Cách Hạch Toán Công Cụ Dụng Cụ - Tài Khoản 153

Hạch toán công cụ dụng cụ là một vấn đề quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, vì nó ảnh hưởng đến giá trị tài sản, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Công cụ dụng cụ là những tài sản cố định vật lý được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp như máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển và các tài sản khác có tuổi thọ trên một năm. Vậy hạch toán công cụ dụng cụ như thế nào?

Trong bài viết này, Gia Đình Kế Toán sẽ giới thiệu về khái niệm, phân loại và nguyên tắc hạch toán công cụ dụng cụ theo tài khoản 153 trong hệ thống kế toán Việt Nam.

1. Công cụ dụng cụ là gì?   

Định nghĩa công cụ dụng cụ  

Công cụ dụng cụ là một loại tài sản cố định vật lý của doanh nghiệp, được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hoặc duy trì hoạt động doanh nghiệp. Ngoài ra, công cụ dụng cụ có giá trị dưới 30 triệu đồng và thời gian sử dụng ngắn hơn một năm. 

Công cụ dụng cụ bị hao mòn, tổn hại trong quá trình sử dụng và được phân bổ vào chi phí sản xuất hoặc kinh doanh nhưng vì thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp nên không có đủ điều kiện trở thành tài sản cố định. Đây là tài sản có hình thái và thuộc sở hữu của doanh nghiệp thể hiện thông qua hợp đồng mua bán, hóa đơn đầu vào, giấy chứng nhận quyền sở hữu,...

Đặc điểm của công cụ dụng cụ  

• Có hình thái vật chất cụ thể và thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
• Có giá trị dưới 30 triệu đồng và thời gian sử dụng ngắn hơn một năm.
• Tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp cho đến khi hết thời gian giá trị công cụ dụng cụ.
• Bị hao mòn trong quá trình sử dụng và được phân bổ vào chi phí sản xuất hoặc kinh doanh.
• Được ghi nhận theo nguyên giá và được quản lý theo số lượng và giá trị.

Tài khoản công cụ dụng cụ  

Tài khoản công cụ dụng cụ là tài khoản 153 trong hệ thống kế toán Việt Nam, dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các công cụ dụng cụ được sử dụng trong doanh nghiệp. Đồng thời với cả hai Thông tư 200 và Thông tư 133, khi hạch toán công cụ dụng cụ kế toán sẽ cùng sử dụng tài khoản 153.

Kế toán khi ghi nhận công cụ dụng cụ sẽ thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ trên tài khoản 153 được thực hiện theo giá gốc. Như vậy, khi hạch toán công cụ dụng cụ trên nguyên tắc xác định giá gốc nhập kho công cụ dụng cụ như quy định đối với nguyên liệu vật liệu. 

Việc tính giá trị tồn kho công cụ dụng cụ hiện tại của doanh nghiệp cũng được kế toán thực hiện theo một trong ba phương pháp trong kì sau: 

• Nhập trước - Xuất trước (FIFO)
• Thực tế đích danh 
• Bình quân gia quyền

Lưu ý: Kế toán ghi nhận và hạch toán chi tiết công cụ, dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ công cụ, dụng cụ.

2. Điều kiện ghi nhận công cụ dụng cụ là gì?   

Để ghi nhận công cụ dụng cụ vào tài khoản 153, doanh nghiệp phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Công cụ dụng cụ phải có hình thái vật chất cụ thể và thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
• Công cụ dụng cụ phải có thể tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.
• Công cụ dụng cụ phải có giá trị dưới 30 triệu đồng và thời gian sử dụng ngắn hơn một năm.
• Công cụ dụng cụ phải có nguồn gốc rõ ràng, được phản ánh trong hóa đơn, hợp đồng, chứng từ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng.
• Công cụ dụng cụ phải được kiểm kê định kỳ và ghi nhận theo giá gốc.

Nếu công cụ dụng cụ của doanh nghiệp không đáp ứng các điều kiện ở trên, kế toán không được ghi nhận vào tài khoản 153, mà phải xem xét ghi nhận vào các tài khoản khác, như: 

• Tài khoản 211 “Hàng tồn kho”
• Tài khoản 214 “Nguyên liệu”
• Tài khoản 215 “Vật liệu”
• Tài khoản 216 “Công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất”
• Tài khoản 217 “Bao bì luân chuyển”
• Tài khoản 218 “Hàng hóa”
• Tài khoản 242 “Chi phí trả trước”
• Tài khoản 211 “Tài sản cố định”.

3. Quy định về khấu hao công cụ dụng cụ   

Quy định về khấu hao công cụ dụng cụ phụ thuộc vào loại hình hoạt động và tính chất của công cụ dụng cụ và các Thông tư, Nghị định liên quan. 

Đối với các tổ chức, đơn vị, cơ quan và tài sản cố định do Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp, Thông tư số 45/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về chế độ quản lý, tính khấu hao, hao mòn tài sản cố định. Như vậy, những công cụ dụng cụ nếu đủ điều kiện là tài sản cố định theo quy định tại Điều 3 Thông tư 45/2018/TT-BTC thì thực hiện tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định theo đúng quy định tại Thông tư này.

Đối với các doanh nghiệp, Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp. Theo đó, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Công cụ dụng cụ được ghi nhận vào tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ” và được phân bổ vào chi phí sản xuất hoặc kinh doanh trong thời gian sử dụng.

Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài chính quy định về chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định. Theo đó, có ba phương pháp tính khấu hao tài sản cố định là: 

• Phương pháp khấu hao theo đường thẳng; 
• Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh; 
• Phương pháp khấu hao theo số lượng khối lượng sản phẩm. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong ba phương pháp trên cho từng loại tài sản cố định.

Hỏi đáp về khấu hao công cụ dụng cụ  

Đối với những công cụ dụng cụ cơ khí như búa, kìm, máy khoan, máy mài,... thì thời gian tính khấu hao sẽ dựa vào quy định nào để đưa vào dự toán mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất bởi giá trị của những công cụ dụng cụ này nhỏ, chỉ vài trăm ngàn đến vài triệu đồng (nhỏ hơn 10 triệu đồng)?

⇒ Trả lời: Đối với những công cụ dụng cụ cơ khí như búa, kìm, máy khoan, máy mài… thì thời gian tính khấu hao sẽ dựa vào thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ. Nếu công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn hơn một năm, thì khi xuất kho sẽ trích toàn bộ giá trị vào chi phí. Nếu công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng từ một năm trở lên, thì khi xuất kho sẽ trích một phần giá trị vào chi phí theo phương pháp khấu hao đã chọn. Thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ phải được xác định trước khi mua sắm và phải được ghi vào dự toán mua sắm.

Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành  

4. Cách hạch toán công cụ dụng cụ   

Khi hạch toán công cụ dụng cụ sẽ có 2 trường hợp xảy ra mà kế toán cần lưu ý như sau: 

• Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ dùng trong 1 kỳ (Mua về nhập kho rồi xuất ra sử dụng hoặc Mua về dùng ngay không qua nhập kho)
• Công cụ dụng cụ có giá trị lớn dùng trong nhiều kỳ (Mua về nhập kho rồi xuất ra sử dụng hoặc Mua về dùng ngay không qua nhập kho)

4.1 Hạch toán công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ dùng trong 1 kỳ  

Nếu mua công cụ dụng cụ về nhập kho rồi xuất ra sử dụng 

Kế toán hạch toán công cụ dụng cụ vào TK 153 và khi nào xuất ra sử dụng thì hạch toán vào chi phí trong kỳ đó, bộ phận nào dùng thì hạch toán vào chi phí của bộ phận đó. 

Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 133

• Khi mua công cụ dụng cụ về nhập kho:

Nợ TK 153 - Công cụ dụng cụ 

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT doanh nghiệp được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331

• Khi xuất kho công cụ dụng cụ ra sử dụng:

Nợ TK 154 - Nếu sử dụng sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây lắp, xây dựng

Nợ TK 6421 - Nếu sử dụng cho bộ phận bán hàng 

Nợ TK 6422 - Nếu sử dụng cho bộ phận quản lý

Có 153 - Giá trị xuất kho của công cụ dụng cụ 

Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 200

• Khi mua công cụ dụng cụ về nhập kho:

Nợ TK 153 - Công cụ dụng cụ 

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT doanh nghiệp được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331

• Khi xuất kho công cụ dụng cụ ra sử dụng:

Nợ TK 627 - Nếu sử dụng cho bộ phận sản xuất 

Nợ TK 623 - Nếu sử dụng cho máy thi công

Nợ TK 641 - Nếu sử dụng cho bộ phận bán hàng 

Nợ TK 642 - Nếu sử dụng cho bộ phận quản lý 

Có TK 153 - Giá trị xuất kho của công cụ dụng cụ

Nếu mua công cụ dụng cụ về dùng ngay không qua nhập kho

Kế toán hạch toán công cụ dụng cụ vào chi phí trong kỳ đó chứ không hạch toán vào TK 153, bộ phận nào dùng sẽ hạch toán chi phí vào bộ phận đó. 

Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 133

Nợ TK 154 - Nếu sử dụng sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây lắp, xây dựng

Nợ TK 6421 - Nếu sử dụng cho bộ phận bán hàng 

Nợ TK 6422 - Nếu sử dụng cho bộ phận quản lý

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT doanh nghiệp được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá trị công cụ dụng cụ

Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 200

Nợ TK 627 - Nếu sử dụng cho bộ phận sản xuất 

Nợ TK 623 - Nếu sử dụng cho máy thi công

Nợ TK 641 - Nếu sử dụng cho bộ phận bán hàng 

Nợ TK 642 - Nếu sử dụng cho bộ phận quản lý 

Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá trị công cụ dụng cụ

4.2 Hạch toán công cụ dụng cụ có giá trị lớn dùng trong nhiều kỳ  

Nếu mua công cụ dụng cụ về nhập kho rồi xuất ra sử dụng 

Kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 153 ⇒ Khi nào xuất kho sử dụng sẽ hạch toán công cụ dụng cụ vào TK 242 ⇒ Tính phân bổ vào hàng tháng sử dụng, bộ phận nào dùng sẽ hạch toán chi phí vào bộ phận đó.

Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 133

• Khi mua công cụ dụng cụ về nhập kho:

Nợ TK 153 - Công cụ dụng cụ 

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT doanh nghiệp được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá trị công cụ dụng cụ 

• Khi xuất kho công cụ dụng cụ ra sử dụng:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Có TK 153 - Giá trị xuất kho của công cụ dụng cụ 

• Hàng tháng phân bổ công cụ dụng cụ vào bộ phận dùng: 

Nợ TK 154 - Nếu sử dụng sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây lắp, xây dựng

Nợ TK 6421 - Nếu sử dụng cho bộ phận bán hàng 

Nợ TK 6422 - Nếu sử dụng cho bộ phận quản lý

Có TK 242 - Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ của tháng đó.

Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 200

• Khi mua công cụ dụng cụ về nhập kho:

Nợ TK 153 - Công cụ dụng cụ 

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT doanh nghiệp được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331

• Khi xuất kho công cụ dụng cụ ra sử dụng:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Có TK 153 - Giá trị xuất kho của công cụ dụng cụ 

• Hàng tháng phân bổ công cụ dụng cụ vào bộ phận dùng:

Nợ TK 627 - Nếu sử dụng cho bộ phận sản xuất 

Nợ TK 623 - Nếu sử dụng cho máy thi công

Nợ TK 641 - Nếu sử dụng cho bộ phận bán hàng 

Nợ TK 642 - Nếu sử dụng cho bộ phận quản lý 

Có TK 242 - Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ của tháng sử dụng.

Nếu mua công cụ dụng cụ về dùng ngay không qua nhập kho

Kế toán không hạch toán vào tài khoản 153 mà sẽ hạch toán thẳng vào TK 242 ⇒ Tính phân bổ vào hàng tháng sử dụng, bộ phận nào dùng sẽ hạch toán chi phí vào bộ phận đó.

Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 133

• Khi mua công cụ dụng cụ về kho: 

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT doanh nghiệp được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331

• Hàng tháng phân bổ công cụ dụng cụ vào bộ phận dùng:

Nợ TK 154 - Nếu sử dụng sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây lắp, xây dựng

Nợ TK 6421 - Nếu sử dụng cho bộ phận bán hàng 

Nợ TK 6422 - Nếu sử dụng cho bộ phận quản lý

Có TK 242 - Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ của tháng đó.

Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 200

• Khi mua công cụ dụng cụ về kho: 

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT doanh nghiệp được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331

• Hàng tháng phân bổ công cụ dụng cụ vào bộ phận dùng:

Nợ TK 627 - Nếu sử dụng cho bộ phận sản xuất 

Nợ TK 623 - Nếu sử dụng cho máy thi công

Nợ TK 641 - Nếu sử dụng cho bộ phận bán hàng 

Nợ TK 642 - Nếu sử dụng cho bộ phận quản lý 

Có TK 242 - Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ của tháng sử dụng.

4.3. Hạch toán công cụ dụng cụ khi doanh nghiệp thanh lý  

Khi hạch toán công cụ dụng cụ phát sinh trường hợp thanh lý, kế toán phải lập biên bản thanh lý và trình lên Ban lãnh đạo phê duyệt. 

• Khoản thu về khi bán công cụ dụng cụ, kế toán ghi nhận: 

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 711

Có TK 333

• Nếu phát sinh chi phí khi thanh lý công cụ dụng cụ, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 811 

Có TK 111, 112, 131

• Sai khi thanh lý, ghi giảm công cụ dụng cụ. Nếu công cụ dụng cụ chưa phân bổ hết, kế toán ghi nhận: 

Nợ TK 811 

Có TK 142, 242 

5. Cách ghi tăng, giảm công cụ dụng cụ trên misa   

Để hạch toán công cụ dụng cụ tăng, giảm trên MISA, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tạo danh mục công cụ dụng cụ  

Trên menu chính, chọn “Danh mục” ⇒ ấn chọn “Công cụ dụng cụ”. Nhấn nút “Thêm mới” để nhập thông tin về mã, tên, đơn vị tính, nhóm, kho, nguyên giá, số lượng và thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ. Sau khi nhập xong, nhấn nút “Lưu” để lưu lại danh mục.

Bước 2: Ghi tăng công cụ dụng cụ  

Trên menu chính, chọn “Nghiệp vụ” ⇒ ấn chọn “Nhập kho” ⇒ chọn tiếp “Nhập kho công cụ dụng cụ”. Nhấn nút “Thêm mới” để nhập thông tin về số chứng từ, ngày chứng từ, người giao, người nhận, kho nhập và diễn giải. Sau đó, nhấn nút “Thêm chi tiết” để chọn công cụ dụng cụ từ danh mục và nhập số lượng, đơn giá và thành tiền. Sau khi nhập xong, nhấn nút “Lưu” để lưu lại phiếu nhập kho.

Bước 3: Ghi giảm công cụ dụng cụ  

Trên menu chính, chọn “Nghiệp vụ” ⇒ ấn chọn “Nhập kho” ⇒ chọn tiếp “Nhập kho công cụ dụng cụ”. Nhấn nút “Thêm mới” để nhập thông tin về số chứng từ, ngày chứng từ, người giao, người nhận, kho xuất và diễn giải. Sau đó, nhấn nút “Thêm chi tiết” để chọn công cụ dụng cụ từ danh mục và nhập số lượng, đơn giá và thành tiền. Sau khi nhập xong, nhấn nút “Lưu” để lưu lại phiếu xuất kho.

Ngoài ra, kế toán có thể thực hiện nghiệp vụ phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí trên misa như sau: 

Trên menu chính, chọn “Nghiệp vụ” ⇒ ấn chọn “Phân bổ” ⇒ chọn tiếp “Phân bổ công cụ dụng cụ”. Nhấn nút “Thêm mới” để nhập thông tin về số chứng từ, ngày chứng từ và diễn giải. Sau đó, nhấn nút “Thêm chi tiết” để chọn công cụ dụng cụ từ danh mục và nhập số lượng và chi phí phân bổ. Chi phí phân bổ có thể được tính theo phương pháp khấu hao đã chọn hoặc theo tỷ lệ phân bổ đã quy định trước. Sau khi nhập xong, nhấn nút “Lưu” để lưu lại phiếu phân bổ.

Lưu ý: Khi hạch toán công cụ dụng cụ tăng, giảm trên misa, doanh nghiệp phải chú ý đến các điểm sau:

• Phải kiểm tra lại số lượng tồn kho của công cụ dụng cụ trước khi nhập hoặc xuất.
• Phải kiểm tra lại giá trị hao mòn của công cụ dụng cụ trước khi xuất.
• Phải kiểm tra lại chi phí phân bổ của công cụ dụng cụ trước khi kết thúc kỳ kế toán.

Qua bài viết, Gia Đình Kế Toán đã giới thiệu về khái niệm, phân loại và nguyên tắc hạch toán công cụ dụng cụ theo tài khoản 153 trong hệ thống kế toán Việt Nam. Công cụ dụng cụ là một loại tài sản cố định quan trọng của doanh nghiệp, đóng vai trò lớn trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Việc hạch toán công cụ dụng cụ một cách chính xác và hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được giá trị tài sản, chi phí và lợi nhuận của mình. 

Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn đọc trong việc học tập và thực hành kế toán doanh nghiệp về hoạt động sản xuất. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: 

• Tổng Hợp Công Việc Của Kế Toán Từ A – Z 
• Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Doanh Nghiệp Mới Nhất 
• Bảo Hiểm Xã Hội Một Lần – Quy định và Cách tính chi tiết 
• Kê Khai Thuế GTGT – Quy Định Và Cách Kê Khai Chi Tiết