Review Phần Mềm Chấm Công - Cách Làm Bảng Chấm Công Excel

Tác giả 19/07/2024 27 phút đọc

Ngày nay, sử dụng phần mềm theo dõi chấm công là bước đầu tiên cơ bản để tính lương cho nhân viên. Bài viết dưới đây Gia Đình Kế Toán sẽ giới thiệu một số phần mềm chấm công tốt hiện nay và hướng dẫn cách làm bảng chấm công Excel chi tiết

1. Chấm Công Là Gì?

Chấm công là một công việc quen thuộc và rất quan trọng trong công ty, doanh nghiệp ... những nơi sử dụng người lao động. Chấm công rất hữu ích cho chủ doanh nghiệp và nhân viên hành chính nhân sự, bộ phận kế toán có thể theo dõi số ngày và giờ làm việc của từng nhân viên.

Dựa trên việc chấm công này, bộ phận phụ trách có thể dễ dàng thực thi các nội quy, quy định của công ty, giúp ích rất nhiều cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên.

»»» Review Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay

2. Cách Chấm Công Nhân Viên

Hiện nay, các hình thức chấm công rất đa dạng. Một số hình thức chấm công được sử dụng phổ biến nhất hiện nay bao gồm:

Chấm công bằng Thẻ giấy
Chấm công bằng Thẻ từ
Chấm công bằng Khuôn mặt
Chấm công bằng Vân tay
Chấm công Online...

3. Ưu Nhược Điểm Của Các Cách Chấm Công

Cách chấm công	Ưu điểm	Nhược điểm
Chấm công cơ học bằng thẻ giấy	- Với hình thức chấm công này, doanh nghiệp không còn phải mất thời gian lấy dấu vân tay hay tạo thẻ từ. Đồng thời, không cần kết nối với máy tính để thu thập dữ liệu. Mang lại sự thuận tiện cho doanh nghiệp và dễ sử dụng khi không cần cài đặt. - Tốc độ in của máy nhanh đến mức mỗi lần thực hiện chỉ mất 1 giây. - Ngoài ra, máy có thể dễ dàng di chuyển đến mọi vị trí mong muốn và không cần lắp đặt. - Thẻ giấy thường được tích hợp vào nhiều loại thiết bị chấm công với tính năng báo giờ làm việc, giờ nghỉ và được in nhiều màu khác nhau ... - Đầu tư vào hình thức chấm công này tốn kém ít hơn so với việc ghi thẻ từ, mặt ...	- Thẻ giấy được sử dụng trong một tháng, vì vậy nhân viên phải mang theo thẻ bên người và cất giữ để chấm công. - Chấm công bằng giấy có thể xảy ra nhiều trường hợp gian lận và chấm hộ cho nhau. Các tổ chức thường cần một người khác giám sát để giảm thiểu hiện tượng này - Quá trình tổng hợp thông tin và dữ liệu là thủ công, dễ xảy ra sai sót và đặc biệt tốn nhiều thời gian và công sức.
Chấm công điện tử bằng thẻ từ	- Thời gian chấm công nhanh chóng chỉ khoảng 2 giây giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty lớn. - Thẻ nhựa dễ bảo quản hơn thẻ giấy - Tích hợp với phần mềm chấm công và kết nối dễ dàng với máy tính để xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả - Tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức trong công tác quản trị, nhân sự, kế toán ... có thể tích hợp thêm các chức năng như kiểm soát cửa ra vào, chấm công vân tay, chấm công khuôn mặt ... - Bộ nguồn dự trữ đề phòng không bị mất dữ liệu khi mất điện.	- Thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên - Nhân viên phải mang theo thẻ - Chấm công dễ dàng ngay cả khi bạn không có người giám sát.
Chấm công bằng vân tay	- Hạn chế gian lận vì dấu vân tay của mọi người là khác nhau có được độ chính xác cao - Máy móc thực hiện chấm công nhanh chóng và chuyên nghiệp - Bạn có thể trích xuất linh hoạt các dữ liệu như ngày nghỉ, làm thêm giờ, thời gian ra vào,... góp phần giảm thiểu thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý. - Không có chi phí in thẻ từ và chi phí ban đầu cũng rẻ hơn so với chấm công bằng khuôn mặt và mống mắt.	- Tay ướt, tay lạnh và tay bị thương ảnh hưởng đến việc chấm công - Các bộ phận sản xuất bằng kim loại, hóa chất… Dấu vân tay thường bị mài mòn, khó bám vân tay
Chấm công bằng khuôn mặt	- Nó giải quyết các vấn đề phát sinh từ các trường hợp khác như: Quên thẻ, xước mòn vân tay ... - Chính xác, không thể gian lận khi chấm công - Chấm công nhanh chóng và hiệu quả - Không có thêm chi phí khác - Kết nối thông minh với máy tính, USB ... để xử lý dữ liệu nhanh chóng	- Chi phí đầu tư máy chấm công rất cao - Tốc độ xử lý chậm hơn so với máy chấm công vân tay, thẻ và giấy.
Chấm công bằng mống mắt	- Đây là cách chấm công tiên tiến nhất hiện nay đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. - Nhanh chóng, đơn giản và dễ sử dụng - Chế độ bảo mật rất tốt	Giá thành quá đắt so với các hình thức chấm công khác
Hình thức chấm công online	- Người quản lý không phải mất quá nhiều thời gian để chấm công một cách hiệu quả. - Phần mềm linh hoạt cho từng công ty và một số thuộc tính của phần mềm có thể thay đổi khi được sử dụng bởi các công ty khác nhau. - Tạo tác phong công nghiệp và giúp mỗi nhân viên làm việc chuyên nghiệp hơn - Một hệ thống phần mềm để định vị doanh nghiệp và cửa hàng. Chỉ tính thời gian bắt đầu và kết thúc của nhân viên khi check in tại địa điểm của công ty.	- Máy tính của bạn phải luôn được kết nối mạng - Nhân viên phải biết cách sử dụng phần mềm và máy tính, đối với công ty và nhân viên lớn tuổi thì điều này đặt ra nhiều thách thức.

4. Review Các Phần Mềm Chấm Công Hiện Nay

#1. Base Checkin

Phần mềm chấm công Base Checkin

Base Checkin là một trong những ứng dụng lưu trữ và kiểm soát dữ liệu sự hiện diện của nhân viên hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Base Checkin nhận và lưu trữ tất cả dữ liệu chấm công theo thời gian thực từ tất cả các thiết bị chấm công được kết nối, giúp việc khai thác và cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng.

#2. Acheckin

Phần mềm chấm công Acheckin

ACheckin là một ứng dụng chấm công có thể tải xuống miễn phí cho iOS và Android. Mọi thông tin cá nhân đều được cập nhật công khai trong ứng dụng và cập nhật quản trị trong một trang quản lý riêng đối với nguwoif quản lý.

#3. Tanca

Cách chấm công bằng khuôn mặt

Tanca là phần mềm nhân sự chủ yếu dùng để phân công theo ca, chấm công và tính lương cho nhân viên với các tính năng hỗ trợ tuyển dụng, quản lý tài sản và công việc.

Phần mềm này có thể chạy trực tuyến hoặc ngoại tuyến. Chỉ 10MB có thể được cài đặt ngoại tuyến trên máy tính của bạn và các phiên bản web và app với online.

#4. Wisami

Phần mềm chấm công Wisami

WISAMI là phần mềm có chức năng tự động ghi nhận công việc trực tuyến giúp lưu trữ hồ sơ của từng nhân viên và quản lý báo cáo chấm công, làm thêm giờ theo thời gian thực. Wisami hiện đã được tích hợp vào cả điện thoại di động và máy quét thẻ.

#5. Kronos

Phần mềm chấm công Kronos

Với giao diện cổ điển nhưng trực quan, Kronos là một trong những nền tảng chấm công trên đám mây đầu tiên và được đánh giá cao trong các lĩnh vực chấm công, quản lý thời gian và sự vắng mặt.

5. Cách Làm Bảng Chấm Công Bằng Excel

*Bố cục các sheet

Hiện tại, hầu hết các mẫu bảng chấm công Excel đều chứa 13 sheet (1 danh sách nhân viên và 12 sheet tương ứng với 12 tháng). Tuy nhiên, chúng ta chỉ cần tạo hai trang tính.

Danh sách nhân viên
Tháng 1 (tháng sau có thể sao chép lại).

*Cách tạo trang tính danh sách nhân viên

Cách làm bảng chấm công

Trang này chứa tên, số nhân viên và các thông tin khác như ngày sinh, chức danh, CCCD, ngày thử việc, ngày làm chính thức.

Cách làm như sau:

Bôi đen tất cả cột E (Ngày sinh) và sử dụng Format Cell ⇒ Number ⇒ Custom ⇒ Chọn dd-mm-yy. Mục đích của thao tác này là để đảm bảo rằng định dạng ngày tháng năm sinh là xx / xx / 19xx.

Trang tính này rất dễ làm, vì vậy bạn có thể làm nhanh chóng. Khi tạo trang tính, hãy nhớ để lại 2 - 3 hàng trên cùng để tạo liên kết với các trang tính liên quan và cách ra 1 cột dự phòng.

*Sheet tháng 1

Cách lập bảng chấm công

Để tạo bảng chấm công cho tháng 1:

Tạo khung bảng chấm công bao gồm:

Tiêu đề (bảng chấm công)
Tháng
Bộ phận chấm công
Tiêu chuẩn ngày làm việc: Mã nhân viên, tên nhân viên, số ngày trong tháng, 4 - 5 cột tính quy ra công, 1 cột ghi chú.

Cách lập bảng chấm công Excel

Sau khi tạo, chiều rộng và chiều dài nên được điều chỉnh để làm cho nó gọn, dễ đọc và in đậm và nghiêng nếu muốn. Một cách đơn giản để giảm chiều rộng là: Bôi đen các cột ngày trong tháng và tính ra công.

6. Mẫu Bảng Chấm Công Excel Mới Nhất

Mẫu bảng chấm công 2023

Link download: Mẫu Bảng Chấm Công Mới Nhất

Trên đây là những chia sẻ đầy đủ nhất về chấm công, các phần mềm chấm công cũng như cách tạo bảng chấm công mà mình muốn chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng bài viết trên Gia Đình Kế Toán sẽ giúp bạn có thêm các kiến thức về chấm công.

Xem thêm: