

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử và các quy định liên quan.

2. Hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế là hóa đơn được lập để thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc khi có sai sót lớn, chẳng hạn như sai toàn bộ nội dung của hóa đơn (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, mã số thuế người mua, v.v.). Hóa đơn thay thế thường được sử dụng khi giao dịch bị hủy bỏ hoặc có thay đổi căn bản về các yếu tố giao dịch.

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản sửa đổi bổ sung.

Bài viết tham khảo: Mức Xử Phạt Vi Phạm Về Hóa Đơn Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

II. Trường hợp phải lập Hóa đơn điều chỉnh

1. Sai sót về số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền nhưng vẫn giữ nguyên hiệu lực giao dịch ban đầu

Khi phát hiện các sai sót này, nhưng giao dịch vẫn giữ nguyên giá trị và không thay đổi bản chất của hợp đồng, bạn chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ:

Doanh nghiệp A bán 100 bộ máy tính cho khách hàng B, giá mỗi bộ là 10 triệu đồng. Tuy nhiên, khi phát hành hóa đơn, nhân viên kế toán ghi nhầm số lượng là 90 bộ thay vì 100 bộ. 

Đây là sai sót nhỏ về số lượng và thành tiền, nhưng bản chất giao dịch vẫn không thay đổi. Do đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh.

2. Sai sót về mã số thuế, địa chỉ, tên người mua nhưng không làm thay đổi bản chất giao dịch

Khi có sai sót về các thông tin người mua (mã số thuế, tên công ty, địa chỉ) nhưng không làm thay đổi nội dung giao dịch, hóa đơn điều chỉnh là giải pháp hợp lý.

Ví dụ:

Công ty X bán hàng cho công ty Y, nhưng khi lập hóa đơn, mã số thuế của công ty Y bị ghi sai. Mặc dù có sai sót, giao dịch vẫn diễn ra bình thường và không làm thay đổi bản chất hợp đồng. Hóa đơn điều chỉnh sẽ được sử dụng để sửa lại mã số thuế cho đúng.

Bài viết tham khảo: TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay

III. Trường hợp phải lập Hóa đơn thay thế

1. Hóa đơn lập sai toàn bộ nội dung

Khi hóa đơn lập sai hoàn toàn các thông tin cơ bản của giao dịch như thông tin người mua, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, v.v., hóa đơn thay thế là cần thiết.

Ví dụ:

Công ty X bán 200 chiếc máy tính với giá 5 triệu đồng mỗi chiếc. Tuy nhiên, khi lập hóa đơn, nhân viên kế toán ghi sai tên sản phẩm thành "máy tính bảng" thay vì "máy tính để bàn", đồng thời ghi sai thông tin khách hàng và địa chỉ. Hóa đơn này phải được hủy và lập hóa đơn thay thế.

Bài viết tham khảo: Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Làm Kế Toán Thuế Và Cách Tránh

2. Hóa đơn bị hủy bỏ theo thỏa thuận và lập lại cái mới

Trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ hoặc thay đổi, hóa đơn ban đầu sẽ không còn giá trị và cần phải lập hóa đơn thay thế.

Ví dụ:

Doanh nghiệp A ký hợp đồng bán 100 tấn thép cho doanh nghiệp B, nhưng sau đó hai bên thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng. Trong trường hợp này, hóa đơn gốc phải được hủy và hóa đơn thay thế được lập lại để phản ánh việc hủy giao dịch.

3. Các tình huống đặc biệt cần thay thế

• Hóa đơn bị mất hoặc hư hỏng không thể sử dụng lại.

• Các thay đổi căn bản về đối tượng chịu thuế, ví dụ: chuyển nhượng tài sản giữa các bên.

Bài viết tham khảo: Xuất Hóa Đơn Đúng Quy Định Cho Hộ Kinh Doanh Mới Nhất

IV. So sánh Hóa đơn điều chỉnh và Hóa đơn thay thế

V. Lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp và kế toán

1. Cách rà soát để chọn đúng hình thức xử lý

Xác định mức độ sai sót: Nếu sai sót chỉ về số lượng, đơn giá hoặc thông tin người mua, chọn hóa đơn điều chỉnh. Nếu sai sót về thông tin cơ bản của giao dịch, chọn hóa đơn thay thế.

Kiểm tra tính hợp lý của giao dịch: Nếu có sự thay đổi về bản chất giao dịch, lập hóa đơn thay thế. Nếu chỉ là sai sót nhỏ, lập hóa đơn điều chỉnh.

2. Sai lầm thường gặp khi xử lý hóa đơn sai sót

• Lập hóa đơn thay thế khi chỉ cần điều chỉnh.

• Quên hủy hóa đơn cũ khi lập hóa đơn thay thế.

• Không điều chỉnh thuế GTGT sau khi lập hóa đơn điều chỉnh.

• Quên gửi hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng.

3. Khuyến nghị theo kinh nghiệm thực tế và hướng dẫn của cơ quan thuế

• Tuân thủ quy trình kiểm tra và xử lý sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế ngay khi phát hiện sai sót.

• Giữ liên kết giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế trong phần mềm điện tử.

• Lập hóa đơn điều chỉnh kịp thời và tránh để sai sót kéo dài.

Với những thông tin trên, hy vọng bạn đã nắm rõ được các quy định và cách thức xử lý hóa đơn điều chỉnh và thay thế trong doanh nghiệp. Nếu cần thêm thông tin chi tiết, bạn có thể tham khảo thêm các tài liệu và bài viết trên Gia đình kế toán nhé!