Hướng dẫn tra cứu thông tin hóa đơn

Để biết hóa đơn có hợp lệ, hợp lý, hợp pháp hay không kế toán có thể tra cứu thông tin thông tin trên website  http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ của Tổng cục thuế. Trong bài viết dưới đây Gia đình kế toán sẽ Hướng dẫn tra cứu thông tin hóa đơn chi tiết.

HƯỚNG DẪN KIỂM TRA HÓA ĐƠN HỢP LÝ, HỢP LỆ

Lưu ý: Các bạn kế toán khi nhận 1 hóa đơn (dù là hóa đơn điện tử, hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng) trước tiên các bạn kiểm tra xem hóa đơn đó có bị sai sót gì không. Sau đó các bạn tra cứu thông tin hóa đơn đó có hợp pháp hay không.

Xem thêm: Xác định hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

1. Tên loại hóa đơn

Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau)

2. Các loại hóa đơn:

a) Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

b) Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” 

c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

d) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Loại hóa đơn Mẫu số
Loại hoá đơn Mẫu số
1- Hoá đơn giá trị gia tăng. 01GTKT
2- Hoá đơn bán hàng. 02GTTT
3- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan). 07KPTQ
4- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:
    + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; 03XKNB
    + Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL

Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.

Số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hoá đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hoá đơn; nhu cầu sử dụng hoá đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý…

– Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể:

  • Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
  • Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

3. Các hình thức hóa đơn:

Theo khoản 3 điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:

“Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

a) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

c) Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

3. Ký hiệu hóa đơn

Theo phụ lục 1 Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:

Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành. o 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng

Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y; o 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.

Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm; Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:

E: Hoá đơn điện tử,

T: Hoá đơn tự in,

P: Hoá đơn đặt in;

– Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ:

AA/11E: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 11: hóa đơn tạo năm 2011; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử;

AB/12T: trong đó AB: là ký hiệu hóa đơn; 12: hóa đơn tạo năm 2012; T: là ký hiệu hóa đơn tự in;

AA/13P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 13: hóa đơn tạo năm 2013; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in.

Để phân biệt hoá đơn đặt in của các Cục Thuế và hoá đơn của các tổ chức, cá nhân, hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành).

Ví dụ: Hoá đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:

01AA/11P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2011;

03AB/12P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2012;

(Danh sách Mã hóa đơn của Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phát hành theo Phụ lục 2 kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC)

Như vậy:

– Dù là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự in, đặt in hay hóa đơn điện tử … thì các bạn cũng tra cứu như theo hướng dẫn của Gia đình kế toán dưới đây

HƯỚNG DẪN TRA CỨU THÔNG TIN HÓA ĐƠN 

Bước 1:

– Truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế (Bộ tài chính): http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/

Hướng dẫn tra cứu thông tin hóa đơn

Lưu ý: Nên mở bằng trình duyệt Internet Explorer để hạn chế lỗi nhé.

Bước 2:

– Chọn hình thức tra cứu: “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu  nhiều hóa đơn”

Tra cứu thông tin hóa đơn Bộ Tài chính

– Nếu chọn mục “Tra cứu nhiều hóa đơn” thì các bạn chuẩn bị 1 file Excel thông tin hóa đơn cần tra cứu nhé và File Excel đó phải được thiết kế theo các quy định như trên website tra cứu nhé. 

Bước 3:

Tra cứu thông tin hóa đơn

– Nhập đầy đủ 5 chỉ tiêu (có dấu (*)) như:

Mã số thuế người bán HHDV

Mẫu số

Ký hiệu hóa đơn

Số hóa đơn

Hóa đơn bưu chính viễn thông: Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Bưu điện, bưu chính, viễn thông, invoice. Các bạn click vào: “Hóa đơn bưu chính viễn thông”

Nhập mã xác thực

Khi điền xong tất cả thông tin thì bạn nhấn vào nút “Tìm kiếm”.

CÁCH KIỂM TRA KẾT QUẢ TRA CỨU THÔNG TIN HÓA ĐƠN

1. Nếu tra cứu Hóa đơn GTGT kết quả chính xác như sau:

Ví dụ 1: Tra cứu hóa đơn GTGT đặt in, kết quả như sau: 

-> Tiếp đó: Bấm vào (Xem thông tin chi tiết tại đây) ⇒ Sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin sau:

Hóa đơn hợp lệ

Tra cứu hóa đơn

KẾT QUẢ:

1. Nếu kết quả tra cứu như trên, tức là có đầy đủ:

    – Thông tin người bán hàng

    – Thông tin hóa đơn.

    – Thông tin về Doanh nghiệp in.

⇒ Thì các bạn yên tâm về hóa đơn này là HỢP PHÁP

1. Nếu kết quả không như trên:

Ví dụ như: Chỉ hiển thị được “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” ⇒ Còn “Thông tin hóa đơn” thì không hiển thị.

Hóa đơn không hợp lệ

⇒ Hóa đơn này có thể là chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc làm thông báo phát hành nhưng chưa được cơ quan thuế chấp nhận .v.v…).

Cách xử lý: Liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ thông báo phát hành hóa đơn chưa. (Nếu rồi thì chụp ảnh cho xin Thông báo phát hành hóa đơn của họ đã được cơ quan thuế Chấp nhận).

– Hoặc có thể do các bạn mở bằng trình duyệt Google chrome, Coccoc… Nên các bạn có thể mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer xem sao nhé.

2. Nếu tra cứu Hóa đơn bán hàng mua của Chi cục thuế:

⇒ Thì sẽ chỉ hiển thị Thông tin của doanh mua hóa đơn thôi nhé (Không có thông tin của hóa đơn)

– “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” mà hiển thị đúng với “Thông tin trong dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng” là đúng nhé.

– Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì (Vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục thuế, do Cục thuế quản lý)

Trên đây là chi tiết cách tra cứu hóa đơn trên website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng Cục thuế. Mong rằng những chia sẻ bài viết hữu ích với các bạn!

Đối với các bạn chưa được làm quen với các công việc kế toán phải làm trong thực tế thì nên tham khảo một số khóa học kế toán thực hành tại các trung tâm để được thực hành trên chứng từ thực tế và các kế toán trưởng hướng dẫn chi tiết. Tham khảo: Review Top 3 địa chỉ học kế toán tổng hợp tốt nhất Hà Nội TPHCM để lựa chọn được địa chỉ học chất lượng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *