Doanh Nghiệp Dưới 100 Người Nên Dùng Phần Mềm BHXH Nào?

Doanh Nghiệp Dưới 100 Người Nên Dùng Phần Mềm BHXH Nào ? Đây là câu hỏi được rất nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp nhỏ đặt ra trong bối cảnh thủ tục bảo hiểm xã hội ngày càng phức tạp, trong khi nhân sự kế toán thường kiêm nhiệm nhiều mảng. Phần mềm BHXH phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian kê khai, nộp hồ sơ điện tử mà còn hạn chế tối đa sai sót khi làm việc với cơ quan BHXH.

Hãy cùng Gia đình Kế toán tìm hiểu để lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn trong bài viết dưới đây nhé!

I. Vì sao doanh nghiệp dưới 100 người nên quan tâm đến phần mềm BHXH?

Trong những năm gần đây, quy định về kê khai và quản lý bảo hiểm xã hội (BHXH) ngày càng được số hóa và siết chặt nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như minh bạch hóa hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ – đặc biệt là những đơn vị có dưới 100 lao động – đây lại trở thành một thách thức đáng kể.

Thực tế cho thấy, phần lớn các doanh nghiệp dưới 100 người không có phòng ban chuyên trách về nhân sự hay BHXH. Nhiều nơi, nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm cả công việc liên quan đến BHXH như: làm thủ tục tăng/giảm lao động, nộp hồ sơ ốm đau, thai sản, điều chỉnh thông tin, quyết toán hằng năm... Điều này không chỉ tạo áp lực lớn lên bộ phận kế toán, mà còn làm tăng nguy cơ sai sót khi thực hiện hồ sơ, dẫn đến bị cơ quan BHXH từ chối hoặc xử phạt hành chính.

Trong khi đó, hệ thống kê khai BHXH ngày càng có yêu cầu cao hơn về:

- Định dạng biểu mẫu và hồ sơ điện tử

- Tích hợp chữ ký số và chứng từ điện tử

- Tuân thủ thời hạn nộp đúng quy định

- Kết nối và cập nhật dữ liệu tự động từ phần mềm

Với những thay đổi này, việc sử dụng phần mềm BHXH không còn là lựa chọn, mà gần như trở thành nhu cầu bắt buộc, ngay cả đối với doanh nghiệp nhỏ.

Chính vì vậy, câu hỏi “Doanh nghiệp dưới 100 người nên dùng phần mềm BHXH nào?” trở thành mối quan tâm hàng đầu của nhiều chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng và nhân sự hành chính trong thời gian gần đây.

>>> Xem thêm: Tỷ Lệ Đóng Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) Mới Nhất

II. Tiêu chí lựa chọn phần mềm BHXH cho doanh nghiệp dưới 100 người

Việc lựa chọn phần mềm BHXH phù hợp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý hiệu quả nghĩa vụ bảo hiểm, giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm chi phí vận hành. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm với các tính năng và mức giá khác nhau, khiến doanh nghiệp dễ bị bối rối khi đưa ra quyết định. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp dưới 100 lao động cần cân nhắc khi lựa chọn:

1. Phù hợp với số lượng lao động và tần suất nghiệp vụ phát sinh

Không cần chọn phần mềm phức tạp như các tập đoàn lớn, doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên phần mềm có quy mô phù hợp với số lượng nhân sự mình đang quản lý (dưới 100 người), với các tính năng tập trung vào:

- Quản lý hồ sơ cá nhân và quá trình đóng BHXH

- Thực hiện nghiệp vụ tăng/giảm lao động

- Nộp hồ sơ chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động

Một số phần mềm còn cho phép tự động lưu lịch sử thay đổi, xuất báo cáo nhanh theo yêu cầu của cơ quan BHXH, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian làm thủ công.

2. Giao diện dễ sử dụng, không đòi hỏi chuyên môn cao

Tại doanh nghiệp nhỏ, người thực hiện thường là kế toán kiêm nhiệm, không chuyên sâu về BHXH nên việc dễ sử dụng, thao tác trực quan là yếu tố rất quan trọng. Phần mềm lý tưởng cần:

- Có hướng dẫn sử dụng rõ ràng

- Bố cục hợp lý, dễ tìm kiếm chức năng

- Có ví dụ mẫu để người dùng dễ nhập đúng dữ liệu

Một số phần mềm còn tích hợp video hướng dẫn hoặc live chat hỗ trợ giúp người dùng thao tác đúng ngay từ lần đầu.

3. Tích hợp đầy đủ chức năng kê khai điện tử và chữ ký số

Phần mềm cần hỗ trợ:

- Kê khai và gửi hồ sơ điện tử trực tiếp đến cơ quan BHXH qua cổng eBHXH

- Ký hồ sơ bằng chữ ký số theo đúng định dạng XML

- Nhận phản hồi từ cơ quan BHXH ngay trên phần mềm

Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian chuyển đổi dữ liệu thủ công và tránh sai sót định dạng – nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối.

4. Chi phí hợp lý hoặc có bản miễn phí phù hợp

Do đặc thù quy mô nhỏ, doanh nghiệp dưới 100 người thường có ngân sách hạn chế cho phần mềm quản lý. Vì vậy, phần mềm lý tưởng nên:

- Có phiên bản miễn phí dùng thử hoặc miễn phí hoàn toàn với tính năng cơ bản

- Nếu có trả phí, cần rõ ràng về mức phí theo tháng/năm, không phát sinh thêm

- Có thể lựa chọn gói linh hoạt theo số lượng lao động hoặc nghiệp vụ sử dụng

Một số đơn vị như BHXH Việt Nam hiện cung cấp phần mềm miễn phí, tuy nhiên với doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ, phần mềm thương mại vẫn đáng cân nhắc.

5. Tương thích với phần mềm kế toán hoặc nhân sự đang dùng

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán (như MISA, Fast, Bravo...) hoặc phần mềm nhân sự riêng, hãy ưu tiên chọn phần mềm BHXH có thể:

- Kết nối dữ liệu lao động

- Đồng bộ thông tin giảm trùng lặp nhập liệu

- Hỗ trợ xuất báo cáo tổng hợp phục vụ kế toán và quản trị6. Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật khi gặp lỗi

Không phải phần mềm nào cũng vận hành trơn tru 100%. Trong quá trình sử dụng, kế toán có thể gặp lỗi hệ thống, không gửi được hồ sơ, lỗi chữ ký số hoặc cần cập nhật phiên bản mới. Do đó, phần mềm nên có:

- Tổng đài hoặc nhân viên hỗ trợ kỹ thuật phản hồi nhanh

- Chính sách hỗ trợ từ xa qua Teamviewer, Zalo, Email

- Cập nhật phiên bản kịp thời khi BHXH thay đổi mẫu biểu

III. So sánh các phần mềm BHXH phổ biến hiện nay

Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm BHXH đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, từ phần mềm miễn phí do cơ quan BHXH cung cấp đến các phần mềm thương mại tích hợp đầy đủ tính năng nâng cao. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết 6 phần mềm

BHXH phổ biến nhất, dựa trên các tiêu chí thực tế của doanh nghiệp nhỏ và vừa:

IV. Kinh nghiệm khi triển khai phần mềm BHXH tại doanh nghiệp nhỏ

Việc triển khai phần mềm BHXH trong doanh nghiệp dưới 100 người không chỉ là cài đặt và sử dụng, mà còn đòi hỏi một quy trình phối hợp bài bản giữa các bộ phận để đảm bảo dữ liệu chính xác, hồ sơ được nộp đúng hạn và tiết kiệm tối đa nguồn lực. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế cần lưu ý khi đưa phần mềm BHXH vào vận hành:

1. Xác định rõ ai là người phụ trách chính

Tại các doanh nghiệp nhỏ, nhân sự phụ trách BHXH thường không cố định. Có nơi do kế toán đảm nhiệm, có nơi là hành chính – nhân sự, thậm chí là chủ doanh nghiệp tự làm. Do đó, cần xác định rõ từ đầu:

- Ai là người trực tiếp sử dụng phần mềm?

- Ai chịu trách nhiệm rà soát dữ liệu và nộp hồ sơ?

- Khi có lỗi phát sinh hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật, ai là đầu mối liên hệ với nhà cung cấp phần mềm?

Việc giao rõ người phụ trách sẽ giúp quy trình vận hành không bị gián đoạn, tránh tình trạng “đùn đẩy trách nhiệm” và đảm bảo tính liên tục khi nhân sự thay đổi.

2. Hướng dẫn người sử dụng làm quen với phần mềm trong 1–2 ngày đầu

Phần lớn phần mềm BHXH hiện nay đều có giao diện khác biệt và thuật ngữ chuyên môn riêng. Để sử dụng hiệu quả, cần dành ra 1–2 ngày đầu để người phụ trách làm quen với giao diện, quy trình và thao tác cơ bản, bao gồm:

- Tạo mới hồ sơ người lao động

- Thực hiện tăng/giảm lao động

- Lập hồ sơ hưởng các chế độ (ốm đau, thai sản...)

- Ký số và gửi hồ sơ điện tử

- Tra cứu kết quả trả về từ cơ quan BHXH

Nên sử dụng các tài liệu hướng dẫn của phần mềm (video, PDF, mẫu thao tác…) và có thể liên hệ tổng đài kỹ thuật nếu cần hỗ trợ ban đầu.

3. Chuẩn bị sẵn chữ ký số và đăng ký đầy đủ với cơ quan BHXH

Một yếu tố không thể thiếu khi sử dụng phần mềm BHXH là chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực, bởi hầu hết hồ sơ BHXH hiện nay đều nộp qua mạng và yêu cầu ký số. Do đó:

- Đảm bảo chữ ký số đã được đăng ký với cơ quan BHXH (trên cổng gddt.baohiemxahoi.gov.vn)

- Kiểm tra thời hạn chữ ký số và gia hạn nếu sắp hết

- Cài đặt đầy đủ phần mềm hỗ trợ ký số đi kèm để tránh lỗi trong quá trình nộp hồ sơ

Ngoài ra, cần đảm bảo phần mềm sử dụng tương thích với thiết bị máy tính, trình duyệt và hệ điều hành đang dùng.

4. Lưu ý sao lưu (backup) dữ liệu định kỳ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ chủ quan trong việc sao lưu dữ liệu hồ sơ BHXH, dẫn đến khi máy tính hỏng, phần mềm lỗi hoặc thay đổi nhân sự, dữ liệu có thể bị mất hoàn toàn. Kinh nghiệm là:

- Thiết lập cơ chế backup tự động theo tuần hoặc thán

- Lưu file sao lưu vào ổ cứng ngoài hoặc nền tảng lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive…)

- Đặt mật khẩu bảo vệ dữ liệu để tránh rò rỉ thông tin lao động

Với các phần mềm thương mại, bạn nên hỏi rõ nhà cung cấp có hỗ trợ backup và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố không, và nếu có thì ở mức độ nào.

>>> Xem thêm: Doanh nghiệp trốn đóng BHXH bị phạt như thế nào

V. Câu hỏi thường gặp khi dùng phần mềm BHXH (FAQ)

1. Phần mềm BHXH có bắt buộc không?

Theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, kể từ năm 2016, các đơn vị sử dụng lao động bắt buộc phải thực hiện kê khai và nộp hồ sơ BHXH qua hình thức điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam, hoặc phần mềm BHXH có tích hợp với hệ thống cổng BHXH

Do đó, việc sử dụng phần mềm BHXH là bắt buộc nếu doanh nghiệp có lao động tham gia BHXH. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lựa chọn dùng phần mềm miễn phí của cơ quan BHXH hoặc sử dụng phần mềm thương mại của bên thứ ba phù hợp với nhu cầu

2. Dùng phần mềm miễn phí có đủ không hay cần bản thương mại?

Phần mềm eBHXH miễn phí do cơ quan BHXH cung cấp có thể đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản tuy nhiên, hạn chế của phần mềm miễn phí là giao diện khó sử dụng, ít hướng dẫn; không tích hợp sâu với chữ ký số hoặc phần mềm kế toán; không có tổng đài hỗ trợ kỹ thuật và thường gặp lỗi định dạng XML hoặc khó tra cứu lại dữ liệu cũ

Nếu doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ thường xuyên, có nhiều lao động, cần giao diện dễ dùng hoặc muốn tích hợp thêm các chức năng nâng cao (xuất báo cáo, cảnh báo hạn nộp, lưu trữ hồ sơ…), nên cân nhắc phần mềm thương mại có phí để tối ưu hiệu quả công việc và giảm thời gian xử lý thủ công.

3. Có thể thay đổi phần mềm sau một thời gian sử dụng không?

Có thể. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền chuyển đổi phần mềm BHXH đang sử dụng sang một phần mềm khác nếu thấy phù hợp hơn. Tốt nhất, khi chuyển đổi, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp phần mềm mới để được hỗ trợ nhập dữ liệu hoặc hướng dẫn thao tác đúng từ đầu.

4. Nếu mất mạng, lỗi phần mềm thì xử lý thế nào?

Khi gặp sự cố như mất kết nối internet hoặc phần mềm lỗi trong quá trình sử dụng, bạn có thể xử lý theo các cách sau:

Đối với lỗi phần mềm:

• Khởi động lại phần mềm, kiểm tra bản cập nhật mới

• Gọi tổng đài kỹ thuật (nếu dùng phần mềm thương mại)

• Kiểm tra lại kết nối thiết bị với chữ ký số, phần mềm hỗ trợ ký

Đối với sự cố mất mạng: Bạn soạn hồ sơ trước, chờ đến khi mạng ổn định thì nộp. Một số phần mềm có chức năng làm việc offline và nộp hồ sơ sau

Biện pháp dự phòng:

- Sử dụng 2 thiết bị có cài phần mềm hoặc sao lưu dữ liệu hồ sơ định kỳ

- Duy trì đường truyền internet ổn định (ưu tiên cáp quang)

- Chuẩn bị sẵn file mềm hồ sơ để có thể nộp thủ công trong trường hợp khẩn cấp (áp dụng với BHXH địa phương cho các chế độ cấp thiết)

Trên thực tế, việc lựa chọn phần mềm BHXH phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp dưới 100 lao động giảm bớt gánh nặng hành chính, tăng tính chính xác trong kê khai và chủ động hơn trong việc theo dõi nghĩa vụ đóng – hưởng của người lao động. Tùy theo quy mô, tần suất sử dụng và ngân sách, doanh nghiệp có thể cân nhắc giữa các phần mềm miễn phí từ cơ quan BHXH và phần mềm thương mại tích hợp thêm nhiều tính năng hỗ trợ quản lý.

Hy vọng bài viết từ Gia đình Kế toán đã cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn để đưa ra lựa chọn phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị mình. Nếu cần tư vấn thêm về phần mềm kế toán, BHXH hay các khóa học hỗ trợ công việc thực tế, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết.

>>> Tham khảo: Review Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Online & Offline Ở Đâu Tốt