Xuất Hóa Đơn Đúng Quy Định Cho Hộ Kinh Doanh Mới Nhất

Xuất hóa đơn là vấn đề khiến nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ bối rối: Có cần xuất không? Khi nào phải xuất? Nếu không xuất có sao không? – đặc biệt trong bối cảnh năm 2025, chính sách thuế và hóa đơn có nhiều điểm cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC

Trên thực tế, dù không phải lúc nào hộ kinh doanh cũng phải xuất hóa đơn, nhưng nếu không nắm rõ quy định, bạn rất dễ bị áp sai thuế, từ chối chi phí hợp lý, thậm chí bị xử phạt hành chính.

Trong bài viết này, Gia đình kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn đúng quy định cho hộ kinh doanh năm 2025 – từ việc xác định trường hợp phải xuất, quy trình xin hóa đơn lẻ đến những sai sót phổ biến cần tránh.

Dù bạn chỉ kinh doanh nhỏ lẻ, bán online hay mở cửa hàng trực tiếp, thì việc hiểu đúng về hóa đơn là yếu tố bắt buộc nếu muốn hoạt động ổn định, minh bạch và mở rộng kinh doanh lâu dài.

I. Giới thiệu: Vì sao hộ kinh doanh cần hiểu đúng quy định xuất hóa đơn?

Trong nhiều năm, không ít hộ kinh doanh nhỏ lẻ vẫn cho rằng “mình chỉ bán lẻ, không cần hóa đơn”. Tuy nhiên, tư duy này không còn phù hợp với chính sách thuế hiện hành – đặc biệt kể từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ 01/06/2025.

Theo quy định mới, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên đều thuộc diện quản lý thuế khoán hoặc khai thuế từng lần phát sinh, và trong nhiều trường hợp vẫn phải xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của người mua.

Nếu không xuất đúng hóa đơn:

• Hộ kinh doanh sẽ không được ghi nhận doanh thu hợp lý;
• Đối tác (thường là doanh nghiệp) không thể khấu trừ chi phí → mất cơ hội bán hàng;
• Có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 2–8 triệu đồng cho mỗi hóa đơn sai phạm;
• Về lâu dài, gây khó khăn khi mở rộng mô hình hoặc chuyển đổi lên doanh nghiệp.

Việc hiểu đúng và thực hiện đúng quy định về hóa đơn không chỉ để tránh rủi ro pháp lý, mà còn giúp hộ kinh doanh nâng cao uy tín, mở rộng tệp khách hàng và dễ dàng minh bạch hóa hoạt động tài chính.

Trong các phần tiếp theo, Gia đình kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết từng loại hóa đơn hộ kinh doanh được phép sử dụng, điều kiện xuất hóa đơn, cách xin cấp và những lỗi thường gặp – theo đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC và Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Bài viết tham khảo: Hộ kinh doanh được gì từ nghị quyết 68-NQ/TW?

II. Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn không? Khi nào bắt buộc?

Không phải mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc xuất hóa đơn trong mọi giao dịch. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, có những trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn – kể cả với hộ kinh doanh nhỏ lẻ:

1. Khi nào bắt buộc phải xuất hóa đơn?

• Bán hàng, cung cấp dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp cần hóa đơn để hạch toán chi phí – dù bạn là hộ khoán hay hộ kê khai.
• Theo yêu cầu của người mua: Nếu người mua yêu cầu cung cấp hóa đơn, bạn bắt buộc phải xuất, kể cả khi chỉ phát sinh một lần.
• Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa/dịch vụ ăn uống, vận tải… sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

2. Khi nào không bắt buộc xuất hóa đơn?

• Giao dịch với cá nhân tiêu dùng cuối, mua bán lẻ không yêu cầu hóa đơn.
• Hộ kinh doanh chỉ hoạt động nhỏ lẻ, không đăng ký thuế GTGT, không có phát sinh giao dịch với tổ chức, có thể không cần phát hành hóa đơn định kỳ.

3. Phân biệt 3 hình thức hộ kinh doanh phổ biến liên quan đến hóa đơn

Việc hiểu rõ mình thuộc hình thức nào và khi nào cần xuất hóa đơn là yếu tố then chốt để hộ kinh doanh tránh bị xử phạt, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp trong mọi giao dịch.

III. Các loại hóa đơn hộ kinh doanh được sử dụng hiện nay

Tùy theo quy mô, cách kê khai thuế và nhu cầu xuất hóa đơn, hộ kinh doanh có thể sử dụng các loại hóa đơn sau:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn phổ biến và được khuyến khích sử dụng theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

• Được phát hành thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
• Cơ quan thuế cấp mã riêng cho từng hóa đơn trước khi gửi cho người mua.
• Bắt buộc áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu lớn (từ 1 tỷ đồng/năm trở lên) và sử dụng máy tính tiền theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Có giá trị pháp lý, được doanh nghiệp mua hàng khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lý.

Bài viết tham khảo: Hướng Dẫn Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Nhỏ Lẻ Từ A-Z

2. Hóa đơn bán lẻ (không có giá trị khấu trừ)

Một số hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán lẻ khi bán hàng cho người tiêu dùng cá nhân hoặc không có nhu cầu ghi nhận vào chi phí doanh nghiệp.

• Dạng phiếu thu – hóa đơn viết tay, chỉ để người mua đối chiếu.
• Không có mã số thuế, không được khấu trừ thuế GTGT.
• Không thay thế cho hóa đơn hợp lệ nếu cơ quan thuế kiểm tra.

3. Hóa đơn giấy (trường hợp đặc biệt chuyển tiếp)

• Từ 01/7/2022, hóa đơn giấy không còn được phát hành mới.
• Tuy nhiên, một số hộ kinh doanh có thể còn sử dụng hóa đơn giấy cũ còn tồn kho trong một số trường hợp chuyển tiếp có sự chấp thuận từ cơ quan thuế.

4. Hóa đơn lẻ – Xin cấp từng lần tại Chi cục Thuế

• Đây là hình thức phổ biến đối với hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hoặc không có phần mềm hóa đơn điện tử.
• Khi có giao dịch với công ty, tổ chức cần hóa đơn, hộ kinh doanh phải lập hồ sơ xin cấp hóa đơn lẻ tại Chi cục Thuế (mỗi lần phát sinh xin 1 hóa đơn).
• Hồ sơ gồm: tờ khai mẫu 01/ĐKT-HĐĐT, hợp đồng hoặc biên bản bán hàng, chứng minh nhân dân, mã số thuế…

Lưu ý: Dù là hóa đơn lẻ nhưng vẫn có giá trị pháp lý nếu được cơ quan thuế cấp mã. Tuy nhiên, quy trình xin và thời gian xử lý thường mất 1–3 ngày làm việc.

Việc lựa chọn đúng loại hóa đơn tùy thuộc vào hình thức kinh doanh, mức doanh thu và nhu cầu khách hàng. Hộ kinh doanh cần nắm rõ để xuất đúng, đủ, hợp lệ – tránh bị loại chi phí hoặc xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

IV. Quy trình xuất hóa đơn đúng quy định năm 2025

Tùy theo hình thức kinh doanh và khả năng triển khai hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh sẽ thực hiện quy trình xuất hóa đơn theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (nếu đủ điều kiện)

• Hộ kinh doanh có doanh thu lớn, có phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng kết nối máy tính tiền cần đăng ký phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua cổng Thuế điện tử (eTax).
• Cần đăng ký mẫu hóa đơn, phương pháp kê khai, thông tin người nộp thuế.

Áp dụng với hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Xin cấp hóa đơn lẻ tại Chi cục Thuế (nếu không phát hành hóa đơn thường xuyên)

Với hộ khoán hoặc không sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử:

• Mỗi lần bán hàng cho doanh nghiệp, tổ chức, phải xin cấp hóa đơn điện tử từng lần tại Chi cục Thuế.

• Hồ sơ xin hóa đơn gồm:

  - Đơn đề nghị cấp hóa đơn

  - Hợp đồng mua bán, biên bản giao hàng (nếu có)

  - CCCD/CMND và mã số thuế của hộ kinh doanh

Bước 3: Kê khai – nộp thuế trước khi lấy hóa đơn

Trước khi được cấp hóa đơn, hộ kinh doanh phải:

• Tạm tính và nộp thuế GTGT, TNCN tương ứng với doanh thu trong giao dịch
• Được cơ quan thuế xác nhận đã nộp thuế → mới được cấp hóa đơn

Lưu ý: Thuế được tính theo tỷ lệ quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC (VD: bán hàng: GTGT 1%, TNCN 0.5%).

Bước 4: Giao hóa đơn – lưu trữ – báo cáo

• Giao hóa đơn hợp lệ (bản điện tử có mã) cho bên mua qua email hoặc in kèm biên bản giao hàng.
• Lưu trữ hóa đơn theo quy định 10 năm dưới dạng điện tử.
• Nếu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên → phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc năm.

Việc thực hiện đầy đủ 4 bước trên sẽ giúp hộ kinh doanh:

• Xuất hóa đơn đúng quy định,
• Tránh rủi ro bị phạt do sai sót trong kê khai, ghi sai nội dung hóa đơn,
• Và đặc biệt, tăng uy tín trong giao dịch với khách hàng doanh nghiệp.

V. Một số lưu ý thực tế khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh

Dù hộ kinh doanh không có hệ thống kế toán bài bản như doanh nghiệp, nhưng việc xuất hóa đơn vẫn cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý, tránh bị xử phạt hoặc loại chi phí.

1. Không ghi sai mã số thuế, sai tên hàng hóa

• Khi xuất hóa đơn, mã số thuế của bên mua phải ghi đúng theo đăng ký doanh nghiệp.
• Tên hàng hóa, dịch vụ cần thể hiện rõ ràng, không được viết mập mờ hoặc chung chung như “hàng hóa”, “dịch vụ”.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền… phải khớp với hợp đồng/giao dịch thực tế.

Trường hợp viết sai tên công ty, mã số thuế hoặc tên hàng hóa có thể dẫn đến hóa đơn không được bên mua chấp nhận đưa vào chi phí hoặc bị loại khi thanh – kiểm tra thuế.

2. Không được ghi lùi ngày hóa đơn

• Việc lùi ngày hóa đơn (xuất hóa đơn sau rồi ghi ngày trước) là hành vi bị cấm tuyệt đối.
• Nếu phát hiện, cơ quan thuế có thể xử phạt từ 4 đến 8 triệu đồng/hóa đơn tùy mức độ (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Tốt nhất: Hóa đơn nên xuất ngay tại thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

3. Trường hợp hóa đơn bị sai: xử lý như thế nào?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 2 cách xử lý tùy thời điểm phát hiện sai sót:

• Chưa gửi cho người mua: Được phép hủy hóa đơn sai, lập lại hóa đơn mới.

• Đã gửi cho người mua:

  - Lập văn bản thỏa thuận giữa hai bên;

        -Sau đó lập hóa đơn điều chỉnh (nội dung sai), hoặc hóa đơn thay thế tùy trường hợp.

Việc điều chỉnh cần thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử và báo cáo đầy đủ với cơ quan thuế.

4. Hóa đơn của hộ kinh doanh có được ghi nhận chi phí không?

• Có, nếu hộ kinh doanh xuất đúng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp mua hàng từ hộ kinh doanh vẫn được đưa vào chi phí hợp lý, nhưng:
• Hóa đơn phải hợp lệ (không sai sót);
• Có đủ hợp đồng, biên bản giao hàng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu từ 20 triệu đồng trở lên).

Việc xuất hóa đơn đúng không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, mà còn tăng độ tin cậy trong giao dịch, mở ra cơ hội làm việc với các khách hàng lớn, tổ chức chuyên nghiệp.

Việc xuất hóa đơn đúng quy định là trách nhiệm quan trọng của hộ kinh doanh, đặc biệt khi bán hàng cho doanh nghiệp hoặc tổ chức cần hóa đơn đầu vào. Chỉ một sai sót nhỏ như ghi sai thông tin, lùi ngày, hay lập sai mẫu cũng có thể khiến bạn mất chi phí hoặc bị xử phạt thuế.

Trong bối cảnh chính sách thuế thay đổi liên tục, chủ hộ nên chủ động trang bị kiến thức về thuế – sổ sách – hóa đơn để quản lý kinh doanh an toàn, minh bạch.

Nếu bạn muốn tự làm sổ sách, kê khai và xuất hóa đơn đúng quy định, có thể tham khảo khóa học kế toán hộ kinh doanh tại Lê Ánh – khóa học thực hành từ A–Z, phù hợp với cả người mới bắt đầu, chủ hộ, hoặc người làm kế toán nội bộ.

Bài viết tham khảo: Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể

Học xong, bạn có thể hoàn toàn tự tin kiểm soát tài chính – thuế mà không phụ thuộc người khác.