Cách Kê Khai Bổ Sung Thuế GTGT Tránh Sai Sót Thường Gặp

Tác giả trangadmingdkt 16/09/2025 17 phút đọc

Trong quá trình làm việc, không ít kế toán gặp phải tình huống kê khai thuế GTGT sai sót: nhầm lẫn số liệu, khai thiếu hóa đơn, hoặc ghi nhầm chỉ tiêu trên tờ khai. Những lỗi này nếu không được xử lý kịp thời có thể dẫn đến bị truy thu thuế, phạt chậm nộp và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Để hạn chế rủi ro, pháp luật cho phép kế toán thực hiện kê khai bổ sung thuế GTGT nhằm điều chỉnh sai sót. Tuy nhiên, nhiều bạn vẫn còn lúng túng về quy trình, nguyên tắc và cách ghi trên tờ khai. Trong bài viết này, Gia đình Kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai bổ sung, kèm những lưu ý quan trọng để bạn tránh mắc phải lỗi thường gặp.

1. Cơ sở pháp lý về kê khai bổ sung thuế GTGT

Khi phát hiện sai sót trong quá trình kê khai thuế GTGT, kế toán cần dựa trên các quy định pháp luật hiện hành để thực hiện việc kê khai bổ sung đúng quy định. Các văn bản pháp lý chính bao gồm:

Luật Quản lý Thuế 2019 – quy định nguyên tắc chung về kê khai, nộp thuế và quyền, nghĩa vụ của người nộp thuế khi phát hiện sai sót.
Nghị định 126/2020/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý Thuế, trong đó có quy định rõ về việc kê khai, nộp hồ sơ khai thuế bổ sung và thời hạn thực hiện.
Thông tư 80/2021/TT-BTC – hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý Thuế, bao gồm mẫu biểu, quy trình kê khai bổ sung thuế GTGT qua hệ thống điện tử.
Các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế – thường xuyên cập nhật, giải đáp các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp, giúp kế toán hiểu rõ hơn cách áp dụng trong từng tình huống cụ thể.

Bài viết tham khảo: TỰ HỌC KẾ TOÁN: Hướng Dẫn Từng Bước Cho Người Mới

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp và kế toán viên đảm bảo việc kê khai bổ sung thuế GTGT được thực hiện đúng quy định và tránh bị xử phạt.

2. Những sai sót thường gặp khi kê khai thuế GTGT

Trong thực tế, việc kê khai thuế GTGT dễ phát sinh nhầm lẫn do khối lượng chứng từ nhiều và thay đổi thường xuyên của chính sách thuế. Một số lỗi phổ biến mà kế toán thường gặp gồm:

2.1. Khai thiếu hoặc khai sai hóa đơn

Bỏ sót hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra trong kỳ.
Ghi sai thông tin hóa đơn (mã số thuế, ngày tháng, giá trị).

Bài viết tham khảo: Phân Biệt Đối Tượng Chịu Thuế và Không Chịu Thuế GTGT 2025

2.2. Nhập sai số liệu

Hạch toán sai thuế suất (5% thay vì 10% hoặc ngược lại).
Sai doanh thu tính thuế, sai số thuế GTGT được khấu trừ.

2.3. Sai chỉ tiêu trên tờ khai 01/GTGT

Nhầm lẫn giữa chỉ tiêu [22] và [23] (thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang).
Nhập số liệu vào sai dòng khiến tổng số thuế phải nộp không khớp thực tế.

2.4. Không nộp tờ khai đúng hạn

Chậm nộp tờ khai dẫn đến không được kê khai bổ sung kịp thời.
Quên nộp hồ sơ bổ sung khi phát hiện sai sót.

2.5. Không kiểm tra chéo sổ sách – hóa đơn – tờ khai

Sổ sách kế toán và dữ liệu kê khai không đồng nhất.
Chỉ tập trung vào phần mềm kê khai thuế mà không đối chiếu lại chứng từ gốc.

Những sai sót này nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế, phạt chậm nộp, và mất uy tín với cơ quan thuế.

3. Quy định về kê khai bổ sung thuế GTGT

Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, việc kê khai bổ sung thuế GTGT được điều chỉnh bởi Luật Quản lý Thuế và các văn bản hướng dẫn. Một số quy định quan trọng kế toán cần lưu ý:

3.1. Thời điểm được kê khai bổ sung

Doanh nghiệp chỉ được kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại đơn vị.
Sau thời điểm này, mọi sai sót sẽ được xử lý theo kết quả kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.

>>> Xem thêm: Đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt

3.2. Nguyên tắc kê khai bổ sung

Kê khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế của kỳ kê khai hiện tại, mà chỉ điều chỉnh cho kỳ phát sinh sai sót.
Hồ sơ bổ sung phải đi kèm bản giải trình (mẫu 01/KHBS), nêu rõ nguyên nhân và nội dung sai sót.
Nếu việc bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần nộp ngay số thuế phát sinh cộng với tiền chậm nộp (nếu có).

3.3. Hình thức nộp hồ sơ bổ sung

Nộp qua hệ thống khai thuế điện tử (iHTKK hoặc Etax).

Trường hợp đặc biệt (hệ thống lỗi, sự cố kỹ thuật), có thể nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3.4. Thời hạn kê khai bổ sung

Không có giới hạn số lần kê khai bổ sung trong một kỳ thuế, miễn là thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra.

Tuy nhiên, kế toán cần chủ động rà soát và kê khai bổ sung sớm để hạn chế rủi ro bị tính tiền chậm nộp.

Nắm rõ những quy định này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung đúng quy định, tránh bị xử phạt không đáng có.

4. Hướng dẫn chi tiết cách kê khai bổ sung thuế GTGT

Khi phát hiện sai sót trong quá trình kê khai thuế GTGT, kế toán cần thực hiện tuần tự các bước sau để đảm bảo chính xác và đúng quy định:

4.1. Bước 1 – Xác định sai sót

Rà soát toàn bộ chứng từ, hóa đơn đầu vào – đầu ra, sổ sách kế toán.

Phân loại sai sót:

Sai số học (nhập nhầm số tiền, sai công thức).
Sai chỉ tiêu trên tờ khai (nhập nhầm vào ô không đúng).
Bỏ sót hóa đơn hoặc kê khai trùng.

4.2. Bước 2 – Lập tờ khai bổ sung

Đăng nhập hệ thống khai thuế điện tử (iHTKK hoặc Etax).
Chọn mục Kê khai bổ sung → Tờ khai 01/GTGT.
Nhập lại số liệu chính xác vào các chỉ tiêu cần điều chỉnh.
Phần mềm sẽ tự động tính chênh lệch thuế so với tờ khai gốc.

4.3. Bước 3 – Giải trình bổ sung (Mẫu 01/KHBS)

Lập bản giải trình kèm theo để nêu rõ:

Lý do phát sinh sai sót.
Chỉ tiêu bị sai.
Số liệu trước và sau khi điều chỉnh.
Đính kèm các chứng từ liên quan (hóa đơn, bảng kê).

4.4. Bước 4 – Nộp hồ sơ bổ sung

Gửi tờ khai bổ sung và bản giải trình qua cổng khai thuế điện tử.
Lưu lại thông báo tiếp nhận của cơ quan thuế để làm bằng chứng.

4.5. Bước 5 – Thực hiện nghĩa vụ sau bổ sung

Nếu số thuế GTGT phải nộp tăng → nộp ngay số tiền chênh lệch + tiền chậm nộp (nếu có).
Nếu số thuế GTGT được khấu trừ tăng → theo dõi và chuyển số khấu trừ sang kỳ tiếp theo.

Việc kê khai bổ sung càng sớm thì doanh nghiệp càng giảm rủi ro bị tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính.

5. Xử lý sau khi kê khai bổ sung

Sau khi đã lập và nộp tờ khai bổ sung thuế GTGT, doanh nghiệp cần lưu ý thêm một số việc để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và tránh bị cơ quan thuế “soi” sau này:

Nộp tiền thuế, tiền chậm nộp (nếu có):

Nếu tờ khai bổ sung làm tăng số thuế GTGT phải nộp → doanh nghiệp phải nộp ngay số thuế chênh lệch cùng tiền chậm nộp (0,03%/ngày) tính từ ngày hết hạn nộp tờ khai gốc.

Lưu trữ hồ sơ bổ sung:

Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ: tờ khai gốc, tờ khai bổ sung, bảng giải trình 01/KHBS, chứng từ nộp thuế bổ sung.

Hồ sơ này sẽ là căn cứ khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Cập nhật số liệu kế toán:

Điều chỉnh lại sổ sách kế toán, báo cáo tài chính (nếu liên quan).

Tránh tình trạng số liệu thuế và kế toán lệch nhau.

Thông báo cho bộ phận liên quan:

Nếu bổ sung liên quan đến hóa đơn đầu ra/đầu vào, cần phối hợp với bộ phận bán hàng, mua hàng để thống nhất số liệu.

Như vậy, việc kê khai bổ sung không chỉ dừng ở việc “gửi lại tờ khai”, mà doanh nghiệp còn cần hoàn tất nghĩa vụ thuế, lưu trữ hồ sơ và điều chỉnh sổ sách để tránh rủi ro khi quyết toán.

6. Những sai sót thường gặp và cách phòng tránh

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường xuyên phải kê khai bổ sung vì mắc phải các lỗi phổ biến sau:

6.1. Sai sót thường gặp

Kê khai nhầm thuế suất (5%, 8%, 10%).
Bỏ sót hóa đơn đầu vào/đầu ra trong kỳ.
Ghi sai mã số thuế, ngày tháng, số hóa đơn.
Không cập nhật kịp thời hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Nộp hồ sơ bổ sung nhưng không nộp tiền chậm nộp → dẫn đến bị phạt.

6.2. Cách phòng tránh

Xây dựng quy trình kiểm tra chéo giữa kế toán bán hàng, kế toán thuế và kế toán tổng hợp.
Sử dụng phần mềm kế toán – hóa đơn điện tử để hạn chế lỗi nhập liệu thủ công.
Rà soát hóa đơn định kỳ (theo tháng/quý) trước khi lập tờ khai.
Lập bảng theo dõi sai sót và bổ sung để rút kinh nghiệm cho kỳ sau.
Thường xuyên cập nhật chính sách thuế mới từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để tránh áp dụng sai quy định.

Bài viết tham khảo: Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Ở Đâu Tốt? Những Lựa Chọn Hàng Đầu

Nếu doanh nghiệp có quy trình kiểm soát tốt, việc kê khai bổ sung sẽ giảm đáng kể, giúp tiết kiệm thời gian và tránh bị xử phạt

Kê khai bổ sung thuế GTGT là quy định bắt buộc khi doanh nghiệp phát hiện sai sót, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp nên: