Công Việc Kế Toán Cần Làm Khi Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Khi một doanh nghiệp mới ra đời, bên cạnh thủ tục pháp lý và đăng ký kinh doanh, công tác kế toán luôn là nền tảng không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành minh bạch và tuân thủ pháp luật. Chính vì vậy, việc nắm rõ các Công Việc Kế Toán Cần Làm Khi Doanh Nghiệp Mới Thành Lập không chỉ giúp chủ doanh nghiệp tránh rủi ro bị phạt thuế, mà còn xây dựng ngay từ đầu hệ thống quản lý tài chính – sổ sách kế toán chặt chẽ. 

Với vai trò là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán – thuế, Gia đình Kế toán chia sẻ bài viết này để cung cấp một checklist thực tế, cập nhật theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp mới thành lập có định hướng rõ ràng và an toàn ngay từ ngày đầu hoạt động.

I. Các thủ tục bắt buộc sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN), kế toán cần hoàn thành một số thủ tục hành chính quan trọng. Đây là điều kiện để doanh nghiệp được pháp luật công nhận đầy đủ và có thể thực hiện các nghĩa vụ kế toán – thuế một cách hợp pháp.

1. Công bố nội dung đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố thường bao gồm: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật.

Mục đích của việc này là để đảm bảo tính minh bạch, công khai thông tin cho đối tác, khách hàng, và cơ quan quản lý nhà nước.

2. Khắc con dấu doanh nghiệp & thông báo mẫu dấu

Doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu tròn hoặc dấu chức danh theo nhu cầu. Từ Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được tự chủ trong việc quyết định hình thức, số lượng, nội dung con dấu.

Hiện nay, theo quy định mới, nhiều doanh nghiệp không còn bắt buộc phải nộp thông báo mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, trong thực tế, việc công bố mẫu dấu giúp tránh tranh chấp và thuận lợi trong giao dịch.

3. Mở tài khoản ngân hàng công ty

Doanh nghiệp mang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, con dấu, quyết định bổ nhiệm giám đốc/người đại diện pháp luật, CMND/CCCD của người đại diện đến ngân hàng để mở tài khoản thanh toán.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần lựa chọn ngân hàng phù hợp với nhu cầu giao dịch (ví dụ: ngân hàng có nhiều chi nhánh, phí dịch vụ hợp lý, tích hợp chữ ký số).

• Tài khoản doanh nghiệp là bắt buộc để thực hiện các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhằm đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo quy định.

• Mọi khoản thu – chi lớn của doanh nghiệp đều phải qua tài khoản ngân hàng để hợp lệ về thuế. Kế toán sử dụng sổ phụ ngân hàng làm căn cứ ghi sổ kế toán, báo cáo tài chính và kê khai thuế.

4. Thông báo số tài khoản cho cơ quan quản lý

Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc trực tiếp với cơ quan thuế (tùy theo hệ thống tại thời điểm áp dụng).

Mục đích để giúp cơ quan thuế quản lý minh bạch các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Đây là điều kiện để cơ quan thuế kích hoạt tài khoản điện tử phục vụ nộp thuế online.

Hậu quả nếu chậm thông báo là có thể bị xử phạt hành chính và gây khó khăn cho việc nộp thuế, giao dịch với đối tác. Vì vậy kế toán phải theo dõi thời hạn nộp thông báo, tránh để doanh nghiệp mất quyền lợi về thuế hoặc bị phạt do chậm trễ.

>>> Xem thêm: Kế Toán Nội Bộ Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Kế Toán Nội Bộ

II. Các công việc kế toán cần làm khi doanh nghiệp mới thành lập

Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý ban đầu, doanh nghiệp phải nhanh chóng triển khai các công việc kế toán – thuế. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro phạt hành chính và đảm bảo quản trị tài chính minh bạch.

1. Khai thuế ban đầu

Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế (theo Mẫu 01-ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC).   

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.   

- Bản sao CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.   

- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc (hoặc Tổng Giám đốc).   

- Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.   

- Công văn/Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và lựa chọn chế độ kế toán áp dụng (Thông tư 200 hoặc Thông tư 133).   

- Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ).   

- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử.   

- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).   

2. Nộp lệ phí môn bài

Mức lệ phí môn bài phụ thuộc vào vốn điều lệ ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

• Trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm.

• Từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm.

• Chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh: 1.000.000 đồng/năm.

Miễn lệ phí môn bài: Doanh nghiệp mới thành lập (trong năm đầu tiên từ ngày 01/01 đến 31/12) được miễn lệ phí môn bài. Tuy nhiên, kế toán vẫn cần lập hồ sơ miễn hoặc ghi rõ trong tờ khai để tránh bị truy thu sau này. Việc nộp hoặc miễn lệ phí môn bài phải thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập.

3. Lựa chọn và phát hành hóa đơn

Hiện nay, đa số doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trường hợp đặc biệt (vùng sâu vùng xa, chưa đủ điều kiện hạ tầng), cơ quan thuế có thể cho phép sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian ngắn.

1. Đăng ký & thông báo phát hành hóa đơn điện tử

2. Đăng ký mẫu hóa đơn điện tử qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

3. Nhận thông báo chấp nhận của cơ quan thuế trước khi chính thức sử dụng.

4. Thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử

5. Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử (của nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép).

6. Tích hợp với phần mềm kế toán để hạch toán đồng bộ.

Đây là bước quan trọng vì hóa đơn là căn cứ pháp lý cho mọi giao dịch mua bán, chi phí và doanh thu. Nếu chưa phát hành hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không thể hạch toán doanh thu và khấu trừ thuế đầu vào.

4. Khai và nộp các loại thuế

- Thuế GTGT (Giá trị gia tăng)

Kế toán phải xác định doanh nghiệp khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý.

Nguyên tắc: Doanh nghiệp có doanh thu năm trước liền kề > 50 tỷ đồng khai theo tháng, ngược lại được khai theo quý. Doanh nghiệp mới thành lập thường khai theo quý trong năm đầu tiên.

- Thuế TNCN (Thu nhập cá nhân)

Nếu doanh nghiệp có lao động, kế toán phải khấu trừ và kê khai thuế TNCN hàng tháng hoặc theo quý. Đồng thời, đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh cho nhân viên.

- Thuế TNDN (Thu nhập doanh nghiệp)

Doanh nghiệp phải tạm nộp thuế TNDN theo quý (ước tính dựa trên kết quả kinh doanh). Cuối năm, kế toán quyết toán thuế TNDN dựa trên báo cáo tài chính đã kiểm toán (nếu có).

5. Đăng ký chữ ký số & giao dịch điện tử

- Chữ ký số (Token): bắt buộc để thực hiện nộp thuế điện tử, khai bảo hiểm, ký hợp đồng điện tử.

- Đăng ký với cơ quan thuế: kế toán cần kích hoạt tài khoản giao dịch điện tử trên hệ thống Thuế điện tử (ETAX).

- Liên quan ngân hàng & bảo hiểm: chữ ký số còn dùng để ký các lệnh chuyển khoản online, nộp BHXH điện tử.

6. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Sau khi phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế. Trường hợp sử dụng ít hoặc không phát sinh hóa đơn, vẫn phải nộp báo cáo đúng hạn.

III. Các thủ tục liên quan lao động – tiền lương – bảo hiểm

- Bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán

Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn hoặc theo luật định bắt buộc phải có kế toán trưởng. Nếu chưa đủ điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng, cần cử người phụ trách kế toán và đăng ký với cơ quan thuế.

Hồ sơ bổ nhiệm bao gồm: Quyết định bổ nhiệm, Hợp đồng lao động, Bằng cấp/chứng chỉ chuyên môn theo quy định.

- Khai trình sử dụng lao động với cơ quan quản lý lao động

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động và có người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai trình sử dụng lao động tới Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội (LĐTBXH) nơi đặt trụ sở. Đây là cơ sở để cơ quan nhà nước quản lý, thanh tra về lao động.
Nội dung khai trình: số lượng lao động, hợp đồng lao động, thông tin vị trí công việc.

- Xây dựng và đăng ký nội quy lao động

Nội quy lao động phải bằng văn bản đối với doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên, nội dung cần quy định rõ:

• Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi.

• Trật tự tại nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động.

• Quy định về bảo mật, bảo vệ tài sản.

• Các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý.

Đồng thời, doanh nghiệp cần xây dựng thang lương, bảng lương đảm bảo:

• Phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động và mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ ban hành hằng năm.

• Có căn cứ để trả lương, đóng bảo hiểm xã hội và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

• Thang bảng lương, nội quy lao động phải được đăng ký với cơ quan LĐTBXH (nếu thuộc diện bắt buộc).

- Thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm cho người lao động

Doanh nghiệp phải tham gia đầy đủ cho người lao động theo hợp đồng từ 01 tháng trở lên:

• Bảo hiểm xã hội (BHXH): chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất.

• Bảo hiểm y tế (BHYT): chăm sóc y tế.Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): hỗ trợ khi mất việc.

• Mức đóng theo quy định mới nhất, tính trên quỹ tiền lương tháng.

Hồ sơ tham gia BHXH lần đầu bao gồm: Tờ khai tham gia BHXH, Hợp đồng lao động, Danh sách lao động tham gia.

- Công đoàn và các nghĩa vụ khác

Nếu trong doanh nghiệp có tổ chức công đoàn cơ sở thì phải trích nộp kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động. Nếu chưa thành lập công đoàn cơ sở, doanh nghiệp vẫn phải đóng kinh phí công đoàn.

Các nghĩa vụ khác liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động: khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế theo quy định.

IV. Kiểm soát nội bộ, quản lý chi phí & công cụ hỗ trợ

1. Thiết lập hệ thống biểu mẫu và quy trình chứng từ kế toán

Doanh nghiệp cần ban hành các biểu mẫu chuẩn để áp dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống, bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê hóa đơn, bảng chấm công, bảng lương…

Quy trình xử lý chứng từ kế toán phải rõ ràng, chặt chẽ:

1. Tiếp nhận hóa đơn/chứng từ: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý theo quy định pháp luật.

2. Lưu giữ và bảo quản: sắp xếp, phân loại khoa học theo từng loại chi phí, dự án, phòng ban.

3. Trình duyệt và phê duyệt chi phí: có cấp kiểm soát (trưởng bộ phận, kế toán trưởng, giám đốc) nhằm giảm rủi ro gian lận và sai sót.

Đảm bảo tuân thủ các văn bản pháp luật hiện hành về hóa đơn, chứng từ kế toán, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh tra, kiểm toán.

2. Ứng dụng công nghệ và phần mềm kế toán

Doanh nghiệp nên lựa chọn công cụ kế toán phù hợp với quy mô và ngành nghề:

• Excel: phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít phát sinh nghiệp vụ.

• Phần mềm MISA, FAST: phổ biến tại Việt Nam, tích hợp đầy đủ các phân hệ kế toán – thuế – nhân sự.

• Phần mềm kế toán trên nền tảng cloud (đám mây): thuận tiện cho quản trị từ xa, nhiều chi nhánh, dễ mở rộng.

Ưu tiên các phần mềm có tính năng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (hóa đơn điện tử, tờ khai thuế) và phân quyền người dùng để đảm bảo an toàn dữ liệu.

3. Phân công trách nhiệm và kiểm soát nội bộ

Phân định rõ ràng trách nhiệm giữa các vị trí:

• Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính.

• Kế toán thuế: phụ trách kê khai, nộp thuế, quyết toán.

• Kế toán chi phí: theo dõi chi phí sản xuất – kinh doanh, tính giá thành.

• Kiểm soát nội bộ: giám sát tính tuân thủ, phát hiện sai phạm, đánh giá rủi ro.

Thực hiện nguyên tắc phân tách nhiệm vụ để tránh tình trạng “vừa ghi sổ, vừa duyệt chi” và có quy định kiểm tra chéo định kỳ và đột xuất nhằm nâng cao tính minh bạch.

4. Quản lý dòng tiền và chi phí

• Giám sát dòng tiền: lập kế hoạch thu – chi hàng tuần, hàng tháng; so sánh số liệu thực tế với kế hoạch để kịp thời điều chỉnh.

• Thống kê chi phí: phân loại chi phí theo chi phí cố định (khấu hao, thuê văn phòng, lương cơ bản) và chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, điện nước, vận chuyển).

• Khấu hao tài sản cố định: lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp (đường thẳng, số dư giảm dần, theo sản lượng), vừa đúng luật, vừa tối ưu thuế.

• Khấu trừ thuế GTGT: kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.

• Hạch toán trước chi phí: ghi nhận kịp thời chi phí phát sinh để phản ánh đúng tình hình tài chính, tránh sai lệch báo cáo.

Việc nắm vững và thực hiện đầy đủ Công Việc Kế Toán Cần Làm Khi Doanh Nghiệp Mới Thành Lập chính là bước đi đầu tiên để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, quản lý tài chính minh bạch và tối ưu hiệu quả kinh doanh. 

>>> Tham khảo: Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Ở Đâu Tốt? Những Lựa Chọn Hàng Đầu