Công Việc Của Kế Toán Trường Học Gồm Những Gì?

Trong hệ thống giáo dục, kế toán trường học là vị trí chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính – kế toán tại nhà trường. Tùy vào loại hình đơn vị (công lập hoặc tư thục), công việc của kế toán sẽ có những điểm khác biệt rõ rệt.

Nếu kế toán trường công lập làm theo chế độ hành chính sự nghiệp, tuân thủ quy định ngân sách và giao dịch Kho bạc, thì kế toán trường tư thục lại vận hành theo mô hình doanh nghiệp, linh hoạt hơn nhưng áp lực về hiệu quả tài chính cũng cao hơn.

Vậy cụ thể, kế toán trường học làm những gì? Cần trang bị kỹ năng nào để làm tốt vị trí này? Cùng Gia Đình Kế Toán tìm hiểu ngay sau đây.

I. Công việc kế toán tại trường học công lập

Trong các đơn vị giáo dục công lập, kế toán không chỉ đơn thuần là người ghi sổ hay lập báo cáo, mà còn đóng vai trò là "người giữ nhịp" tài chính cho toàn bộ hoạt động của nhà trường. 

Công việc của kế toán trường công lập mang tính đặc thù cao vì liên quan trực tiếp đến ngân sách nhà nước, phải tuân thủ đầy đủ quy trình nghiệp vụ theo quy định hiện hành.

Từ ngày 01/01/2024, các trường học công lập đã chuyển sang thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 24/2023/TT-BTC, thay thế cho Thông tư 107 trước đây. Điều này kéo theo nhiều yêu cầu cụ thể hơn trong việc tổ chức hạch toán, lập chứng từ, ghi sổ, và trình bày báo cáo tài chính.

Dưới đây là những nhóm công việc chính mà một kế toán trường học công lập cần đảm nhiệm:

 1. Lập dự toán và theo dõi kinh phí

Đầu mỗi năm học, kế toán có trách nhiệm phối hợp với ban giám hiệu lập dự toán thu – chi ngân sách trình cơ quan cấp trên phê duyệt. 

Trong quá trình thực hiện, kế toán cần thường xuyên theo dõi tình hình phân bổ, sử dụng nguồn kinh phí để đảm bảo chi tiêu đúng nội dung, đúng mục lục ngân sách, và không vượt dự toán.

 2. Giao dịch với Kho bạc Nhà nước

Đối với các khoản chi tiêu ngân sách, kế toán phải thực hiện đầy đủ quy trình giao dịch qua Kho bạc Nhà nước, bao gồm:

• Lập lệnh rút dự toán,

• Thanh toán tạm ứng – quyết toán,

• Thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp theo hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Các chứng từ gửi Kho bạc cần được chuẩn bị đúng mẫu, đủ chữ ký thẩm quyền và đúng quy định hiện hành.

 3. Hạch toán kế toán theo mục lục ngân sách

Mọi khoản chi của đơn vị đều phải được hạch toán theo mục – tiểu mục của hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước. 

Việc ghi sai mục lục không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo quyết toán mà còn có thể khiến chứng từ bị từ chối hoặc phải giải trình nhiều lần.

4. Ghi sổ, theo dõi tài sản, công nợ và quỹ

Kế toán chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán đầy đủ, rõ ràng, đúng thời gian và đúng phương pháp. Đồng thời phải theo dõi:

• Quỹ tiền mặt và tiền gửi tại Kho bạc,

• Tình hình tăng – giảm tài sản công (tài sản cố định, công cụ dụng cụ),

• Công nợ phải thu – phải trả,

• Các khoản tạm ứng chưa thanh toán.

Cuối năm phải tiến hành kiểm kê, đối chiếu số liệu sổ sách với thực tế và lập biên bản đầy đủ.

5. Lập báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm

Kế toán trường công lập phải lập đầy đủ các loại báo cáo theo quy định, bao gồm:

• Báo cáo tình hình tài chính,

• Báo cáo kết quả hoạt động,

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

• Thuyết minh báo cáo tài chính,

• Báo cáo quyết toán thu – chi ngân sách theo mẫu của Bộ Tài chính.

Bài viết tham khảo : Chuyển Từ Kế Toán Doanh Nghiệp Sang Đơn Vị HCSN – Khó Chỗ Nào?

Tất cả báo cáo cần được hoàn thành đúng thời hạn và gửi cơ quan quản lý đúng quy định.

6. Phối hợp thanh tra, kiểm toán và giải trình

Kế toán là người chịu trách nhiệm giải trình số liệu trong các đợt kiểm tra, thanh tra, kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán nhà nước. 

Vì vậy, việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ, rõ ràng, khoa học là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro cho đơn vị.

 Lưu ý dành cho kế toán mới

Nếu bạn mới được điều động hoặc chuyển sang làm kế toán trường học công lập, hãy chủ động cập nhật chế độ kế toán theo Thông tư 24, làm quen với các biểu mẫu Kho bạc và học cách hạch toán theo mục lục ngân sách.

Việc hiểu rõ từng nghiệp vụ ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai sót thường gặp và tự tin hơn khi làm việc với cơ quan cấp trên.

Bài viết tham khảo: REVIEW Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp Tốt Nhất

II. Công việc kế toán tại trường học tư thục

Khác với trường công lập, các trường tư thục hoạt động theo mô hình doanh nghiệp, tự chủ về mặt tài chính và vận hành như một đơn vị kinh doanh dịch vụ giáo dục.

Điều này khiến vai trò của kế toán trong trường tư không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát thu – chi, mà còn mở rộng sang các hoạt động phân tích hiệu quả tài chính, tham mưu dòng tiền và tối ưu chi phí vận hành.

Kế toán trường học tư thục thường áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (với đơn vị nhỏ và vừa) hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC (với đơn vị quy mô lớn). 

Không có sự tham gia của Kho bạc Nhà nước, mọi giao dịch được thực hiện trực tiếp qua ngân hàng và nội bộ doanh nghiệp.

Dưới đây là các nhóm công việc chính mà kế toán trường học tư thục đảm nhận:

1. Quản lý doanh thu từ học phí và dịch vụ

Học phí chính là nguồn thu chủ yếu của trường tư. Kế toán cần:

• Theo dõi thu học phí định kỳ (theo kỳ tháng, học kỳ hoặc năm học),

• Hạch toán đúng kỳ, phân loại theo cấp học – lớp – chương trình,

• Kiểm tra, đối chiếu công nợ học sinh, xử lý học phí nộp thừa – thiếu,

• Theo dõi các khoản thu khác như tiền ăn, xe đưa đón, dịch vụ ngoại khóa...

Tính chính xác và cập nhật kịp thời là yêu cầu quan trọng để tránh sai sót và mất cân đối dòng tiền.

2. Hạch toán và kiểm soát chi phí

Trường học tư thục thường phát sinh nhiều khoản chi như:

• Chi lương – phụ cấp cho giáo viên, nhân viên;

• Chi mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất;

• Chi phí quảng cáo, tuyển sinh, truyền thông;

• Các chi phí hành chính, dịch vụ bên ngoài, thuê mướn, điện nước…

Kế toán cần theo dõi, hạch toán đúng loại chi phí, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ để đảm bảo được khấu trừ thuế và đưa vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

3. Kê khai thuế và nộp báo cáo định kỳ

Là đơn vị tự chủ, trường tư thục phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định, bao gồm:

• Kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) nếu đủ điều kiện,

• Khấu trừ và kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho giáo viên, nhân viên,

• Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cuối năm,

• Nộp báo cáo tài chính và báo cáo thuế định kỳ cho cơ quan thuế.

Việc chậm trễ hoặc kê khai sai có thể dẫn đến bị phạt, truy thu thuế hoặc thanh tra thuế đột xuất.

4. Quản lý tài sản và công nợ nội bộ

Kế toán trường tư cũng phải:

• Theo dõi tài sản cố định, tính khấu hao hàng tháng,

• Ghi nhận công cụ dụng cụ, phân bổ chi phí đúng thời gian sử dụng,

• Theo dõi các khoản vay mượn nội bộ (nếu có),

• Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, giáo viên thỉnh giảng, phụ huynh học sinh.

 5. Lập báo cáo tài chính – phân tích hiệu quả hoạt động

Bên cạnh việc lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán, kế toán trường tư thục còn cần hỗ trợ ban giám hiệu trong việc:

• Phân tích doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo từng kỳ học,

• Ước tính kết quả kinh doanh, dòng tiền thực tế,

• Dự báo ngân sách, lập kế hoạch tài chính cho kỳ sau.

Đây là một điểm khác biệt lớn so với kế toán trường công, vì kế toán trường tư phải hướng đến hiệu quả tài chính và tăng trưởng ổn định.

Gợi ý cho người mới

Nếu bạn mới nhận công việc kế toán tại trường tư thục, hãy ưu tiên làm quen với quy trình thu học phí, quản lý hóa đơn – chứng từ và cập nhật nghĩa vụ thuế theo đúng thời hạn

Việc xây dựng được một hệ thống sổ sách rõ ràng – minh bạch sẽ giúp bạn kiểm soát tốt tài chính và dễ dàng làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán sau này.

Bài viết tham khảo: Review Khóa Học Kế Toán Thuế Chuyên Sâu Online & Offline Tốt Nhất

III. Bảng so sánh công việc kế toán: Trường công lập vs Trường tư thục

Dù làm việc trong môi trường công lập hay tư thục, kế toán trường học đều giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp lý trong quản lý tài chính – kế toán của nhà trường.

Nếu như kế toán trường công lập phải nắm chắc quy trình ngân sách, hạch toán theo mục lục và tuân thủ quy định thanh – quyết toán qua Kho bạc, thì kế toán trường tư thục lại cần linh hoạt trong quản trị doanh thu, chi phí, thuế và dòng tiền như một doanh nghiệp thực thụ.

Mỗi mô hình có những đặc thù riêng, đòi hỏi người kế toán không chỉ vững về chuyên môn mà còn phải hiểu rõ bối cảnh hoạt động của đơn vị mình. Việc thường xuyên cập nhật chế độ kế toán mới, rèn luyện kỹ năng thực hành và quản trị dữ liệu kế toán sẽ là nền tảng quan trọng để làm tốt công việc và hạn chế tối đa sai sót trong thanh tra – kiểm toán.

Nếu bạn đang trên hành trình trở thành một kế toán trường học chuyên nghiệp, hãy bắt đầu từ việc hiểu rõ công việc, lựa chọn hướng đi phù hợp, và chủ động học hỏi ngay từ hôm nay.