Tổng Hợp Các Loại Sổ Sách Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp

Sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, quản lý và phản ánh trung thực tình hình tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2025), việc lập và quản lý sổ sách kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp được cập nhật với nhiều điểm mới, đòi hỏi kế toán viên phải nắm rõ và tuân thủ chặt chẽ các quy định.

Bài viết này của Gia đình kế toán sẽ tổng hợp các loại sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 24, giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống tài khoản, quy trình ghi sổ, và cách đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính công.

1.Khái Niệm Sổ Sách Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp

Định nghĩa: Sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp là tập hợp các sổ ghi chép, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, theo đúng nguyên tắc kế toán và các quy định pháp luật hiện hành. 

Đây là công cụ giúp ghi lại thông tin về thu, chi ngân sách, quản lý tài sản công, nguồn vốn, và các hoạt động tài chính khác của đơn vị.

Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, sổ sách kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo hình thức ghi sổ phù hợp với quy mô và yêu cầu quản lý, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và khả năng đối chiếu trong quản lý ngân sách nhà nước.

Mục Đích Của Việc Lập Sổ Sách Kế Toán

Ghi chép và lưu trữ thông tin tài chính: Việc lập sổ sách kế toán nhằm ghi nhận đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo thời gian, đồng thời lưu trữ thông tin để phục vụ công tác quản lý và kiểm tra.
Hỗ trợ lập báo cáo tài chính:

Dữ liệu từ sổ sách kế toán được sử dụng để lập các báo cáo như báo cáo tình hình tài chính, báo cáo thu chi ngân sách, và quyết toán ngân sách hàng năm.

Kiểm soát nguồn thu và chi: Sổ sách kế toán giúp theo dõi nguồn thu từ ngân sách nhà nước, viện trợ, tài trợ, và các khoản chi theo đúng mục đích, đảm bảo không vượt dự toán đã được phê duyệt.

Đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình: Hệ thống sổ sách là công cụ minh bạch hóa thông tin tài chính, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, kiểm toán, và giải trình trước các cơ quan quản lý nhà nước.

Phục vụ công tác kiểm tra và ra quyết định: Dữ liệu kế toán từ sổ sách là căn cứ quan trọng để kiểm tra tình hình tài chính, phân tích hiệu quả sử dụng ngân sách, và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.

2. Quy Định Pháp Lý Về Sổ Sách Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp

Cơ sở pháp lý: Việc lập và quản lý sổ sách kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Các văn bản pháp luật chính bao gồm:

Luật Kế toán 2015: Quy định chung về tổ chức công tác kế toán tại Việt Nam, áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, bao gồm hành chính sự nghiệp.

Xác định nguyên tắc lập và quản lý sổ sách kế toán, đảm bảo trung thực, đầy đủ, và kịp thời.

Thông tư 24/2024/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/01/2025):

Thay thế Thông tư 107/2017/TT-BTC, hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

Cập nhật hệ thống tài khoản, biểu mẫu sổ sách kế toán và các yêu cầu mới về báo cáo tài chính.

Nghị định 174/2016/NĐ-CP:

Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, bao gồm việc không lập hoặc lập sổ sách kế toán sai quy định.

Các văn bản pháp luật liên quan khác:

Quy định về quản lý tài chính công, ngân sách nhà nước (Nghị định 163/2016/NĐ-CP).

Hướng dẫn kiểm kê tài sản công theo Thông tư 178/2019/TT-BTC.

Yêu cầu chung khi lập sổ sách kế toán

Các yêu cầu chung đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong việc lập sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm:

• Tuân thủ pháp luật:

Sổ sách kế toán phải được lập theo đúng biểu mẫu và hướng dẫn tại Thông tư 24/2024/TT-BTC.

Đảm bảo ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo đúng hệ thống tài khoản kế toán.

• Phản ánh trung thực, khách quan:

Các thông tin trong sổ sách phải được ghi chép chính xác, trung thực và khách quan, phản ánh đúng bản chất của các nghiệp vụ kinh tế.

• Kịp thời và có hệ thống:

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải được ghi chép kịp thời, theo trình tự thời gian và logic của từng loại sổ.

• Bảo đảm tính đầy đủ và rõ ràng:

Tất cả các mục trong sổ sách phải được ghi rõ ràng, không tẩy xóa, chỉnh sửa. Mọi sửa đổi phải tuân thủ quy định về chỉnh sửa sổ sách kế toán.

• Lưu trữ và bảo quản:

Sổ sách kế toán phải được lưu trữ đầy đủ theo thời hạn quy định (thường là 10 năm) để phục vụ kiểm tra, kiểm toán, và đối chiếu.

Phân loại và sử dụng sổ đúng mục đích:

Lựa chọn hình thức ghi sổ (như sổ Nhật ký chung, sổ Cái, hoặc các sổ chi tiết) phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.

• Ký duyệt và chịu trách nhiệm:

Người chịu trách nhiệm lập và ký sổ kế toán phải là kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán của đơn vị, đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm giải trình.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý và yêu cầu khi lập sổ sách kế toán không chỉ đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính mà còn giúp đơn vị hành chính sự nghiệp tránh các sai sót và vi phạm pháp luật.

3. Phân Loại Các Loại Sổ Sách Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp

Hệ thống sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp được phân loại dựa trên mục đích sử dụng và nội dung ghi chép, nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ và minh bạch tình hình tài chính của đơn vị. Dưới đây là các loại sổ sách chính, được thiết lập theo quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC.

Bài viết tham khảo: REVIEW Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp Tốt Nhất

2.1. Sổ kế toán tổng hợp

Mục đích: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ theo từng tài khoản kế toán tổng hợp, phục vụ lập báo cáo tài chính.

Các loại sổ chính:

Sổ Nhật ký chung: Ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.

Ví dụ: Các khoản thu từ ngân sách, chi hoạt động thường xuyên, và chi đầu tư.

Sổ Cái: Ghi chép chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản kế toán.
Ví dụ: TK 111 (Tiền mặt), TK 211 (Tài sản cố định), TK 461 (Kinh phí được cấp).
Tầm quan trọng:

Sổ kế toán tổng hợp cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính của đơn vị, là cơ sở để lập các báo cáo như Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động.

2.2. Sổ kế toán chi tiết

Mục đích: Ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo từng nội dung cụ thể, hỗ trợ việc kiểm tra, đối chiếu, và quản lý tài chính hiệu quả.
Các loại sổ chính:

Sổ chi tiết thu ngân sách: Theo dõi chi tiết các khoản thu từ ngân sách, viện trợ, tài trợ.

Ví dụ: Thu từ nguồn ngân sách nhà nước, thu từ phí và lệ phí.

Sổ chi tiết chi ngân sách: Ghi nhận chi tiết các khoản chi thường xuyên, chi đầu tư, chi sửa chữa lớn.

Ví dụ: Chi trả lương, mua sắm thiết bị, chi hội thảo.

Tầm quan trọng:

Sổ chi tiết giúp kế toán viên theo dõi cụ thể từng nguồn thu, khoản chi và đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ trong các giao dịch tài chính.

2.3. Sổ quản lý tài sản và hàng tồn kho

Mục đích: Theo dõi tình hình biến động và hiện trạng của tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật tư, và hàng tồn kho tại đơn vị.

Các loại sổ chính:

Sổ theo dõi tài sản cố định: Ghi nhận chi tiết về tài sản cố định, bao gồm nguyên giá, hao mòn lũy kế, và giá trị còn lại.

Ví dụ: Máy móc, thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển.

Sổ theo dõi công cụ dụng cụ: Quản lý tình hình nhập, xuất và tồn kho của các công cụ dụng cụ.

Ví dụ: Bút, giấy, máy in.

Sổ theo dõi hàng tồn kho: Ghi chép số lượng và giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho tại thời điểm bất kỳ.

Ví dụ: Vật liệu xây dựng, văn phòng phẩm.

Tầm quan trọng:

Loại sổ này đảm bảo quản lý chặt chẽ tài sản công, tránh thất thoát và hỗ trợ quá trình kiểm kê, lập báo cáo tài chính.

2.4. Sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi

Mục đích: Theo dõi các giao dịch liên quan đến tiền mặt tại quỹ và tiền gửi tại ngân hàng.

Các loại sổ chính:

Sổ quỹ tiền mặt: Theo dõi chi tiết số tiền mặt hiện có và các khoản thu chi từ quỹ tiền mặt.

Ví dụ: Thu tiền từ ngân sách, chi mua sắm vật tư.

Sổ tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các khoản tiền gửi, tiền rút và lãi tiền gửi tại ngân hàng.

Ví dụ: Rút tiền ngân sách để chi trả lương, gửi tiền viện trợ vào ngân hàng.
Tầm quan trọng:

Sổ quỹ và sổ tiền gửi đảm bảo kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, giúp kế toán viên theo dõi và đối chiếu số liệu với báo cáo ngân hàng, tránh sai sót hoặc thất thoát tài chính.

2.5. Sổ kế toán kết quả hoạt động

Mục đích: Ghi nhận kết quả thu, chi ngân sách và tình hình tài chính cuối kỳ của đơn vị.

Các loại sổ chính:

Sổ theo dõi kết quả hoạt động tài chính: Tổng hợp các khoản thu, chi để xác định kết quả tài chính (thặng dư hoặc thâm hụt) của đơn vị.

Ví dụ: Tổng thu từ ngân sách là 5 tỷ đồng, tổng chi 4,8 tỷ đồng → Thặng dư 200 triệu đồng.

Sổ theo dõi nguồn kinh phí còn lại: Ghi chép chi tiết tình hình sử dụng và số dư kinh phí còn lại tại đơn vị.

Ví dụ: Nguồn kinh phí thường xuyên còn lại 100 triệu đồng vào cuối kỳ.
Tầm quan trọng:

Loại sổ này cung cấp số liệu trực tiếp để lập báo cáo quyết toán ngân sách, đánh giá hiệu quả sử dụng tài chính và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán.

Hệ thống sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, từ tổng hợp đến chi tiết, đáp ứng nhu cầu quản lý và báo cáo tài chính theo đúng quy định pháp luật. Việc tổ chức và quản lý các loại sổ sách này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và chính xác mà còn hỗ trợ hiệu quả cho việc kiểm tra, đối chiếu, và ra quyết định tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.

4.  Quy Trình Lập Và Ghi Chép Sổ Sách Kế Toán

Lập và ghi chép sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp là một quy trình quan trọng nhằm ghi nhận và phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của đơn vị. Quy trình này phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và kịp thời.

4.1. Các bước lập sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp

Chuẩn bị và lựa chọn hình thức ghi sổ

Xác định các loại sổ sách cần lập dựa trên quy mô, đặc thù hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Lựa chọn hình thức ghi sổ phù hợp, phổ biến nhất là hình thức Nhật ký chung hoặc sử dụng phần mềm kế toán (theo quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC).

Thu thập và phân loại chứng từ kế toán

Tập hợp đầy đủ chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…

Phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ tài chính (thu, chi, quản lý tài sản, quỹ tiền mặt, v.v.).

Ghi nhận vào sổ Nhật ký chung

Ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian.

Các bút toán phải được định khoản chính xác theo hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp.

Ghi sổ Cái và các sổ chi tiết

Từ Sổ Nhật ký chung, định kỳ chuyển các bút toán sang Sổ Cái theo từng tài khoản tổng hợp.

Đối với các tài khoản cần theo dõi chi tiết, lập các sổ chi tiết (như sổ chi tiết thu ngân sách, sổ chi tiết chi ngân sách, sổ theo dõi tài sản cố định).

Kiểm tra và đối chiếu số liệu

Thường xuyên kiểm tra tính chính xác và đồng nhất giữa các sổ sách (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, sổ chi tiết).

Đối chiếu với thực tế (như kiểm kê quỹ tiền mặt, tài sản, hàng tồn kho) để đảm bảo số liệu khớp đúng.

Lập báo cáo tài chính

Dựa trên số liệu trong sổ sách, lập các báo cáo tài chính, bao gồm: Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và các báo cáo khác theo yêu cầu.

Lưu trữ và bảo quản sổ sách

Sổ sách kế toán sau khi lập xong phải được lưu trữ đầy đủ theo quy định (thường là 10 năm đối với sổ tổng hợp và 5 năm đối với chứng từ chi tiết).
Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống lưu trữ điện tử để đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc tra cứu.

4.2. Nguyên tắc khi ghi sổ

Ghi chép kịp thời

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép ngay sau khi xảy ra để đảm bảo tính cập nhật và chính xác của thông tin.

Trung thực và khách quan

Số liệu ghi sổ phải phản ánh đúng bản chất và giá trị thực tế của các nghiệp vụ kinh tế, không được bóp méo hoặc làm sai lệch.

Đầy đủ và có hệ thống

Tất cả các nghiệp vụ phải được ghi chép đầy đủ vào sổ sách liên quan theo đúng biểu mẫu và trình tự quy định.

Rõ ràng và dễ hiểu

Thông tin trong sổ sách phải được ghi chép rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa. Nếu có sửa chữa, phải tuân thủ quy định về chỉnh sửa sổ sách kế toán.
Tuân thủ quy định pháp luật

Các sổ sách kế toán phải được lập và ghi chép đúng theo quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC và các văn bản pháp luật liên quan.

Phân công và chịu trách nhiệm rõ ràng

Người lập, người kiểm tra, và người phê duyệt sổ sách phải được phân công rõ ràng, ký xác nhận vào sổ để đảm bảo trách nhiệm giải trình.

Đối chiếu thường xuyên

Thực hiện đối chiếu định kỳ giữa sổ kế toán với thực tế (như số dư quỹ tiền mặt, tài sản cố định) và giữa các sổ sách liên quan để phát hiện và điều chỉnh sai sót kịp thời.

Quy trình lập và ghi chép sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp yêu cầu sự tuân thủ nghiêm ngặt các bước và nguyên tắc, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công. Một hệ thống sổ sách kế toán được lập chính xác và đầy đủ không chỉ hỗ trợ lập báo cáo tài chính mà còn tạo cơ sở cho công tác kiểm tra, kiểm toán, và ra quyết định quản lý.

5. Các Lưu Ý Khi Lập Sổ Sách Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp

Việc lập sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp đòi hỏi sự cẩn thận, tuân thủ quy định pháp luật và quy trình ghi chép chính xác. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và hợp pháp của hệ thống sổ sách kế toán.

1. Tuân thủ các quy định pháp luật

Áp dụng đúng biểu mẫu: Các loại sổ sách phải được lập theo biểu mẫu quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC.

Ghi nhận đúng hệ thống tài khoản: Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận đúng với hệ thống tài khoản kế toán hiện hành.

Bảo đảm lưu trữ theo quy định: Sổ sách kế toán phải được lưu trữ trong thời gian quy định (thường là 10 năm đối với sổ tổng hợp và 5 năm đối với các tài liệu chi tiết).

2. Đảm bảo tính chính xác và trung thực

Kiểm tra chứng từ gốc: Trước khi ghi sổ, cần kiểm tra đầy đủ tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ.

Ghi chép đúng số liệu: Tránh ghi nhầm tài khoản, sai số hoặc bỏ sót nghiệp vụ. Mọi số liệu phải phản ánh trung thực tình hình tài chính.

3. Ghi chép kịp thời

Thời gian ghi sổ: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải được ghi nhận ngay sau khi phát sinh, đảm bảo số liệu luôn cập nhật.

Định kỳ đối chiếu số liệu: Thực hiện đối chiếu định kỳ giữa sổ kế toán và thực tế để phát hiện sai lệch (nếu có) và điều chỉnh kịp thời.

4. Bảo mật và lưu trữ sổ sách

Sử dụng phần mềm kế toán: Khuyến khích sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để giảm thiểu sai sót và tăng tính bảo mật.

Lưu trữ an toàn: Sổ sách kế toán phải được bảo quản trong môi trường an toàn, tránh thất thoát hoặc hư hỏng do các yếu tố ngoại cảnh.

5. Thực hiện sửa chữa đúng quy định

Không tẩy xóa hoặc ghi đè: Nếu phát hiện sai sót trong sổ sách, phải thực hiện chỉnh sửa theo quy định. Ghi chép lại bằng bút đỏ hoặc lập bút toán điều chỉnh.

Ghi rõ lý do sửa đổi: Đối với mỗi lần chỉnh sửa, cần ghi rõ ngày tháng, nội dung điều chỉnh và có xác nhận của người chịu trách nhiệm.

6. Phân công trách nhiệm rõ ràng

Người lập và kiểm tra sổ sách: Phải có sự phân công cụ thể về trách nhiệm giữa kế toán viên và kế toán trưởng.

Ký xác nhận trên sổ sách: Người chịu trách nhiệm lập và kiểm tra sổ phải ký xác nhận để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.

7. Đối chiếu và kiểm tra định kỳ

Kiểm tra sổ Cái và sổ chi tiết: Đảm bảo các số liệu giữa sổ Cái và các sổ chi tiết khớp nhau.

Đối chiếu với thực tế: Thực hiện kiểm kê tài sản, quỹ tiền mặt, và đối chiếu với số liệu trong sổ sách để xác nhận tính chính xác.

8. Lưu ý về tính minh bạch và giải trình

Minh bạch hóa số liệu: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi nhận rõ ràng, dễ hiểu, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, kiểm toán.

Chuẩn bị cho giải trình: Đảm bảo rằng tất cả các số liệu đều có chứng từ hợp pháp để dễ dàng giải trình khi cần thiết.

Việc lập sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp yêu cầu sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và nguyên tắc kế toán. Bằng cách ghi chép chính xác, minh bạch và kịp thời, các đơn vị hành chính sự nghiệp không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, hỗ trợ tốt cho việc kiểm tra, kiểm toán và lập báo cáo tài chính.

6. Mẫu Sổ Sách Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp Theo Thông Tư 24/2024/TT-BTC

Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/01/2025), các mẫu sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp được quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và phù hợp với đặc thù quản lý tài chính công. Dưới đây là các mẫu sổ phổ biến và hướng dẫn sử dụng.

6.1. Các mẫu sổ kế toán phổ biến theo Thông tư 24

Sổ kế toán tổng hợp:

Sổ Nhật ký chung:

Ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian.

Mục đích: Phản ánh các hoạt động thu, chi ngân sách, tài sản, nguồn vốn, và các khoản chi phí khác.

Sổ Cái:

Ghi chép theo từng tài khoản tổng hợp (ví dụ: TK 111, TK 211, TK 461).

Mục đích: Tổng hợp số liệu theo từng tài khoản để lập báo cáo tài chính.
Sổ kế toán chi tiết:

Sổ chi tiết nguồn kinh phí:

Theo dõi chi tiết các khoản kinh phí thường xuyên, kinh phí đầu tư và các nguồn khác.

Sổ chi tiết thu và chi ngân sách:

Ghi nhận chi tiết từng khoản thu từ ngân sách nhà nước, viện trợ, tài trợ, và từng khoản chi theo mục đích sử dụng.

Sổ chi tiết công nợ:

Ghi nhận các khoản phải thu, phải trả liên quan đến nhà cung cấp, người lao động, hoặc các đối tượng khác.

Sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:

Sổ quỹ tiền mặt:

Ghi nhận các khoản thu, chi liên quan đến tiền mặt tại quỹ của đơn vị.

Sổ tiền gửi ngân hàng:

Theo dõi các giao dịch thu, chi qua tài khoản ngân hàng.

Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ:

Sổ tài sản cố định:

Ghi nhận nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại của tài sản cố định như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.

Sổ theo dõi công cụ dụng cụ:

Ghi nhận các công cụ, dụng cụ nhập kho, xuất kho và tình trạng sử dụng.
Sổ kết quả hoạt động tài chính:

Ghi nhận tổng hợp các khoản thu, chi, và xác định kết quả hoạt động tài chính (thặng dư hoặc thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.

6.2. Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu sổ

Tải mẫu sổ kế toán theo Thông tư 24:

Nguồn chính thức: Các mẫu sổ kế toán hành chính sự nghiệp được quy định chi tiết trong phụ lục đính kèm Thông tư 24/2024/TT-BTC, có thể tải từ:
Cổng thông tin của Bộ Tài chính (www.mof.gov.vn).

Các website uy tín chia sẻ nghiệp vụ kế toán như Thư viện Pháp luật, Kế toán Lê Ánh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.

Sử dụng mẫu sổ:

Chọn đúng biểu mẫu: Sử dụng đúng loại sổ phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ: Thu, chi ngân sách ghi vào sổ chi tiết nguồn kinh phí; giao dịch tiền mặt ghi vào sổ quỹ tiền mặt.

Ghi chép đầy đủ và chính xác:

Đảm bảo tất cả các nghiệp vụ được ghi nhận đầy đủ, theo đúng quy định của hệ thống tài khoản kế toán.

Ghi rõ ràng, không tẩy xóa; nếu sai sót, thực hiện chỉnh sửa theo đúng quy định.

Định kỳ kiểm tra và đối chiếu:

Số liệu trong các sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung) phải khớp với số liệu trong các sổ chi tiết.

Thực hiện đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách và thực tế (quỹ tiền mặt, tài sản cố định, hàng tồn kho) để đảm bảo tính chính xác.

Lưu trữ và bảo quản:

Sổ sách kế toán phải được lưu trữ theo đúng thời gian quy định:

Sổ kế toán tổng hợp: Tối thiểu 10 năm.

Sổ chi tiết và chứng từ gốc: Tối thiểu 5 năm.

Sử dụng các giải pháp lưu trữ điện tử nếu đơn vị áp dụng hệ thống kế toán trên phần mềm, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập.

Việc áp dụng đúng các mẫu sổ sách kế toán theo Thông tư 24/2024/TT-BTC không chỉ giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Một hệ thống sổ sách được lập đầy đủ và chính xác sẽ là nền tảng cho việc lập báo cáo tài chính, hỗ trợ công tác kiểm tra, kiểm toán, và ra quyết định quản lý một cách kịp thời.