10 Sai Lầm Kế Toán Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Hay Gặp

10 sai lầm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ hay gặp là vấn đề mà nhiều chủ doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý. Trong bài viết này, Gia đình Kế toán sẽ chỉ ra 10 sai lầm phổ biến nhất và cung cấp những giải pháp khắc phục hiệu quả.

1. Chậm trễ trong ghi chép và đối chiếu sổ sách kế toán

Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường bận rộn với vô số công việc hàng ngày và hiếm khi có thời gian để tập trung vào quản lý tài chính. Sau một thời gian, bạn có thể phát hiện ra rằng mình đã không cập nhật sổ sách kế toán, không kiểm tra các số liệu kinh doanh, đối chiếu báo cáo ngân hàng, thuế hay các khoản tài chính khác. Điều này khiến báo cáo tài chính của doanh nghiệp không được duy trì thường xuyên, dẫn đến tình trạng thiếu thông tin và khó khăn trong việc ra quyết định kinh doanh.

Ví dụ, nếu bạn chi tiêu mà không nắm rõ tình hình tài chính, có nguy cơ số dư ngân hàng bị âm hoặc doanh nghiệp mất lợi nhuận do không lường trước các chi phí phát sinh. Việc không kiểm tra kỹ lưỡng số liệu tài chính cũng có thể gây ra các vấn đề với nhà cung cấp, chẳng hạn như hóa đơn bị bỏ sót, khiến việc mua nguyên vật liệu trở nên khó khăn. Điều này có thể tác động tiêu cực đến uy tín tín dụng của doanh nghiệp với các đối tác. Thiếu sự theo dõi chặt chẽ về tài chính không chỉ làm giảm hiệu quả kinh doanh mà còn đẩy doanh nghiệp vào rủi ro lớn, ảnh hưởng đến khả năng phát triển bền vững.

2. Không giữ lại các hóa đơn chứng từ

Việc quản lý và lưu giữ hóa đơn, bất kể là dạng giấy hay điện tử, là một yếu tố quan trọng trong quy trình tài chính của mọi doanh nghiệp. Cả hai loại hóa đơn này đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch và chính xác của hồ sơ kế toán.

Hóa đơn và chứng từ cung cấp bằng chứng hợp pháp cho các giao dịch tài chính, giúp doanh nghiệp khắc phục các sai sót trong quá trình ghi nhận. Nhờ có chúng, doanh nghiệp có thể đảm bảo mọi giao dịch thu chi đều được ghi lại chính xác, từ đó nâng cao độ tin cậy cho hệ thống dữ liệu tài chính. Không chỉ vậy, những chứng từ này còn hỗ trợ doanh nghiệp xác định và khấu trừ các chi phí hợp lệ trong quá trình nộp thuế, giúp giảm gánh nặng thuế.

Khi có sự kiểm tra từ cơ quan thuế, các hóa đơn này trở thành bằng chứng quan trọng để xác minh tính hợp pháp của số liệu trong báo cáo tài chính. Việc thiếu hoặc không có các chứng từ liên quan có thể khiến doanh nghiệp không được khấu trừ các khoản chi phí hợp lệ, dẫn đến việc phải đóng thêm thuế và có nguy cơ bị phạt.

3. Không sử dụng phần mềm kế toán hay công nghệ đám mây

Việc sử dụng phần mềm kế toán ngày nay đã tự động hóa hầu hết các công việc kế toán, từ tính toán lương đến lập dự toán ngân sách. Điều này mang lại nhiều lợi ích thiết thực như đóng sổ tự động, tạo báo cáo nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ chính yếu như quản lý kinh doanh.

Mặc dù nhiều kế toán viên và chuyên gia có chứng chỉ CPA vẫn tin tưởng vào Microsoft Excel với lý do cho rằng nó đảm bảo hiệu quả công việc, nhưng họ cũng nhận thấy rằng Excel không thể so bì với các phần mềm kế toán chuyên nghiệp về tính hiện đại và khả năng tích hợp.

Vì vậy, việc áp dụng công nghệ đám mây là điều cần thiết. Nếu bạn chưa tích hợp công nghệ này vào quy trình làm việc, có thể bạn đang bỏ qua cơ hội tối ưu hóa hiệu suất và quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn. Công nghệ đám mây không chỉ hỗ trợ tự động hóa kế toán mà còn mang đến sự linh hoạt, giúp bạn quản lý tài chính một cách toàn diện và hiệu quả hơn.

>>> Tham khảo: TỰ HỌC KẾ TOÁN: Hướng Dẫn Từng Bước Cho Người Mới

4. Không thường xuyên lưu trữ dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay chưa đánh giá đúng mức về tầm quan trọng của việc sao lưu dữ liệu thường xuyên. Ngoài các sự cố phổ biến như mất máy tính hoặc thiết bị bị đánh cắp, điều quan trọng hơn là cần phải dự phòng cho các tình huống bất ngờ có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến dữ liệu doanh nghiệp.

Một sự cố như hỏa hoạn tại trụ sở hoặc ngập lụt do vỡ ống nước có thể khiến tất cả dữ liệu quan trọng bị mất, thậm chí khi bạn không có mặt tại nơi xảy ra sự việc. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mà còn gây tổn hại đến uy tín và hình ảnh của công ty.

Để đảm bảo an toàn tối đa cho dữ liệu, doanh nghiệp cần lưu trữ nhiều bản sao tại các địa điểm khác nhau. Đặc biệt, các doanh nghiệp nên chuẩn bị cho khả năng truy cập dữ liệu lâu dài, nhiều năm về sau. Các dịch vụ lưu trữ trực tuyến với tính năng bảo mật cao như mã hóa dữ liệu là giải pháp hiệu quả.

Lời khuyên cho doanh nghiệp là nên xây dựng chiến lược sao lưu định kỳ cho các thông tin quan trọng, đặc biệt là tài liệu tài chính. Việc lưu trữ dữ liệu ở nhiều địa điểm khác nhau sẽ giúp bảo vệ dữ liệu trước những rủi ro bất ngờ, đảm bảo doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động trong mọi tình huống khó lường.

5. Lẫn lộn tài chính của công ty với tài chính cá nhân

Một trong những sai lầm mà nhiều chủ doanh nghiệp thường mắc phải là không tách bạch tài chính của công ty với tài chính cá nhân. Điều quan trọng là phải giữ cho các tài khoản này hoàn toàn riêng biệt, nhằm đảm bảo thông tin rõ ràng về những khoản chi tiêu cho hoạt động kinh doanh và những khoản chi tiêu cá nhân.

Chẳng hạn, cơ quan thuế có thể chấp nhận một số khoản chi như bữa ăn có liên quan đến công việc, nhưng những giao dịch như vé xem phim hay đĩa nhạc xuất hiện trên sao kê tài khoản của công ty sẽ khó được phê duyệt. Ngoài ra, nếu người chủ sử dụng tài chính của công ty cho mục đích cá nhân, công việc kinh doanh có thể bị ảnh hưởng, vì thay vì đầu tư để phát triển, tiền lại bị rút ra cho cuộc sống riêng.

Vì lý do này, việc duy trì tài khoản riêng biệt là cần thiết, giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về công ty như một thực thể độc lập, thay vì xem đó như nguồn tiền cá nhân. Về lâu dài, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững mà còn cải thiện thu nhập của người chủ.

6. Chỉ tập trung vào các hoạt động ngắn hạn

Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, việc đối mặt với nhiều nhiệm vụ hàng ngày có thể dễ dàng khiến doanh nghiệp bị cuốn vào những vấn đề ngắn hạn, dẫn đến việc xem nhẹ tầm quan trọng của chiến lược dài hạn. Kế toán không chỉ dừng lại ở việc quản lý thông tin tài chính hiện tại, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc dự đoán hướng phát triển của doanh nghiệp và nhận diện sớm các rủi ro tiềm ẩn từ những quyết định hiện tại.

Nghề kế toán không chỉ yêu cầu sự chú trọng vào các mục tiêu ngắn hạn mà còn đòi hỏi khả năng dự đoán và phát triển lâu dài. Những dự đoán về tương lai không chỉ dựa trên các số liệu đã có mà còn cần xem xét nhiều yếu tố khác. Trong bối cảnh này, việc đảm bảo tính minh bạch tài chính và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành là vô cùng quan trọng.

Bên cạnh đó, việc phát triển đội ngũ kế toán cũng cần được chú trọng, nhất là khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Bổ sung nhân sự không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn trang bị cho doanh nghiệp những kiến thức cần thiết để đối phó với các thách thức phức tạp trong lĩnh vực tài chính. Điều này đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kế toán vững chắc, đáp ứng các yêu cầu quản lý một cách nghiêm ngặt.

7. Không coi các báo cáo là công cụ

Kế toán không chỉ là công cụ quản lý tài chính nhằm đáp ứng các yêu cầu về thuế và dòng tiền, mà còn đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc không khai thác hết thông tin từ báo cáo kế toán có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Các báo cáo tài chính như công nợ, khoản phải trả và lợi nhuận không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, mà còn giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các vấn đề như khách hàng chậm thanh toán, qua đó điều chỉnh quản lý dòng tiền một cách hiệu quả. Việc bỏ qua những báo cáo này có thể khiến doanh nghiệp không theo dõi sát sao các rủi ro liên quan đến tài chính hoặc các yếu tố bất mãn từ khách hàng.

Báo cáo lợi nhuận cũng là một công cụ quan trọng để đánh giá hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Việc không sử dụng thông tin này có thể khiến doanh nghiệp bỏ qua những cơ hội cải thiện chiến lược hoặc không phát hiện sớm các nguy cơ tiềm ẩn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và danh tiếng.

Tóm lại, tận dụng tối đa các báo cáo kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định tài chính mà còn là nền tảng để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và duy trì sự phát triển bền vững.

8. Lỗi tính toán sai

Sau một ngày làm việc mệt mỏi, việc xử lý sổ sách có thể dẫn đến các lỗi tính toán, ngay cả khi sử dụng công cụ tự động. Những sai sót này có thể phát sinh từ việc nhập dữ liệu sai, ghi nhầm tài khoản hoặc lỗi đánh máy. Khi cộng hưởng với các sai lầm kế toán khác, những lỗi này có thể gây ra hậu quả tài chính nghiêm trọng. Nếu không kiểm tra thường xuyên, những lỗi nhỏ này có thể dần dần tạo thành những vấn đề lớn, làm ảnh hưởng đến quản lý tài chính và đòi hỏi nhiều chi phí và thời gian để khắc phục.

9. Tuyển dụng nhân sự kế toán và thuế không phù hợp

Khi thuê nhân sự thiếu kinh nghiệm, dù là người thân, nhân viên mới hay chính chủ doanh nghiệp, điều này có thể dẫn đến những vấn đề tài chính nghiêm trọng hơn. Việc tiết kiệm chi phí bằng cách thuê nhân sự không đủ năng lực có thể dẫn đến kiểm toán hoặc phạt hành chính. Những người không có đủ chuyên môn thường mắc sai sót trong việc phân loại chi phí, ghi chép sổ sách và tuân thủ luật thuế, gây ra hậu quả lâu dài cho doanh nghiệp. Để tránh những sai lầm này, doanh nghiệp cần thuê người có đủ kiến thức và kỹ năng, giúp chủ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.

10. Tự quản lý công việc quá nhiều và không tìm kiếm sự hỗ trợ

Nhiều chủ doanh nghiệp thích tự mình quản lý mọi việc, nhưng điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dịch vụ khi phải gánh vác cả việc kế toán. Dù quản lý sổ sách rất quan trọng, nhưng việc cố gắng làm mọi thứ một mình có thể làm giảm hiệu quả của doanh nghiệp. Lời khuyên là hãy giao công việc kế toán cho những người có chuyên môn, để chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Việc thuê một kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

10 sai lầm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ hay gặp là những vấn đề không thể xem nhẹ, vì chúng có thể gây ảnh hưởng lớn đến sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây của Gia đình Kế toán đã có thể hỗ trợ việc kế toán của bạn trở nên thuận lợi hơn và giúp bạn đưa ra những quyết định tốt nhất.

>>> Xem thêm: TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay