Chuyển Từ Kế Toán Doanh Nghiệp Sang Đơn Vị HCSN – Khó Chỗ Nào?

Cùng là kế toán, nhưng khi chuyển từ doanh nghiệp sang đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN), không ít người rơi vào cảm giác “làm lại từ đầu”. Từ hệ thống tài khoản, cách ghi sổ, đến báo cáo tài chính – tất cả đều có sự khác biệt rõ rệt.

Vậy đâu là những khó khăn thường gặp khi chuyển môi trường làm việc? Và cần chuẩn bị gì để thích nghi nhanh chóng? Cùng Gia đình Kế toán tìm hiểu trong bài viết này.

Bài viết tham khảo: Học Kế Toán Xã Phường Ở Đâu Tốt, Uy Tín Và Hiệu Quả Nhất?

I. Những khó khăn chính khi chuyển đổi

1. Sự khác biệt về hệ thống tài khoản và chế độ kế toán

Khi chuyển từ doanh nghiệp sang đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN), khó khăn đầu tiên mà nhiều kế toán gặp phải chính là sự khác biệt hoàn toàn trong chế độ kế toán và cách tổ chức tài khoản.

Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200 hoặc 133, thì các đơn vị HCSN lại tuân theo Thông tư 107/2017/TT-BTC (sắp tới là Thông tư 24/2024/TT-BTC), với hệ thống tài khoản, nguyên tắc ghi sổ và báo cáo riêng biệt.

Các tài khoản như 611, 714, 661, 008… chỉ có trong khối HCSN.

Nhiều tài khoản quen thuộc của doanh nghiệp (511, 632, 911…) lại không xuất hiện.

Các nghiệp vụ đặc thù như rút dự toán, chi ngân sách, hoàn ứng trong kế toán hành chính sự nghiệp thường không xuất hiện trong môi trường doanh nghiệp, nên dễ tạo cảm giác mới mẻ và khó hình dung đối với những người chưa từng tiếp cận.

Việc phải làm quen lại toàn bộ hệ thống tài khoản, phương pháp ghi sổ và quy trình xử lý chứng từ theo chế độ kế toán mới cũng khiến không ít kế toán doanh nghiệp cảm thấy như đang bắt đầu lại từ đầu.

2. Khác biệt trong quản lý tài chính và ngân sách

Một điểm khác biệt lớn nữa khi chuyển từ kế toán doanh nghiệp sang đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) chính là cách quản lý tài chính và ngân sách.  

✔️ Quy trình lập và quản lý dự toán ngân sách  

Trong doanh nghiệp, việc chi tiêu tài chính thường linh hoạt, chỉ cần người có thẩm quyền phê duyệt là có thể thực hiện. Nhưng ở đơn vị HCSN, mọi khoản thu – chi đều phải nằm trong kế hoạch ngân sách đã được duyệt trước, gọi là dự toán ngân sách.  

Bài viết tham khảo: Tổng Hợp Các Loại Sổ Sách Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp

Việc lập dự toán phải tuân theo quy trình rõ ràng:  

• Xây dựng dự toán hàng năm
• Gửi lên cấp trên (Phòng Tài chính – Kế hoạch) thẩm định
• Được giao dự toán (nguồn tiền) để sử dụng trong năm
• Mọi chi tiêu đều phải rút từ nguồn dự toán đã được cấp

✔️ Kiểm soát chi tiêu và thanh quyết toán  

Khác với doanh nghiệp, nơi kế toán có thể tự thanh toán nội bộ, thì ở đơn vị HCSN:  

• Kho bạc Nhà nước đóng vai trò “kiểm soát chi” → mỗi lần chi phải làm hồ sơ rút tiền kèm đầy đủ chứng từ.
• Chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán, đúng định mức theo quy định nhà nước.
• Cuối năm, đơn vị phải lập quyết toán ngân sách, gửi cơ quan tài chính cấp trên kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt.

Chính sự chặt chẽ này khiến nhiều kế toán doanh nghiệp khi chuyển sang HCSN cảm thấy “gò bó” và mất thời gian trong khâu thủ tục.  

3. Sự khác biệt về báo cáo tài chính và quyết toán   

Làm kế toán trong doanh nghiệp, bạn có thể đã quen với các báo cáo như: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ… Nhưng khi chuyển sang kế toán HCSN, bạn sẽ phải làm quen với một hệ thống báo cáo hoàn toàn khác.  

✔️ Loại hình và nội dung báo cáo  

Kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ lập báo cáo tài chính theo mẫu riêng, mà còn phải thực hiện báo cáo quyết toán ngân sách – loại báo cáo đặc thù không có trong doanh nghiệp.  

Một số báo cáo phổ biến trong HCSN gồm:  

• Báo cáo quyết toán thu – chi ngân sách
• Báo cáo tình hình thực hiện dự toán
• Báo cáo tài sản công
• Các biểu mẫu theo Thông tư 107 hoặc 24 (tuỳ thời điểm áp dụng)

Những báo cáo này thường phải lập chi tiết theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi và yêu cầu đối chiếu với Kho bạc Nhà nước.  

✔️ Thời gian và quy trình nộp báo cáo  

Khác với doanh nghiệp có thể linh hoạt trong thời hạn báo cáo nội bộ, đơn vị HCSN phải:  

• Tuân thủ lịch trình báo cáo nghiêm ngặt: theo tháng, quý, năm
• Nộp báo cáo đúng thời hạn cho cơ quan tài chính cấp trên hoặc Kho bạc Nhà nước
• Đảm bảo đầy đủ chứng từ kèm theo, đúng biểu mẫu mới nhất

Nếu nộp chậm, sai mẫu, sai số liệu hoặc không đối chiếu khớp với Kho bạc, đơn vị có thể bị yêu cầu giải trình hoặc bị “treo” các khoản thanh toán ngân sách sau đó.  

4. Thay đổi về phần mềm và công cụ hỗ trợ   

Một trong những khác biệt dễ nhận thấy khi làm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt và yêu cầu kết nối với hệ thống quản lý nhà nước.  

✔️ Sử dụng phần mềm kế toán riêng biệt  

Nếu trong doanh nghiệp bạn có thể dùng MISA SME, FAST, hoặc Excel tùy ý, thì với HCSN, kế toán gần như bắt buộc phải sử dụng phần mềm được thiết kế riêng theo chế độ kế toán nhà nước, ví dụ như: MISA Mimosa.NET, IMAS, 3TSoft,…

Các phần mềm này hỗ trợ đúng hệ thống tài khoản, mẫu biểu, nghiệp vụ theo Thông tư 107/2017 hoặc 24/2024/TT-BTC.

Nhiều kế toán doanh nghiệp khi mới chuyển sang dễ bị “lạc nhịp” vì phần mềm không giống với những gì mình từng làm quen.  

✔️ Kết nối với hệ thống quản lý tài chính công  

Một số phần mềm kế toán HCSN hiện nay còn phải:  

• Tích hợp với hệ thống dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước để nộp hồ sơ, rút dự toán, theo dõi chi ngân sách
• Kết nối với phần mềm quản lý tài sản công, phần mềm báo cáo tài chính tập trung của cơ quan chủ quản

→ Điều này đòi hỏi người làm kế toán phải làm quen thêm với các công cụ kỹ thuật số, không chỉ làm kế toán đơn thuần mà còn biết thao tác trên các hệ thống hành chính điện tử.  

II. Giải pháp thích nghi và vượt qua khó khăn   

Việc chuyển từ kế toán doanh nghiệp sang kế toán hành chính sự nghiệp là một bước thay đổi lớn, nhưng hoàn toàn có thể thích nghi nếu bạn có định hướng học tập và tiếp cận đúng cách. Dưới đây là một số giải pháp thiết thực giúp bạn vượt qua giai đoạn “bỡ ngỡ” ban đầu.

1. Nâng cao kiến thức chuyên môn về kế toán HCSN   

✔️ Tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu  

Việc học một cách bài bản là điều gần như bắt buộc nếu bạn chưa từng tiếp cận chế độ kế toán HCSN. Một khóa học thực hành đúng chuẩn (theo Thông tư 107 hoặc 24/2024) sẽ giúp bạn nắm chắc:  

Hệ thống tài khoản kế toán HCSN

Cách ghi sổ, lập báo cáo quyết toán

Các nghiệp vụ chi ngân sách, rút dự toán, hoàn ứng…

✔️ Tự nghiên cứu và cập nhật văn bản pháp luật mới  

Ngoài việc học, bạn nên chủ động đọc thêm các thông tư, nghị định, công văn mới liên quan đến kế toán nhà nước để luôn cập nhật kịp thời. 

Đặc biệt từ năm 2025, Thông tư 24/2024/TT-BTC chính thức có hiệu lực và thay thế Thông tư 107.

Bài viết tham khảo: REVIEW Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp Tốt Nhất

2. Làm quen với quy trình và thủ tục hành chính   

✔️ Hiểu rõ quy trình lập và quản lý ngân sách nhà nước  

Nắm được trình tự từ lập dự toán → phân bổ → sử dụng → quyết toán ngân sách sẽ giúp bạn không bị “lúng túng” trong từng bước làm việc.  

✔️ Tuân thủ các quy định về kiểm soát chi tiêu và quyết toán  

Khác với môi trường doanh nghiệp, kế toán HCSN phải làm việc nhiều với Kho bạc Nhà nước và chịu sự kiểm tra kỹ từ cơ quan tài chính. Làm đúng từ đầu sẽ giúp bạn tránh rủi ro bị yêu cầu giải trình hoặc “treo hồ sơ”.

3. Sử dụng thành thạo các công cụ và phần mềm kế toán HCSN   

✔️ Tìm hiểu và thực hành trên các phần mềm chuyên dụng  

Hãy làm quen sớm với phần mềm như MISA Mimosa.NET, IMAS, 3TSoft… Đây là công cụ không thể thiếu trong môi trường HCSN và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý số liệu.  

✔️ Tham khảo tài liệu và chủ động hỏi khi gặp vấn đề  

Đừng ngại tìm kiếm tài liệu hướng dẫn, video thực hành hoặc trao đổi với giảng viên/hỗ trợ kỹ thuật để giải quyết các vướng mắc thực tế khi thao tác phần mềm.  

Việc chuyển từ kế toán doanh nghiệp sang đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là một thử thách không nhỏ, nhất là khi bạn phải làm quen với hệ thống tài khoản, chế độ kế toán, quy trình thanh toán và báo cáo hoàn toàn mới. 

Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để bạn mở rộng kiến thức, làm chủ thêm một lĩnh vực kế toán đặc thù đang ngày càng được chú trọng và chuyên nghiệp hóa.  

Với thái độ học tập nghiêm túc, cùng sự hỗ trợ từ các khóa đào tạo thực hành và tài liệu hướng dẫn phù hợp, bạn hoàn toàn có thể vượt qua giai đoạn “bỡ ngỡ” ban đầu và làm tốt công việc trong môi trường mới.