Kiểm Soát Nội Bộ Là Làm Gì? Mô Tả Dễ Hiểu Cho Người Mới

Trong doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ là “hàng rào an toàn” giúp hạn chế sai sót, bảo vệ tài sản và đảm bảo số liệu kế toán minh bạch. Nhưng với người mới, khái niệm này thường khá mơ hồ: kiểm soát nội bộ thực chất là làm gì và áp dụng ra sao?

Bài viết này của Gia đình Kế toán sẽ giải thích ngắn gọn, dễ hiểu về kiểm soát nội bộ và những nội dung quan trọng mà người làm kế toán hay quản lý cần nắm để áp dụng ngay vào công việc.

I. Kiểm soát nội bộ là gì? Khái niệm & cơ sở pháp lý

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải tự xây dựng quy chế quản trị nội bộ và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này nhằm phân định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân liên quan tới việc tạo lập, thực hiện, quản lý và kiểm soát các giao dịch kinh tế — tài chính phát sinh.

Nói cách khác: kiểm soát nội bộ là hệ thống các cơ chế, quy trình, quy định nội bộ mà doanh nghiệp thiết lập để đảm bảo mọi hoạt động tài chính — kế toán đều tuân thủ pháp luật, minh bạch, có thể kiểm tra, truy xuất; đồng thời giúp phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động nội bộ.

Vai trò & mục tiêu của kiểm soát nội bộ

• Bảo vệ, đảm bảo an toàn tài sản của doanh nghiệp — tránh thất thoát, sử dụng sai mục đích.
• Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế — tài chính được thực hiện và ghi nhận đầy đủ, chính xác, hợp pháp, theo đúng thẩm quyền và quy trình phê duyệt.
• Đảm bảo rằng số liệu kế toán, báo cáo tài chính phản ánh trung thực, minh bạch, giúp lãnh đạo, quản lý đưa ra quyết định đúng đắn.
• Phòng ngừa sai sót, gian lận, vi phạm — từ khâu lập chứng từ, ghi sổ, phê duyệt, thanh toán cho đến quản lý, sử dụng tài sản.

Nhờ vậy, kiểm soát nội bộ trở thành nền tảng vững chắc để doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hiệu quả và bền vững — đặc biệt khi áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99.

II. Các Thành Phần Chính Cấu Thành Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Để hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một cấu trúc gồm nhiều yếu tố liên kết với nhau. Theo thông lệ quốc tế và áp dụng thực tế tại doanh nghiệp Việt Nam, hệ thống kiểm soát nội bộ thường bao gồm 5 thành phần sau:

1. Môi trường kiểm soát

Đây là nền tảng của toàn bộ hệ thống, thể hiện qua:

• Văn hóa doanh nghiệp và đạo đức nghề nghiệp.
• Ý thức tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ.
• Cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân cấp – phân quyền minh bạch.
• Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc duy trì tính minh bạch và kỷ luật.
• Môi trường kiểm soát mạnh giúp giảm rủi ro và tạo sự thống nhất trong vận hành.

2. Đánh giá rủi ro

Doanh nghiệp cần nhận diện và phân tích các rủi ro có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động, ví dụ:

• Rủi ro tài chính, gian lận.
• Sai sót khi lập chứng từ, ghi sổ.
• Rủi ro từ quy trình nội bộ chưa chặt chẽ.
• Rủi ro từ sự thay đổi nhân sự hoặc hệ thống.
• Từ đó xây dựng biện pháp kiểm soát phù hợp.

3. Hoạt động kiểm soát (Control Activities)

Đây là nhóm biện pháp cụ thể nhằm phòng ngừa và phát hiện sai sót, bao gồm:

• Phân quyền phê duyệt theo đúng chức năng và thẩm quyền.
• Ký chứng từ đúng người, đúng trình tự.
• Kiểm tra – đối chiếu – kiểm kê tài sản định kỳ.
• Phân tách nhiệm vụ để tránh xung đột lợi ích.
• Yêu cầu lập chứng từ cho mọi nghiệp vụ và chỉ lập một lần.

Đây cũng là phần mà Thông tư 99 nhấn mạnh nhằm đảm bảo minh bạch và kiểm soát chặt chẽ dữ liệu kế toán.

4. Thông tin và truyền thông

Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ hiệu quả khi toàn bộ nhân sự hiểu và tuân thủ quy định. Doanh nghiệp cần:

• Truyền đạt rõ ràng quy trình, quy chế.
• Thiết lập kênh trao đổi, báo cáo và phản hồi.
• Đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác.

Thông tin nội bộ tốt giúp giảm hiểu lầm và tăng tính phối hợp giữa các bộ phận.

5. Giám sát và kiểm tra định kỳ

Doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua:

• Kiểm toán nội bộ hoặc đánh giá nội bộ.
• Đối chiếu chứng từ – sổ sách – báo cáo.
• Phát hiện kẽ hở, sai sót và đề xuất điều chỉnh.

Luật Kế toán và Thông tư 99 đều yêu cầu doanh nghiệp duy trì hoạt động giám sát liên tục để đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ luôn phù hợp và hiệu quả.

III. Liên Hệ Với Thông Tư 99/2025/TT-BTC — Vì Sao TT99 Bắt Buộc Doanh Nghiệp Tăng Cường Kiểm Soát Nội Bộ

Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ quy định về hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính, mà còn đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu về kiểm soát chứng từ và kiểm soát nội bộ. Theo đó:

• Mọi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh phải lập chứng từ kế toán.
• Chứng từ chỉ được lập một lần, đúng nội dung và đúng biểu mẫu.
• Việc lập, ký và phê duyệt chứng từ phải đúng thẩm quyền, đúng vị trí, đúng trách nhiệm.
• Doanh nghiệp phải phân cấp ký phù hợp để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, tránh gian lận và bảo vệ tài sản, nguồn vốn.

>>> Xem thêm: TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay

Như vậy, kiểm soát nội bộ theo Thông tư 99 không phải là thủ tục làm thêm, mà là yêu cầu bắt buộc nhằm:

• Đảm bảo số liệu kế toán chính xác và minh bạch.
• Đảm bảo chứng từ hợp lệ – hợp pháp – có thể kiểm tra, đối chiếu.
• Ngăn ngừa sai sót và gian lận trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ.
• Tạo cơ sở để lập báo cáo tài chính đúng chuẩn.

Để đáp ứng các quy định này, doanh nghiệp phải xây dựng Quy chế kế toán và Quy chế kiểm soát nội bộ, bao gồm:

• Ai lập chứng từ?
• Ai kiểm tra?
• Ai phê duyệt?
• Quy trình ký – kiểm soát – lưu trữ ra sao?
• Hồ sơ và chứng từ đi kèm mỗi nghiệp vụ gồm những gì?

Xem thêm: TỰ HỌC KẾ TOÁN: Hướng Dẫn Từng Bước Cho Người Mới

Một hệ thống kiểm soát nội bộ rõ ràng giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng Thông tư 99, vừa quản trị tài chính hiệu quả và giảm thiểu rủi ro ngay từ bên trong.

IV. “Kiểm soát nội bộ là làm gì?” — Những công việc cụ thể trong doanh nghiệp

V. Lợi Ích Khi Kiểm Soát Nội Bộ Được Thực Hiện Tốt

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh áp dụng Thông tư 99.

1. Giảm rủi ro tài chính và gian lận

Kiểm soát nội bộ giúp phát hiện sớm sai sót, hạn chế gian lận và bảo vệ tài sản, từ tiền mặt, hàng tồn kho đến tài sản cố định.

2. Số liệu kế toán và báo cáo tài chính đáng tin cậy

Khi chứng từ – sổ sách – báo cáo được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp tạo được uy tín với ngân hàng, nhà đầu tư, cơ quan thuế và các bên liên quan.

3. Hỗ trợ quản lý và ra quyết định hiệu quả

Việc đối chiếu, kiểm kê và theo dõi số liệu chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt công nợ, tồn kho, chi phí và đưa ra quyết định đúng thời điểm.

4. Tuân thủ pháp luật và chuẩn mực kế toán

Hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của Thông tư 99, giảm nguy cơ bị xử phạt và rủi ro pháp lý.

5. Xây dựng văn hóa minh bạch và trách nhiệm

Khi vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng, nhân viên làm đúng chức năng, quy trình diễn ra minh bạch và dễ dàng truy xuất khi cần.

VI. Doanh Nghiệp Nhỏ – Vừa Nên Bắt Đầu Kiểm Soát Nội Bộ Như Thế Nào?

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hệ thống kiểm soát nội bộ không cần phức tạp nhưng nhất định phải có những nền tảng cơ bản để tránh rủi ro ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các bước sau:

1. Xây dựng các thành phần tối thiểu

Ban hành quy chế kế toán – quy chế nội bộ.

• Phân quyền rõ ràng: ai lập chứng từ, ai phê duyệt, ai ghi sổ, ai kiểm tra.
• Thiết lập quy trình lập – ký – phê duyệt chứng từ.
• Tổ chức hệ thống sổ sách và lưu trữ hồ sơ khoa học.
• Thực hiện kiểm tra, đối chiếu định kỳ.

2. Bắt đầu từ những nghiệp vụ cơ bản nhất

Tập trung kiểm soát các nghiệp vụ dễ sai sót:

• Thu – chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
• Mua hàng – bán hàng – thanh toán.
• Công nợ phải thu – phải trả.
• Hàng tồn kho.
• Tài sản cố định và công cụ dụng cụ.

Đây là những phần hành tạo ra rủi ro cao nếu doanh nghiệp không kiểm tra chặt chẽ.

3. Mở rộng dần khi doanh nghiệp phát triển

Khi quy mô lớn hơn, doanh nghiệp nên bổ sung thêm:

• Kiểm soát tồn kho theo định mức.
• Kiểm soát tài sản cố định theo vòng đời.
• Phân bổ chi phí – trích trước – dự phòng.
• Áp dụng phần mềm kế toán và phân hệ quản lý.

4. Rà soát và cập nhật định kỳ

• Định kỳ đánh giá lại quy trình kiểm soát nội bộ.
• Điều chỉnh quy định khi mô hình hoạt động thay đổi.
• Cập nhật kịp thời các quy định mới như Thông tư 99/2025.

VII. Những Nhầm Lẫn Thường Gặp Khi Nói Về Kiểm Soát Nội Bộ

1. Nhầm lẫn: “Kiểm soát nội bộ = kiểm toán nội bộ”

Sai.

• Kiểm soát nội bộ: chính sách – quy trình – nghiệp vụ diễn ra hàng ngày nhằm phòng ngừa và phát hiện rủi ro.
• Kiểm toán nội bộ: hoạt động đánh giá lại hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

2. Nhầm lẫn: “Kế toán tự kiểm soát là đủ”

Không đúng.

• Người lập chứng từ ≠ người phê duyệt ≠ người kiểm tra.
• Cần phân tách nhiệm vụ để tránh xung đột lợi ích và giảm rủi ro sai sót.

3. Nhầm lẫn: “Doanh nghiệp nhỏ không cần kiểm soát nội bộ”

Hoàn toàn sai.

• Doanh nghiệp càng nhỏ càng dễ xảy ra sai sót do ít người, kiêm nhiệm nhiều việc.
• Một hệ thống kiểm soát nội bộ đơn giản nhưng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ minh bạch, tiết kiệm chi phí và tránh rủi ro pháp lý.

Kiểm soát nội bộ không phải là một hệ thống phức tạp hay xa vời, mà là những quy trình rất thực tế giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, minh bạch và hiệu quả. Việc tuân thủ đúng các yêu cầu của Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp hạn chế sai sót và gian lận, mà còn nâng cao chất lượng số liệu kế toán, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn.

Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ rõ ràng – có quy chế, có phân quyền, có quy trình và có giám sát – luôn là nền tảng để phát triển bền vững. Hy vọng bài viết này giúp bạn hình dung rõ ràng “kiểm soát nội bộ là làm gì” và biết cách áp dụng ngay vào thực tế doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn cần thêm mẫu biểu, quy trình hoặc hướng dẫn thiết lập kiểm soát nội bộ theo Thông tư 99, cứ để Gia đình Kế toán đồng hành cùng bạn!
>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC