Ghi Sổ Nhật Ký Chung Là Gì? Quy Trình Và Lưu Ý Cần Biết

Ghi sổ nhật ký chung là một trong những nghiệp vụ kế toán căn bản nhưng có vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện ghi sổ nhật ký chung một cách đúng đắn, kế toán viên cần nắm rõ quy trình, nguyên tắc và các lưu ý quan trọng nhằm tránh sai sót và đảm bảo tính nhất quán trong sổ sách. Bài viết này Gia đình Kế toán sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách ghi sổ nhật ký chung, đồng thời chia sẻ những lưu ý cần thiết giúp bạn thực hiện nghiệp vụ này một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

1. Ghi sổ nhật ký chung là gì?

Ghi sổ nhật ký chung là một nghiệp vụ kế toán căn bản, trong đó tất cả các giao dịch tài chính phát sinh của doanh nghiệp được ghi lại theo thứ tự thời gian. Đây là sổ sách kế toán quan trọng dùng để ghi nhận đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp tạo ra một hồ sơ tài chính hoàn chỉnh và dễ kiểm tra.

Đặc điểm của sổ nhật ký chung:

Ghi theo trình tự thời gian: Các giao dịch được ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian xảy ra, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm tra các giao dịch một cách dễ dàng.

Ghi theo định khoản kế toán: Mỗi giao dịch sẽ được ghi nhận bằng cách nêu rõ tài khoản Nợ và tài khoản Có liên quan, bao gồm cả số tiền tương ứng.

Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Sổ nhật ký chung là cơ sở để lập các sổ cái tài khoản và tạo báo cáo tài chính, nên việc ghi chép phải đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Áp dụng cho mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Sổ nhật ký chung ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán, bao gồm thu, chi, mua bán, nợ phải trả, và các nghiệp vụ khác.

Vai trò của sổ nhật ký chung:

Cơ sở ghi sổ cái: Từ sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ sẽ được chuyển sang các sổ cái tài khoản tương ứng để phản ánh chi tiết từng tài khoản.

Đảm bảo tính liên tục trong kế toán: Sổ nhật ký chung cho phép theo dõi liên tục các giao dịch theo thời gian, giúp đảm bảo sự chính xác và đồng nhất trong kế toán.

Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu: Việc ghi nhận đầy đủ các giao dịch trong sổ nhật ký chung giúp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót kịp thời.

2. Căn cứ ghi sổ nhật ký chung

Căn cứ để ghi sổ nhật ký chung là những tài liệu, chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Việc ghi sổ nhật ký chung phải dựa trên các căn cứ này để đảm bảo tính chính xác, minh bạch, và hợp lệ của các giao dịch kế toán. Dưới đây là các căn cứ ghi sổ nhật ký chung:

- Các chứng từ kế toán bao gồm:

• Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, hóa đơn thu tiền, phiếu thu ngân hàng.

• Chứng từ chi tiền: Phiếu chi, hóa đơn thanh toán, phiếu chi ngân hàng.

• Chứng từ bán hàng: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng), phiếu xuất kho.

• Chứng từ mua hàng: Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa.

• Chứng từ liên quan đến công nợ: Hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, phiếu báo nợ, phiếu báo có.

• Chứng từ liên quan đến tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản, phiếu nhập tài sản cố định, hồ sơ thanh lý tài sản.

• Chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng lương, phiếu chi lương, bảng thanh toán bảo hiểm.

- Hợp đồng và các tài liệu liên quan

• Các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch kinh doanh và là căn cứ quan trọng để ghi sổ nhật ký chung.

• Biên bản, thỏa thuận, hoặc bất kỳ tài liệu nào liên quan đến giao dịch được ký kết giữa các bên, giúp xác minh tính hợp lệ và thời gian thực hiện giao dịch.

- Sổ phụ ngân hàng và các tài liệu liên quan đến tài khoản ngân hàng giúp ghi chép chính xác các giao dịch liên quan đến thanh toán qua ngân hàng, bao gồm cả thu và chi.

- Các báo cáo kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định, công nợ cuối kỳ cung cấp căn cứ để điều chỉnh sổ sách kế toán và phản ánh tình hình tài chính một cách chính xác.

- Các bảng tính như bảng phân bổ chi phí, bảng tính khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương cung cấp cơ sở để ghi sổ các bút toán chi phí trong kỳ.

- Trong trường hợp có sai sót hoặc phải điều chỉnh số liệu, các biên bản điều chỉnh và chứng từ đi kèm sẽ là căn cứ để ghi sổ nhật ký chung. Biên bản điều chỉnh phải ghi rõ nguyên nhân và nội dung điều chỉnh.

3. Quy trình và phương pháp ghi sổ nhật ký chung

Trình tự ghi sổ nhật ký chung:

Phương pháp ghi sổ nhật ký chung:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.

- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.

- Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.

- Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung

- Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.

- Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.

- Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Nguyên tắc và thời điểm cần ghi sổ:

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

• Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

• Sổ Cái;

• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.

Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.

Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

- Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

4. Cách ghi sổ nhật ký chung theo Thông tư 133 và 200

Cả hai thông tư 133 vào 200 đều hướng dẫn ghi sổ nhật ký chung với trình tự và các mục như sau:

• Ngày, tháng ghi sổ: Ghi rõ ngày tháng của nghiệp vụ phát sinh.

• Số chứng từ: Ghi số hiệu của chứng từ gốc đi kèm (như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, phiếu nhập/xuất kho).

• Ngày, tháng chứng từ: Ngày tháng lập trên chứng từ gốc.

• Diễn giải: Mô tả nội dung nghiệp vụ kế toán ngắn gọn.

• Tài khoản Nợ - Có: Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có theo định khoản.

• Số tiền: Ghi đúng giá trị của nghiệp vụ phát sinh.

Sự khác biệt giữa Thông tư 200 và Thông tư 133 trong ghi sổ nhật ký chung

5. Hướng dẫn ghi sổ nhật ký chung trên Excel

Lợi ích của việc ghi sổ nhật ký chung trên Excel:

• Tiết kiệm thời gian: Excel hỗ trợ các công thức tự động giúp tính toán nhanh chóng và chính xác.

• Dễ dàng quản lý và tìm kiếm: Các chức năng như lọc dữ liệu và tìm kiếm giúp bạn dễ dàng tra cứu thông tin.

• Báo cáo tự động: Excel cho phép tạo các báo cáo tóm tắt hoặc biểu đồ trực quan.

• Linh hoạt: Có thể tùy chỉnh bảng tính để phù hợp với yêu cầu kế toán của từng doanh nghiệp.

Các bước cơ bản để ghi sổ nhật ký chung trên Excel:

Bước 1: Tạo cấu trúc bảng tính. Mở một bảng tính Excel mới và tạo các cột với tiêu đề như sau:

Ngày: Ghi ngày phát sinh nghiệp vụ.

Chứng từ: Số chứng từ (như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn).

Diễn giải: Ghi rõ nội dung của nghiệp vụ.

Đã ghi sổ cái, STT dòng, Số hiệu TK đối ứng

Tài khoản Nợ: Mã số tài khoản ghi Nợ.

Tài khoản Có: Mã số tài khoản ghi Có.

Số tiền: Ghi số tiền của nghiệp vụ.

Bước 2: Nhập liệu

Nhập từng giao dịch vào bảng tính theo trình tự thời gian.

Đảm bảo ghi rõ thông tin chi tiết về ngày, số chứng từ, nội dung, tài khoản và số tiền.

Bước 3: Sử dụng công thức tự động

Cộng dồn: Sử dụng công thức SUM để tính tổng số tiền ở cuối mỗi cột.
Kiểm tra cân đối: Tạo một cột kiểm tra để đảm bảo tổng số tiền bên Nợ bằng tổng số tiền bên Có cho mỗi dòng. Ví dụ, có thể dùng công thức =IF(Tổng Nợ - Tổng Có = 0, "Cân bằng", "Lệch").

Bước 4: Định dạng bảng tính

Định dạng số liệu: Chọn cột Số tiền, Tài khoản Nợ và Tài khoản Có, rồi chọn "Currency" hoặc "Accounting" để hiển thị đơn vị tiền tệ.

Điều kiện nổi bật: Sử dụng tính năng Conditional Formatting để hiển thị lỗi, ví dụ như tô màu nếu các dòng không cân đối.

Bước 5: Lưu trữ và sao lưu

Lưu bảng tính theo từng kỳ kế toán để dễ quản lý và tra cứu.

Sao lưu file Excel định kỳ trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác để tránh mất dữ liệu.

>>> Tải mẫu về: Tại đây

Các lưu ý khi thiết lập bảng tính trên Excel:

Xác định rõ các tài khoản và mã số: Trước khi ghi chép, bạn nên có một danh sách các tài khoản kế toán của doanh nghiệp và mã số tài khoản để tiện theo dõi.

Thiết lập bảo mật: Bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu hoặc lưu trữ trên hệ thống có bảo mật cao để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

Sử dụng công thức cố định: Hạn chế nhập liệu thủ công khi có thể, thay vào đó sử dụng các công thức Excel để giảm thiểu lỗi.

Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra định kỳ để phát hiện và sửa lỗi kịp thời, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Bảo trì dữ liệu: Sau khi hoàn tất kỳ kế toán, tạo bản sao lưu của bảng tính và không chỉnh sửa trực tiếp vào file gốc.

6. Sơ đồ và mẫu ghi sổ nhật ký chung

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh —> Thu thập chứng từ kế toán —> Kiểm tra chứng từ —> Xác định tài khoản Nợ -Có —>  Lập bút toán định khoản —> Ghi vào sổ Nhật ký chung theo thời gian —> Cuối kỳ kế toán —> Chuyển sổ sang sổ cái các tài khoản liên quan —> Tổng hợp và lập báo cáo tài chính

Mẫu sổ nhật ký chung:

7. Ví dụ và bài tập ghi sổ nhật ký chung có lời giải

Giả sử trong tháng 9, doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế sau:

Ngày 01/09: Xuất kho bán hàng hóa cho khách hàng A, tổng giá bán 50,000,000 VNĐ (chưa thu tiền), giá vốn hàng bán là 35,000,000 VNĐ.

Ngày 05/09: Thu tiền mặt từ khách hàng A cho khoản bán hàng ngày 01/09, số tiền 50,000,000 VNĐ.

Ngày 10/09: Mua vật liệu sản xuất trị giá 20,000,000 VNĐ, chưa thanh toán, hàng đã nhập kho.

Ngày 15/09: Chi tiền mặt 5,000,000 VNĐ để trả tiền điện nước cho hoạt động sản xuất.

Ngày 25/09: Trích khấu hao tài sản cố định cho tháng 9, số tiền 10,000,000 VNĐ.

Yêu cầu: Ghi các nghiệp vụ trên vào sổ nhật ký chung.

Lời giải:

Nghiệp vụ 1: Xuất kho bán hàng hóa (ngày 01/09)

Ghi nhận doanh thu bán hàng (chưa thu tiền):

Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) : 50,000,000 VNĐ
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) : 50,000,000 VNĐ

Ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) : 35,000,000 VNĐ
Có TK 156 (Hàng hóa) : 35,000,000 VNĐ

Nghiệp vụ 2: Thu tiền mặt từ khách hàng A (ngày 05/09)

Ghi nhận thu tiền mặt từ khách hàng:

Nợ TK 111 (Tiền mặt) : 50,000,000 VNĐ
Có TK 131 (Phải thu khách hàng) : 50,000,000 VNĐ

Nghiệp vụ 3: Mua vật liệu nhập kho (ngày 10/09)

Ghi nhận mua vật liệu (chưa thanh toán):

Nợ TK 152 (Nguyên vật liệu) : 20,000,000 VNĐ
Có TK 331 (Phải trả người bán) : 20,000,000 VNĐ

Nghiệp vụ 4: Chi tiền mặt trả tiền điện nước (ngày 15/09)

Ghi nhận chi phí sản xuất:

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung) : 5,000,000 VNĐ
Có TK 111 (Tiền mặt) : 5,000,000 VNĐ

Nghiệp vụ 5: Trích khấu hao tài sản cố định (ngày 25/09)

Ghi nhận khấu hao tài sản cố định:

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung) : 10,000,000 VNĐ
Có TK 214 (Hao mòn tài sản cố định) : 10,000,000 VNĐ
 

8. Lưu ý khi ghi sổ nhật ký chung

- Chỉ ghi vào sổ nhật ký chung những nghiệp vụ đã có chứng từ kế toán hợp lệ, rõ ràng, đúng quy định. Chứng từ phải thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết như số tiền, ngày tháng, đối tượng, nội dung nghiệp vụ và chữ ký phê duyệt

- Các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi vào sổ nhật ký chung theo đúng trình tự thời gian xảy ra. Điều này giúp dễ dàng theo dõi, kiểm soát và đối chiếu các nghiệp vụ. Tránh ghi chép ngược thời gian, nhảy cóc, hoặc thay đổi thứ tự để đảm bảo tính liên tục và nhất quán.

- Mỗi nghiệp vụ phải được định khoản chính xác, xác định đúng tài khoản ghi Nợ và ghi Có liên quan. Sai sót trong định khoản sẽ dẫn đến các vấn đề trong sổ cái và báo cáo tài chính. Nếu có nghiệp vụ phức tạp, cần cân nhắc kỹ hoặc tham khảo các quy định để đảm bảo định khoản đúng đắn.

- Nội dung nghiệp vụ nên được ghi chi tiết, rõ ràng để dễ dàng theo dõi và truy xuất khi cần kiểm tra. Điều này đặc biệt quan trọng cho các giao dịch liên quan đến công nợ, tài sản cố định hoặc những khoản thu chi phức tạp. Tránh ghi tắt hoặc viết nội dung không rõ ràng, có thể gây hiểu nhầm.

- Số liệu ghi vào sổ nhật ký chung cần được kiểm tra cẩn thận, tránh nhầm lẫn giữa các tài khoản, số tiền, và thông tin khác. Đối chiếu số liệu trên chứng từ và sổ phụ để đảm bảo không có sự sai lệch trước khi ghi sổ.

- Cần đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ phát sinh trong kỳ đều được ghi vào sổ nhật ký chung để tránh thiếu hụt hoặc bỏ sót dữ liệu, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Đặc biệt lưu ý các nghiệp vụ nhỏ lẻ, thường bị bỏ sót nhưng có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của số liệu.

- Bảo mật và lưu trữ sổ sách đúng quy định để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

- Cuối kỳ, cần kiểm tra và đối chiếu số liệu ghi trong sổ nhật ký chung với sổ cái để đảm bảo tính nhất quán. Sai lệch giữa sổ nhật ký chung và sổ cái có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính.

Định kỳ đối chiếu cũng giúp phát hiện sớm các sai sót và có thể điều chỉnh kịp thời.

Ghi sổ nhật ký chung là bước nền tảng trong quy trình kế toán, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của sổ sách tài chính. Thực hiện đúng quy trình ghi sổ không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mà còn tạo cơ sở vững chắc cho việc lập báo cáo tài chính. Hy vọng bài viết trên của Gia đình Kế toán đã mang lại cho bạn những kiến thức bổ ích để áp dụng vào thực tế.