Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi bị thanh tra, kiểm tra thuế

Kiểm tra, thanh tra thuế là hoạt động giám sát của cơ quan thuế đối với các hoạt động, giao dịch liên quan đến phát sinh nghĩa vụ thuế và tình hình thực hiện thủ tục hành chính thuế, chấp hành nghĩa vụ nộp thuế nhằm đảm bảo pháp luật thuế được thực hiện nghiêm chỉnh trong đời sống kinh tế – xã hội. Vậy Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi bị thanh tra, kiểm tra thuế? Tham khảo bài viết sau của Gia đình kế toán bạn đọc nhé!

I. Quyết toán thuế cần chuẩn bị những chứng từ, giấy tờ sau: 

1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc

– Chuẩn bị đi quyết toán thuế chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế học nghiệp vụ khai báo hải quan ở đâu 

– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.

Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. 

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.

Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

– Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

– Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý

– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung) khi quyết toán

– Sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ nhật ký chi tiền

– Số nhật ký thu tiền

– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng

– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp

– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.

– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.

– Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.

– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định

– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ

– Sổ khấu hao tài sản cố định

– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ

– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư

– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).

Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:

Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ

– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

5. Hồ sơ pháp lý

– Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).

– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế

6. Kiểm tra chi tiết khác:

– Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)

– Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán

– Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng

– Kiểm tra các khoản phải trả

– Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế

– Đầu vào và đầu ra có cân đối

– Kiểm tra ký tá có đầy đủ

– Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng

– Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ

II. Cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp những gì ?

Kiểm tra thuế thì các mục thuế sẽ được ưu tiên kiểm tra, thường thì thứ tự như sau: 
– Thuế giá trị gia tăng 
– Thuế Thu nhập cá nhân 
– Thuế thu nhập doanh nghiệp 
– Thuế nhà thầu 
– Các thuế khác ( thuế xuất nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế tài nguyên)

Các nhân viên cơ quan thuế sẽ đi thành từng tốp 2-5 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lượng công việc và quy mô doanh nghiệp kiểm tra. Mỗi người họ sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên nếu bạn không muốn bị quay vòng vòng một lúc bởi hàng tá câu hỏi của họ, bạn nên sắp xếp lịch trước để không rơi vào tình huống bị động.

1. Thuế giá trị gia tăng

– Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Do vậy bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai.

– Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.

– Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế.

– Các hóa đơn đầu ra hủy cần pho to kèm với biên bản hủy để riêng ra.

– Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng.

– Nhân viên thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ. Nên tốt nhất mình lập sẵn một file excel tổng hợp đó khi họ cần cung cấp được luôn.

2. Thuế Thu nhập cá nhân

Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:

– Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net

– Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế này chuyển cho họ.

– Thẻ lương nhân viên

– Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng

– Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. . .

– Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.

– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.

– Các giấy tờ khác liên quan.

3. Thuế Xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu

Dành cho những doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế xuất nhập khẩu. Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh để tránh việc thuế hạch sách bắt đi dịch lúc đó rất mất thời gian.

Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:

– Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất.

– Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quanlity,. . .

– Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu.

– Chứng từ nộp thuế

– Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)

– Các tài liệu khác có liên quan.

4. Thuế tiêu thụ đặc biệt

Dành cho những doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị:

– Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế

– Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước

– Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra

– Các giấy tờ tài liệu khác có liên qua

5. Thuế thu nhập doanh nghiệp

Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.

Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:

– Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp…

– Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.

– Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất

– Hợp đồng mua bán

– Hồ sơ tài sản cố định

– Hồ sơ ngân hàng

– Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao

– Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu

– Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…

– Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm…

– Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần

– Hồ sơ pháp lý công ty.

III. Các trường hợp Hạch toán thuế 

–Phản ánh Thuế TNDN phải nộp, ghi:

Nợ TK 8211 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 
Có TK 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp

–Khi nộp tiền vào Ngân sách nhà nước, ghi:

Nợ TK 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp 
Có các TK 111, 112

–Phản ánh Thuế GTGT phải nộp bổ sung, ghi:

Nợ TK 811 – Chi phí khác 
Có TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp

–Khi nộp tiền vào Ngân sách nhà nước, ghi:

Nợ TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp 
Có các TK 111, 112

–Phản ánh số tiền phạt nộp chậm, ghi:

Nợ TK 811 – Chi phí khác 
Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

–Khi nộp tiền vào Ngân sách nhà nước, ghi:

Nợ TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 
Có các TK 111, 112

Trên đây là những điểm cần chú ý khi Thanh tra thuế đến kiểm tra thuế ở Doanh nghiệp kế toán cần chú ý. Để tránh mất thời gian, chi phí làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và thành thạo các kỹ năng kế toán các bạn nên tham khảo các khoá học kế toán thực hành.

Gia đình kế toán chúc các bạn thành công!

>>> Xem thêm: Cách tính thuế TNCN trong trường hợp giao khoán nhân công