Hướng Dẫn Chuyển Hộ Kinh Doanh Thành Doanh Nghiệp

Từ ngày 1/7/2025, các hộ kinh doanh tại Việt Nam sẽ phải đối mặt với một loạt các chính sách thuế mới khó tránh: chuyển mã số thuế sang định danh cá nhân, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh thu lớn, tự kê khai nộp thuế trên sàn thương mại điện tử, và thay đổi căn cứ tính thuế khoán. Trước sự siết chặt quản lý này, nhiều hộ kinh doanh đã lựa chọn chuyển đổi lên doanh nghiệp – một bước đi giúp nâng cao uy tín, dễ dàng ký kết hợp tác với đối tác lớn, tiếp cận ưu đãi thuế và mở rộng vốn kinh doanh.

Vậy thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp gồm những gì, diễn ra ra sao và liệu có thực sự giúp chủ kinh doanh thích nghi hiệu quả với môi trường pháp lý mới? Bài viết sau của Gia đình kế toán sẽ phân tích chi tiết từng bước, giúp bạn dễ dàng hiểu và triển khai.

I. Khi Nào Cần Chuyển Đổi Hộ Kinh Doanh Thành Doanh Nghiệp?

1. Các dấu hiệu cho thấy bạn nên chuyển đổi

• Doanh thu hằng năm vượt ngưỡng quy định: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên đã phải nộp thuế, nhưng khi doanh thu vượt hàng tỷ đồng/năm, bạn cần cân nhắc chuyển đổi để hoạt động minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

• Tăng nhu cầu xuất hóa đơn GTGT: Đặc biệt khi giao dịch với doanh nghiệp, tổ chức – hộ kinh doanh không được phát hành hóa đơn khấu trừ thuế (hóa đơn VAT).

• Tuyển dụng nhiều lao động: Theo quy định, hộ kinh doanh không được sử dụng quá 10 lao động.

• Mở rộng quy mô kinh doanh: Khi cần đăng ký thêm chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc huy động vốn, hộ kinh doanh không thực hiện được.

• Hợp tác với các đối tác lớn: Các đối tác lớn thường yêu cầu tư cách pháp nhân và tính minh bạch cao hơn.

Bài viết tham khảo: Thuế Khoán Là Gì? Cách Tính Và Đối Tượng Áp Dụng Mới Nhất

2. Căn cứ pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, chính thức có hiệu lực từ 01/07/2025.

Nghị định 168/2025/NĐ‑CP hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, có hiệu lực cùng thời điểm.

Thông tư 68/2025/TT‑BTC ban hành cùng ngày 01/07/2025, quy định biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh liên quan.

3. Điều kiện chuyển đổi theo Luật 76/2025/QH15

Hộ kinh doanh hoạt động hợp pháp, không trong tình trạng bị đình chỉ hoặc thu hồi giấy phép.

Hoàn thành nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội trước khi nộp hồ sơ chuyển đổi.

Chuẩn bị các giấy tờ bắt buộc:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản sao.

• Hồ sơ tương ứng theo mô hình doanh nghiệp (TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, hoặc doanh nghiệp tư nhân).

• Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có).

• Nhà đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn cần giấy tờ chấp thuận của cơ quan đầu tư.(Nếu có) 

II. Thủ Tục Chuyển Hộ Kinh Doanh Lên Doanh Nghiệp Chi Tiết

1. Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

• CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh hoặc người đại diện theo pháp luật.

• Đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Thông tư 68/2025/TT‑BTC).

• Điều lệ công ty (nếu thành lập công ty TNHH hoặc cổ phần).

• Danh sách thành viên/cổ đông (đối với các loại hình công ty).

• Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác nộp thay).

• Các giấy tờ pháp lý của tổ chức góp vốn (nếu có).

Bài viết tham khảo: Xuất Hóa Đơn Đúng Quy Định Cho Hộ Kinh Doanh Mới Nhất

2. Nộp hồ sơ tại đâu?

• Nộp hồ sơ online: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn ), kê khai trực tuyến, tải hồ sơ, ký số/chữ ký điện tử và thanh toán phí. Bạn có thể thực hiện 100% online, hệ thống hoạt động 24/7.

• Nộp trực tiếp: Đến Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở KH&ĐT tại nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp để nộp hồ sơ.

3. Thời gian xử lý và nhận kết quả

Thời gian giải quyết: Thường từ 5–7 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Nhận kết quả:

• Nếu nộp online: qua tài khoản cá nhân trên cổng điện tử hoặc nhận bản giấy tại Sở KH&ĐT.

• Nếu nộp trực tiếp: nhận kết quả trực tiếp tại Phòng ĐKKD.

4. Các bước sau khi chuyển đổi thành công

• Khắc dấu – đăng ký mẫu dấu tại Công an cấp tỉnh.

• Mở tài khoản ngân hàng mang tên công ty/doanh nghiệp.

• Kê khai và đăng ký thuế với cơ quan Thuế (kê khai lệ phí môn bài, GTGT, TNDN…).

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (GTGT) tới cơ quan Thuế.

Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp có thể hoạt động đầy đủ các chức năng như xuất hóa đơn, thuê nhân viên, mở rộng phát triển…

III. Những Lưu Ý Khi Chuyển Đổi

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại:

• Thiếu giấy tờ hoặc sai biểu mẫu.

• Thông tin kê khai không đồng nhất.

• Chữ ký không đúng quy định.

• Thiếu thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.

Vấn đề nợ thuế – nợ bảo hiểm:

Hộ kinh doanh còn nợ thuế khoán hoặc các khoản truy thu sẽ không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

Lưu ý về mã ngành kinh doanh:

Khi chuyển lên doanh nghiệp, bạn phải đăng ký mã ngành theo hệ thống ngành nghề cấp 4 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

IV. Ưu Đãi Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Miễn lệ phí môn bài: Doanh nghiệp thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên. Đặc biệt, nếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa được chuyển đổi từ hộ kinh doanh, bạn sẽ được miễn lệ phí môn bài trong 3 năm đầu liên tiếp.

Ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn thuế TNDN trong 3 năm đầu thành lập. Các doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo sẽ được miễn thuế trong 2 năm đầu, giảm 50% trong 4 năm tiếp theo.

Chương trình hỗ trợ từ Nhà nước: Hỗ trợ tín dụng, đào tạo, và giảm VAT từ 10% xuống còn 8% trong thời gian từ 1/7/2025 đến 31/12/2026.

Bài viết tham khảo: TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay

Việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp không chỉ giúp bạn tuân thủ các quy định pháp lý mới mà còn mở ra cơ hội để nâng cao tính chuyên nghiệp, mở rộng quy mô và tiếp cận các ưu đãi thuế và tài chính.

Đây là một bước đi chiến lược giúp bạn thích nghi với môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và phát triển bền vững.

Gia đình Kế toán hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ quy trình và lợi ích của việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về thủ tục này hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng chia sẻ và đồng hành cùng bạn trong hành trình phát triển kinh doanh của mình.

Bài viết tham khảo: Kế Toán Doanh Nghiệp Nhỏ: Những Điều Bạn Cần Biết