Phiếu Xuất Kho Là Gì? Tổng Hợp Mẫu Phiếu Xuất Kho

Phiếu xuất kho là một loại chứng từ quan trọng trong quản lý hàng hóa, vật tư, sản phẩm của các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước, ghi nhận các thông tin về số lượng, đơn giá, thành tiền và lý do xuất kho của các mặt hàng từ kho ra ngoài. Phiếu xuất kho có vai trò theo dõi và kiểm soát biến động hàng hóa trong kho, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và đánh giá tình hình kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên, bạn có biết các mẫu phiếu xuất kho mới nhất và cách sử dụng chúng hiệu quả?

Trong bài viết này, Gia Đình Kế Toán xin chia sẻ cho các bạn kiến thức liên quan đến phiếu xuất kho như quy định, quy trình, cách viết và mẫu phiếu xuất kho mới nhất dành cho các bạn quan tâm. Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Phiếu xuất kho là gì? Những quy định về phiếu xuất kho

Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực liên quan đến hàng hóa, vật tư, sản phẩm thì chắc chắn sẽ gặp phải khái niệm phiếu xuất kho rất nhiều lần nhưng chưa chắc mọi người hiểu rõ. Vậy phiếu xuất kho là chứng từ gì?

Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính:

“Phiếu xuất kho (Delivery bill) là một loại biểu mẫu quan trọng trong kinh doanh và quản lý hàng hóa. Nó ghi nhận các hoạt động xuất kho của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa từ kho hàng của doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước. Phiếu xuất kho phải được lập theo các quy định của Bộ Tài chính và có một số mẫu phiếu xuất kho mới nhất theo từng phương pháp tính giá xuất kho.”

Phiếu xuất kho có vai trò rất quan trọng trong quản lý, quản trị kho hàng của doanh nghiệp như:

• Giúp theo dõi chặt chẽ số lượng nhập vào, xuất ra nguyên vật liệu, sản phẩm, công cụ, dụng cụ cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp
• Là căn cứ để tính toán chi phí phục vụ cho quá trình giám sát, kiểm tra các mức hao hụt, tiêu hao nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp
• Làm cơ sở để tính giá thành sản phẩm để bán ra thị trường sao cho phù hợp với mục tiêu lợi nhuận và tiêu chí chiến lược kinh doanh
• Là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, giao dịch mua bán hay trao đổi hàng hóa của các bộ phận bằng cách so sánh số lượng và giá trị của các mặt hàng xuất ra từ kho với giá trị của các mặt hàng nhập vào. Từ đó biết được lợi nhuận hay thua lỗ của từng loại hàng hóa để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Được sử dụng để kiểm tra, kiểm kê và kiểm soát số lượng thực tế và số lượng dự kiến mỗi khi đặt hàng để tránh trường hợp mất vòng quay nguồn vốn, cơ hội đầu tư, tăng chi phí lưu kho,...

Bạn có thắc mắc “Ai là người lập phiếu xuất kho?”. Hiện nay, không có một quy định, thông tư hay quyết định chung nào về người lập phiếu xuất kho cho tất cả tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp. Người lập phiếu xuất kho phụ thuộc vào tổ chức quản lý cũng như quy định của từng tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, phiếu xuất kho thường được lập bởi bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu cùng kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt, giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.

Phiếu nhập kho được lập thành 02 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 03 liên (đối với vật tư tự sản xuất).

Đối với vật tư, hàng hóa mua: Người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên) giữ lại liên 1, liên 2 người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Đối với vật tư tự sản xuất: Phiếu nhập kho được lập thành ba liên và giao cho các bên, bộ phận liên quan như:

• Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu
• Liên 2: Quản lý kho lưu vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để lưu vào sổ sách kế toán
• Liên 3: Giao cho người nhận hàng

2. Nội dung của phiếu xuất kho

Nội dung của phiếu xuất kho là những thông tin cần thiết để ghi nhận các hoạt động xuất kho của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa từ kho hàng của doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước. Phiếu xuất kho của mỗi doanh nghiệp, tổ chức có thể khác nhau do loại hình doanh nghiệp, thông tư áp dụng,... nhưng nhìn chung nội dung phải có theo quy định của Bộ Tài chính gồm:

• Tên đơn vị và bộ phận xuất kho ở góc bên trái.
• Họ và tên người nhận hàng, tên, đơn vị; số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất.
• Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Số lượng yêu cầu và số lượng thực tế xuất; đơn giá và thành tiền của từng loại.
• Tổng số tiền viết bằng chữ và số chứng từ gốc kèm theo.
• Chữ ký và họ tên của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng và giám đốc hoặc người ủy quyền.

3. Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho là quy trình quản lý và theo dõi số lượng và giá trị của vật tư, sản phẩm, hàng hóa được xuất ra khỏi kho cho các mục đích khác nhau, như sản xuất, bán hàng, gửi bán, trả hàng,... Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho bao gồm các bước sau:

Bước 1: Bộ phận có nhu cầu về vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa phải lập giấy xin xuất, ra lệnh hoặc yêu cầu xuất kho đối với vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Bước 2: Chuyển tới cho Giám đốc, Tổng Giám đốc hoặc người phụ trách đơn vị duyệt lệnh, yêu cầu xuất kho.

Bước 3: Sau khi được phê duyệt lệnh xuất kho gửi tới kho để thực hiện việc xuất kho vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa.

Bước 4: Thủ kho tiếp nhận lệnh, yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kiểm tra số lượng và chất lượng của vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa trước khi xuất hàng hóa theo lệnh xuất kho. Thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Đây là chứng từ dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho sản xuất, cho tiêu thụ hoặc gửi bán.

Bước 5: Thủ kho giao vật tư, nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa cho người nhận và thu hồi lệnh xuất kho đã ký nhận, giao một liên phiếu xuất kho cho bộ phận nhận hàng.

Bước 6: Thủ kho ghi sổ theo dõi tồn kho và báo cáo, gửi phiếu xuất kho cho bên kế toán để hạch toán doanh thu và chi phí phát sinh.

Tuy nhiên, có nhiều bạn thắc mắc là “Phiếu xuất kho có cần đóng dấu không?”. Gia Đình Kế Toán sẽ giải đáp cho các bạn câu hỏi này như sau:

⇒ Phiếu xuất kho là một loại chứng từ kế toán được quản lý như hóa đơn mua hàng và bắt buộc phải có các nội dung như số và ngày lập phiếu, tên và địa chỉ của người mua và người bán, số lượng và giá trị của nguyên vật liệu, sản phẩm và hàng hóa xuất kho. Theo quy định của Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, phiếu xuất kho không nhất thiết phải có dấu của người bán, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tiến hành đóng dấu treo tại góc trái tờ phiếu xuất kho thay vì đóng dấu bình thường.

4. Tổng hợp mẫu phiếu xuất kho

Hiện nay, một số mẫu phiếu xuất kho mới nhất do Bộ Tài chính ban hành theo các thông tư khác nhau như:

• Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành phiếu nhập - xuất - tồn - kiểm kê hàng hóa trong doanh nghiệp gồm có: Mẫu số 01-VT dùng cho phương pháp tính giá xuất kho trực tiếp hoặc Mẫu số 02-VT dùng cho phương pháp tính giá xuất kho gián tiếp.
• Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp công lập là Mẫu C21 - Phiếu xuất kho.
• Mẫu phiếu xuất kho theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC là Mẫu số 02 - VT
• Mẫu phiếu xuất kho của Kho bạc Nhà nước theo Thông tư 77 là Mẫu C6-12/NS phiếu xuất kho

4.1. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200

Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 tại Đây .

4.2. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133

Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133 tại Đây. 

4.3 Mẫu phiếu xuất kho theo Quyết định 48

Tải mẫu phiếu xuất kho theo Quyết định 48 tại Đây .

4.4 Mẫu phiếu xuất kho của Kho bạc Nhà nước theo Thông tư 77

Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 77 tại Đây .

5. Cách viết phiếu xuất kho

Gia Đình Kế Toán hướng dẫn các bạn cách viết Phiếu xuất kho theo các mẫu được nêu bên trên như sau:

Góc bên trái trên cùng của Phiếu xuất kho người lập ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) và bộ phận xuất kho vật tư, hàng hóa. Phiếu xuất kho có thể lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá của cùng một kho dùng cho cùng một mục đích sử dụng hoặc một đối tượng hạch toán chi phí và doanh thu.

Khi lập Phiếu xuất kho, người lập cần phải ghi rõ các nội dung: Họ tên của người, bộ phận nhận hàng, đơn vị tính; số thứ tự của phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu xuất kho; lý do, mục đích xuất kho và kho xuất vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Trong đó:

• Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, nguyên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột B: Ghi tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách của vật tư, nguyên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn - có thể bỏ qua).
• Cột D: Đơn vị tính (ghi giống trong hóa đơn).
• Cột 1: Ghi số lượng vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu, đề nghị xuất kho của người, bộ phận sử dụng.
• Cột 2: Thủ kho ghi rõ số lượng thực tế xuất kho bởi số lượng vật tư thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.
• Cột 3: Đơn giá là giá xuất kho, giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa.
• Cột 4: Thành tiền bằng đơn giá ở cột 3 nhân với số lượng thực xuất kho.
• Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.
• Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho do các bộ phận đề nghị, bộ phận sử dụng hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo cơ cấu tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 2 liên hay 3 liên.

Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho Giám đốc (người được ủy quyền) duyệt và ghi rõ họ tên giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.

Nội dung cần lưu ý của phiếu xuất kho

Để phiếu xuất kho được lập đúng theo quy định của các Thông tư, nội dung cần lưu ý của phiếu gồm:

• Phiếu xuất kho phải có tên và địa chỉ của doanh nghiệp, đơn vị, bộ phận yêu cầu vật tư, nguyên vật liệu,...
• Phiếu xuất kho phải ghi rõ số thứ tự của phiếu và ngày tháng năm lập phiếu
• Phiếu xuất kho phải ghi rõ họ tên của người, bộ phận, đơn vị nhận hàng, mã số phiếu xuất, lý do xuất kho và kho xuất là gì.
• Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên sản phẩm, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, chất lượng, mã số và đơn vị tính của nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa.
• Phiếu xuất kho phải ghi rõ số lượng yêu cầu theo lệnh hoặc yêu cầu xuất kho và số lượng thực tế xuất kho của từng loại nguyên vật liệu, hàng hóa.
• Phiếu xuất kho phải ghi rõ đơn giá, thành tiền của từng loại hàng hóa xuất kho (nếu có), ghi rõ tổng số tiền bằng chữ và bằng số
• Phiếu xuất kho phải được ký xác nhận bởi thủ kho xuất kho, người hoặc bộ phận nhận hàng, kế toán, kế toán trưởng và giám đốc (hoặc người ủy quyền).

Phương pháp và trách nhiệm ghi Phiếu xuất kho

Theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành quy định cụ thể về phương pháp và trách nhiệm ghi phiếu xuất kho được ghi tại mục 2 của Phiếu xuất kho, Phụ lục 1 ban hành kèm theo như sau:

+ Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

+ Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và địa điểm xuất kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột 1: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
• Cột 2: Ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
• Cột 3, 4: Ghi đơn giá và thành tiền của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
• Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.
• Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

+ Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần).

+ Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký và họ tên những người có liên quan trên phiếu xuất kho, liên 1 lưu tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh để ghi sổ kế toán, liên 2 chuyển cho người nhận hàng.

+ Trường hợp người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh đồng thời kiêm nhiệm thủ kho hoặc người lập biểu thì người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh có thể ký đồng thời các chức danh kiêm nhiệm đó.

Phiếu xuất kho là một chứng từ quan trọng trong quá trình quản lý hàng hóa, vật tư, sản phẩm của doanh nghiệp. Việc lập phiếu xuất kho cần tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo tính chính xác, minh bạch. Bạn có thể tham khảo các mẫu phiếu xuất kho mà Gia Đình Kế Toán đã tổng hợp ở trên để lập phiếu xuất kho cho doanh nghiệp của mình.

Hy vọng bài viết hữu ích cho việc quản lý kho hàng để hỗ trợ việc lập và theo dõi phiếu xuất kho một cách hiệu quả và tiện lợi. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

• Những Kiến Thức Kế Toán Doanh Nghiệp FDI Cần Biết
• Tỷ Lệ Đóng Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) Mới Nhất
• Hợp Đồng Lao Động Là Gì? Các Loại Hợp Đồng Lao Động Phổ Biến
• Báo Cáo Quản Trị Là Gì? Các Loại Báo Cáo Quản Trị Doanh Nghiệp
• Điều Kiện, Thủ Tục Hoàn Thuế GTGT – Những Quy Định Mới Nhất