Các cách sắp xếp chứng từ phổ biến “siêu đẳng”

• Bạn đang phân vân không biết nên sắp xếp chứng từ như thế nào cho gọn gàng?
• Sắp xếp như thế nào để khi cơ quan chức năng vào giải trình thuận tiện nhất?
• Sắp xếp như thế nào để khi sếp cần lấy thuận tiện nhất?
• Nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, dễ nhìn và dễ kiểm tra

Hiện nay, có rất nhiều cách sắp xếp chứng từ kế toán đúng chuẩn mực vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc, hạn chế sai sót. Ngoài ra, việc sắp xếp chứng từ khoa học cũng là yêu cầu cơ bản mà người làm kế toán viên phải biết. khóa học kế toán tổng hợp 

>>> Có thể bạn quan tâm: Học xuất nhập khẩu .

I. Sắp xếp chứng từ theo từng bộ chứng từ

Cách 1: Sắp xếp theo bộ chứng từ

Sắp xếp chứng từ theo thứ tự sau:

Bộ chung:

• Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26,…tất cả những gì liên quan đến khai thuế thì gộp lại.
• Hóa đơn đầu vào và ra : sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế. kế toán công ty xây lắp 

Mỗi hóa đơn đầu vào:

• Nếu hóa đơn < 20.000.000 mà thanh toán tiền mặt: Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho.
• Nếu hóa đơn > 20.000.000 mà thanh toán chuyển khoản: Hóa đơn kẹp cùng phiếu hoạch toán + Ủy nhiệm chi phô tô

Bộ riêng:

Chứng từ ngân hàng:

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ.

Phiếu xuất kho: học kế toán thuế online 

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ

Bảng phân bổ: 142,242,214

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh

Chứng từ công nợ:

• Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ,
• Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm
• Công văn đòi nợ từng lần
• Quyết định xử lý công nợ

Chứng từ thanh toán:học kế toán ở đâu tốt nhất 

Các loại chứng từ thanh toán như phiếu chi, uỷ nhiệm chi thì kế toán nên sắp xếp và lưu trữ cùng với: 

• Đề nghị thanh toán hay đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc công ty.
• Với trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi ( chỉ cần bản photo) và bản lý nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.
• Với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi km trên xe có sự xác nhận của đội xe, phòng nhành chính hay các bộ phận chức năng có quyền trong doanh nghiệp.
• Với các khoản chi theo yêu cầu, quyết định của giám đốc thì sẽ phải ghi rõ theo quyết định, văn bản nào, photo quyết định, văn bản yêu cầu đó kèm theo. Học kế toán ở đâu tốt tphcm 
• Giấy xác nhận trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng (nếu có).

Xem thêm: Giao khoán nhân công trong xây dựng không có hóa đơn 

I.1. Sắp xếp chứng từ theo thứ tự ngày tháng tăng dần phát sinh chứng từ

Cách 2. Sắp xếp theo cách mỗi loại là 1 bộ, với cách này mỗi loại chứng từ sắp thành thứ tự tăng dần theo ngày tháng, năm. ủy nhiệm chi là gì 

Sắp xếp theo thứ tự sau:

• Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26….tất cả những gì liên quan đến khai thuế thì gộp lại thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.
• Hóa đơn đầu vào: sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 _ đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.
• Hóa đơn đầu ra: sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 _ đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.

Chứng từ phiếu chi:

• Đóng gộp toàn bộ phiếu chi thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển. kế toán xây lắp công trình 

Chứng từ phiếu thu:

• Đóng gộp toàn bộ phiếu thu thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển. hạch toán kế toán xây lắp 

Chứng từ hoạch toán:

• Đóng gộp toàn bộ phiếu hoạch toán thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển

Chứng từ ngân hàng: he thong tai khoan thong tu 200 

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển

Phiếu xuất kho: địa chỉ học kế toán thuế 

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển

Bảng phân bổ: 142,242,214 kế toán trong doanh nghiệp xây lắp 

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh

I.2. Sắp xếp chứng từ tài sản của doanh nghiệp 

Các chứng từ tài sản của công ty nên lưu trữ và sắp xếp riêng theo 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ kèm theo như:

• Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ.
• Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Hợp đồng mua TS ký kết với người bán. khóa học bồi dưỡng kế toán trưởng 
• Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó
• Biên bản giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán TS
• Biên bản bàn giao TS đưa vào sử dụng ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản.
• Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt letter of credit 
• Mã tài sản theo như sổ sách kế toán
• Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp
• Thẻ theo dõi tài sản cố định
• Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: tờ trình thanh lý; phê duyệt thanh lý; hợp đồng thanh lý; quyết định thanh lý; biên bản thanh lý,…quyết định nhừng khấu hao TSCĐ, hoá đơn thanh lý bản photo.
• Quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của công ty.
• Các loại chứng từ khác có liên quan.

Chứng từ pháp lý:

Kế toán nên sắp xếp như sau để khoa học và hợp lý. Bạn nên chia theo Folder riêng để dễ tìm kiếm và quản lý: nhân sự là gì 

• Các biên bản họp, các quyết định, nghị quyết của Hội đồng cổ đông, HĐ quản trị liên quan đến tài chính.
• Các uỷ quyền có liên quan đến kế toán tài chính
• Đăng ký kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi.
• Các đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng (nếu có)
• Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần
• Các quy chế, điều lệ của công ty.

Cách sắp xếp các loại chứng từ, sổ sách tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cũng làm được. Nó thể hiện được khả năng làm việc, khả năng sáng tạo của bạn cũng như sự ngăn nắp, gọn gàng trong công việc.

Nguồn bài viết: Kế toán Lê Ánh 

Mong bài viết của gia đình kế toán sẽ có ích cho bạn đọc!

Xem thêm >> Trung tâm đào tạo kế toán tại Hà Nội