Chứng Thư Số Là Gì? Phân Biệt Với Chữ Ký Số Và Cách Sử Dụng

Trong thời đại số hóa, các công cụ hỗ trợ bảo mật và xác thực trực tuyến ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt là trong các giao dịch điện tử và ký kết văn bản. Trong số đó, chứng thư số và chữ ký số là hai khái niệm phổ biến, tuy nhiên nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa chúng. 

Vậy chứng thư số là gì? Làm sao để phân biệt chứng thư số với chữ ký số và sử dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các khái niệm này và cách áp dụng chúng để đảm bảo tính pháp lý cũng như bảo mật thông tin.

1. Chứng Thư Số Là Gì?

Định Nghĩa và Vai Trò

Chứng thư số là một loại chứng nhận điện tử do một tổ chức chứng thực (CA) phát hành, nhằm xác thực danh tính của người dùng hoặc tổ chức trong các giao dịch trực tuyến.

 Được xem như "chứng minh nhân dân" trên môi trường mạng, chứng thư số giúp xác định người dùng là ai và đảm bảo rằng các dữ liệu trao đổi giữa các bên là an toàn và bảo mật.

Chứng thư số đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính xác thực và bảo mật trong giao dịch điện tử . Nó không chỉ hỗ trợ việc ký kết văn bản điện tử mà còn được sử dụng trong các ứng dụng như ngân hàng trực tuyến, hệ thống quản lý doanh nghiệp, và các giao dịch thương mại điện tử.

 Với chứng thư số, các doanh nghiệp và cá nhân có thể yên tâm hơn khi trao đổi thông tin và thực hiện các giao dịch nhạy cảm.

Các Thành Phần của Chứng Thư Số và Ý Nghĩa của Từng Phần

Chứng thư số bao gồm nhiều thành phần khác nhau, mỗi phần đóng một vai trò cụ thể trong việc xác minh và bảo mật thông tin:

Thông Tin Chủ Thể : Đây là thông tin về cá nhân hoặc tổ chức sở hữu chứng thư số, bao gồm tên, địa chỉ email, số định danh, và các thông tin khác cần thiết để xác thực danh tính.

Khóa Công Khai : Khóa công khai là phần của cặp khóa mã hóa được sử dụng để mã hóa dữ liệu gửi đến người sở hữu chứng thư số. Khóa này có thể được chia sẻ công khai và là yếu tố quyết định cho việc mã hóa và giải mã thông tin.

Thông Tin về Tổ Chức Chứng Thực : Đây là thông tin về tổ chức phát hành chứng thư số, giúp người dùng tin tưởng vào tính xác thực của chứng thư.

Số Serial của Chứng Thư : Mỗi chứng thư số được gán một số serial duy nhất, giúp phân biệt chứng thư này với các chứng thư khác trong hệ thống.

Chữ Ký của CA : Đây là chữ ký điện tử của tổ chức chứng thực, xác nhận tính hợp lệ và nguồn gốc của chứng thư số.

2. Phân Biệt Chứng Thư Số và Chữ Ký Số

Chứng thư số và chữ ký số là hai thành phần cơ bản trong các giao dịch điện tử, và mặc dù có mối liên hệ mật thiết, chúng vẫn có những điểm khác biệt rõ ràng.

Mối Quan Hệ Giữa Chứng Thư Số và Chữ Ký Số

Chữ ký số không thể hoạt động độc lập mà cần có chứng thư số để xác thực khóa công khai của người ký. Nói cách khác, chứng thư số đóng vai trò là "chứng minh thư," xác nhận danh tính người dùng và cho phép khóa công khai được tin cậy, trong khi chữ ký số là phương tiện xác thực và bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu trong các giao dịch.

Chứng thư số và chữ ký số là hai khái niệm hỗ trợ lẫn nhau trong việc xác thực và bảo mật giao dịch điện tử. Chứng thư số cung cấp danh tính và nền tảng tin cậy cho việc sử dụng chữ ký số, trong khi chữ ký số đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu.

3. Các Vấn Đề Phổ Biến Liên Quan Đến Chứng Thư Số

Khi sử dụng chứng thư số trong các giao dịch điện tử, người dùng có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:

1. Không Lấy Được Thông Tin Chứng Thư Số

Người dùng có thể gặp khó khăn khi hệ thống không thể truy xuất thông tin của chứng thư số, điều này thường do lỗi kết nối hoặc cài đặt không đúng.

Để khắc phục, cần kiểm tra lại kết nối mạng, đảm bảo thiết bị được cấu hình đúng cách và có thể cập nhật trình duyệt hoặc phần mềm liên quan.

2. Lỗi Không Tìm Thấy Chứng Thư Số

Lỗi này xảy ra khi chứng thư số không được tìm thấy trên thiết bị hoặc trong hệ thống. 

Nguyên nhân có thể do chứng thư số chưa được cài đặt đúng cách, hoặc người dùng đang sử dụng thiết bị mới mà chưa có chứng thư. 

Để giải quyết, người dùng nên kiểm tra xem chứng thư số đã được cài đặt chưa và chắc chắn rằng thiết bị đang sử dụng có khả năng truy cập chứng thư số này.

3. Chứng Thư Số Bị Thu Hồi hoặc Hết Hạn

Chứng thư số có thời hạn nhất định và cần được gia hạn sau khi hết hạn. Trường hợp chứng thư bị thu hồi có thể do vi phạm chính sách của tổ chức chứng thực hoặc phát hiện rủi ro bảo mật. 

Khi chứng thư số bị thu hồi hoặc hết hạn, người dùng cần liên hệ với tổ chức chứng thực để gia hạn hoặc đăng ký chứng thư mới nhằm tiếp tục sử dụng các dịch vụ điện tử một cách liên tục và an toàn.

4. Cách Đăng Ký, Cài Đặt và Sử Dụng Chứng Thư Số

Để sử dụng chứng thư số hiệu quả trong các giao dịch điện tử, người dùng cần thực hiện các bước đăng ký, cài đặt và ứng dụng đúng cách. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng bước:

 Cách Đăng Ký Chứng Thư Số cho Doanh Nghiệp và Cá Nhân

Đăng Ký Chứng Thư Số cho Doanh Nghiệp: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm giấy phép kinh doanh, CMND hoặc CCCD của người đại diện, và các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của tổ chức chứng thực (CA).

Sau đó, doanh nghiệp liên hệ với một CA uy tín để đăng ký chứng thư số và hoàn tất quy trình xác thực.

Đăng Ký Chứng Thư Số cho Cá Nhân: Cá nhân cần cung cấp các giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD và thực hiện đăng ký tại tổ chức chứng thực. Sau khi CA xác minh thông tin, cá nhân sẽ nhận được chứng thư số của mình.

Hướng Dẫn Cài Đặt Chứng Thư Số

Bước 1: Sau khi nhận được chứng thư số từ CA, người dùng cần tải về chứng thư này và lưu trữ cẩn thận.

Bước 2: Cài đặt chứng thư vào thiết bị hoặc phần mềm hỗ trợ (như trên máy tính hoặc USB Token). Người dùng có thể vào phần cài đặt bảo mật của hệ điều hành hoặc trình duyệt để nhập và kích hoạt chứng thư.

Bước 3: Kiểm tra cài đặt và đảm bảo rằng chứng thư số hoạt động bình thường. Người dùng có thể mở trình duyệt hoặc phần mềm liên quan để xác nhận chứng thư đã được kích hoạt thành công.

Cách Sử Dụng Chứng Thư Số trong Giao Dịch Điện Tử

Xác Thực Danh Tính: Chứng thư số giúp xác thực danh tính trong các hệ thống yêu cầu đăng nhập bảo mật cao, như ngân hàng trực tuyến hoặc cổng thông tin chính phủ.

Ký Kết Tài Liệu Điện Tử: Người dùng có thể sử dụng chứng thư số để ký điện tử các văn bản, hợp đồng và tài liệu trực tuyến, giúp xác nhận tính hợp lệ và bảo mật của tài liệu.

Mã Hóa Thông Tin: Chứng thư số hỗ trợ mã hóa dữ liệu trước khi gửi đi, đảm bảo thông tin chỉ có người nhận mới có thể giải mã và đọc được, giúp bảo vệ tính riêng tư và an toàn trong giao dịch.

Việc sử dụng chứng thư số một cách chính xác sẽ giúp các cá nhân và doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử một cách an toàn, hợp pháp, và đạt hiệu quả cao.

5. Kiểm Tra và Quản Lý Chứng Thư Số

Chứng thư số cần được kiểm tra và quản lý thường xuyên để đảm bảo tính hợp lệ và duy trì hoạt động hiệu quả trong các giao dịch điện tử. Dưới đây là cách kiểm tra, quản lý và gia hạn chứng thư số.

Cách Kiểm Tra Chứng Thư Số để Đảm Bảo Tính Hợp Lệ

Kiểm tra Thông Tin Chứng Thư: Truy cập vào cài đặt chứng thư số trên thiết bị hoặc phần mềm để xem chi tiết thông tin. Các thông tin cần chú ý gồm tổ chức phát hành (CA), ngày cấp, ngày hết hạn và trạng thái chứng thư.

Xác Thực Chữ Ký của CA: Đảm bảo rằng chứng thư số đã được ký bởi một CA uy tín. Kiểm tra chữ ký này có thể thực hiện trong trình duyệt hoặc ứng dụng bảo mật để đảm bảo rằng chứng thư là hợp lệ và không bị giả mạo.

Kiểm tra Trạng Thái Thu Hồi: Kiểm tra danh sách chứng thư bị thu hồi (CRL) hoặc sử dụng hệ thống xác thực trực tuyến của CA (OCSP) để xác nhận rằng chứng thư số của bạn vẫn còn giá trị và chưa bị thu hồi.

Quản Lý Chứng Thư Số và Gia Hạn Khi Cần Thiết

Theo Dõi Ngày Hết Hạn: Chứng thư số có thời hạn nhất định, do đó, cần thường xuyên kiểm tra thời hạn để đảm bảo không bị gián đoạn khi sử dụng. Có thể cài đặt nhắc nhở trước thời điểm hết hạn để gia hạn kịp thời.

Gia Hạn Chứng Thư Số: Khi chứng thư số sắp hết hạn, người dùng có thể liên hệ với tổ chức chứng thực (CA) để thực hiện gia hạn. Quy trình gia hạn thường yêu cầu xác thực lại danh tính và cập nhật thông tin nếu có thay đổi.

Quản Lý Chứng Thư Đã Hết Hạn hoặc Bị Thu Hồi: Xóa bỏ chứng thư số đã hết hạn hoặc bị thu hồi khỏi hệ thống để tránh nhầm lẫn và đảm bảo an toàn. Lưu trữ thông tin của các chứng thư cũ trong trường hợp cần tra cứu.

Việc kiểm tra và quản lý chứng thư số một cách hiệu quả sẽ giúp người dùng duy trì tính hợp lệ, đảm bảo bảo mật cho các giao dịch điện tử và giảm thiểu rủi ro về an toàn thông tin.

Chứng Thư Số: Lựa chọn CTS muốn đăng ký và kiểm tra thông tin chi tiết như nhà cung cấp, thời hạn hiệu lực.

Xác Thực Thông Tin: Nhập mã xác thực được gửi qua email hoặc ứng dụng xác thực (như Google Authenticator) để hoàn tất quá trình đăng ký.

Lưu Ý Quan Trọng

Mỗi Tài Khoản Một Chứng Thư Số: Mỗi tài khoản trên hệ thống chỉ được đăng ký một CTS. Nếu cần thay đổi, phải cập nhật lại CTS mới.

Thời Hạn Hiệu Lực: Theo Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, CTS có thời hạn hiệu lực là 01 năm kể từ ngày cấp.

Cập Nhật Thông Tin: Nếu có thay đổi về thông tin doanh nghiệp hoặc CTS, cần cập nhật kịp thời trên hệ thống để đảm bảo quá trình đấu thầu diễn ra suôn sẻ.

Việc đăng ký và sử dụng chứng thư số đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tham gia đấu thầu qua mạng một cách hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.

6. Đăng ký chứng thư số đấu thầu

Việc đăng ký chứng thư số đấu thầu là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp có thể tham gia các hoạt động đấu thầu qua mạng một cách hợp pháp và an toàn. 

Chứng thư số đấu thầu là công cụ xác thực điện tử mà doanh nghiệp cần để thực hiện các giao dịch đấu thầu qua mạng với độ tin cậy cao, đảm bảo tính bảo mật và xác thực danh tính của đơn vị tham gia.

Quy trình đăng ký chứng thư số đấu thầu bao gồm các bước chính sau:

Chuẩn bị USB Token chứa chứng thư số:

Doanh nghiệp cần có một USB Token do các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng (CA) tại Việt Nam cấp, như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, hoặc các nhà cung cấp khác được Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt.

USB Token này chứa chứng thư số của doanh nghiệp và sẽ được sử dụng để xác thực danh tính khi đăng nhập vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Đăng nhập vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia:

Truy cập vào trang Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Sử dụng tài khoản đã đăng ký để đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản với các thông tin chi tiết của công ty, bao gồm mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, và thông tin liên hệ.

Đăng ký chứng thư số trong hệ thống:

Sau khi đăng nhập, vào phần quản lý cá nhân hoặc doanh nghiệp trên hệ thống.

Tại đây, chọn mục “Đăng ký chứng thư số” và kết nối USB Token với máy tính. Hệ thống sẽ tự động nhận diện và liệt kê các chứng thư số có trong USB Token.

Xác nhận thông tin chứng thư số:

Chọn chứng thư số phù hợp từ danh sách hiện ra và kiểm tra các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, số seri của chứng thư, ngày hiệu lực và ngày hết hạn.

Đảm bảo rằng chứng thư số vẫn còn trong thời hạn hiệu lực, vì chứng thư số hết hạn hoặc sắp hết hạn sẽ không thể sử dụng trong các giao dịch đấu thầu.  
Hoàn tất và xác nhận đăng ký:

Nhấn “Lưu” để hoàn tất quá trình đăng ký chứng thư số. Hệ thống có thể yêu cầu nhập mã xác thực OTP được gửi qua email hoặc số điện thoại đăng ký để xác nhận.

Sau khi hoàn tất, chứng thư số của doanh nghiệp sẽ được lưu trong hệ thống, sẵn sàng cho các giao dịch đấu thầu trực tuyến.  
Kiểm tra và đảm bảo tính hợp lệ của chứng thư số:

Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp có thể kiểm tra lại chứng thư số trên hệ thống để đảm bảo tính hợp lệ và tránh các sự cố khi đấu thầu.

Trong trường hợp chứng thư số gặp vấn đề hoặc cần cập nhật, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ kịp thời.

Lưu ý quan trọng:

Gia hạn chứng thư số khi cần thiết: Chứng thư số có thời hạn nhất định, do đó doanh nghiệp cần theo dõi và thực hiện gia hạn trước khi chứng thư số hết hạn.

Đảm bảo an toàn cho USB Token: USB Token chứa chứng thư số nên được bảo quản cẩn thận và tránh để lộ mã PIN để đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng.

Việc đăng ký chứng thư số đấu thầu giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch đấu thầu trực tuyến một cách bảo mật, hợp pháp và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình tham gia đấu thầu.

7. Chủ Thể Chứng Thư Số Là Gì?

Chủ thể chứng thư số là cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp sở hữu và sử dụng chứng thư số trong các giao dịch điện tử. 

Chủ thể này là người hoặc đơn vị được tổ chức chứng thực (CA) xác nhận danh tính và cấp chứng thư số, cho phép họ thực hiện các hoạt động cần xác thực danh tính, như ký kết tài liệu, mã hóa thông tin, và tham gia các giao dịch trực tuyến an toàn.

Các Thông Tin Thường Có trong Chủ Thể Chứng Thư Số

Chứng thư số thường bao gồm những thông tin về chủ thể, như:

Tên của Chủ Thể: Gồm tên đầy đủ của cá nhân hoặc tên pháp lý của tổ chức/doanh nghiệp.

Địa Chỉ Email hoặc Thông Tin Liên Hệ: Được sử dụng để liên hệ hoặc xác nhận danh tính của chủ thể.

Khóa Công Khai: Là phần quan trọng trong việc mã hóa dữ liệu, giúp xác minh danh tính của chủ thể khi thực hiện các giao dịch.

Số Định Danh: Có thể là mã số thuế đối với doanh nghiệp hoặc số CMND/CCCD đối với cá nhân, giúp phân biệt chủ thể với các đối tượng khác.

Chủ thể chứng thư số chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng chứng thư của mình theo đúng quy định pháp luật, đảm bảo an toàn và bảo mật trong các hoạt động trực tuyến.

Chứng thư số là công cụ không thể thiếu trong việc xác thực danh tính và đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử. Hiểu rõ về chứng thư số, cách đăng ký, cài đặt và quản lý sẽ giúp các cá nhân và doanh nghiệp tận dụng hiệu quả lợi ích của nó, đảm bảo tính hợp lệ và bảo mật trong môi trường số hóa ngày nay.