Hành Chính Nhân Sự Là Gì? Mô Tả Công Việc Hành Chính Nhân Sự

Trong môi trường doanh nghiệp, bộ phận Hành chính nhân sự (HCNS) đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý và hỗ trợ nhân viên. Dù không tạo ra doanh thu trực tiếp, nhưng HCNS đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến quản lý nhân sự và hoạt động nội bộ của công ty.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về "Hành chính nhân sự là gì?" và mô tả chi tiết về công việc hành chính nhân sự, cũng như những kỹ năng cần thiết để thành công trong lĩnh vực này. 

1. Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự, một khái niệm đã trở nên quen thuộc với nhiều người, đặc biệt là với những người đang làm công việc văn phòng, quản trị doanh nghiệp. Vậy thực chất, hành chính nhân sự là gì? Mời các bạn cùng Gia Đình Kế Toán tìm hiểu trong nội dung dưới đây

Khái niệm hành chính nhân sự

Hiểu một cách đơn giản, hành chính nhân sự là tổ hợp hai nhiệm vụ giữa “Hành chính” và “Nhân sự”. Nhân viên làm ở vị trí này phải làm và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên.  

Hành chính nhân sự là gì

Hành chính nhân sự là lĩnh vực quản lý, điều phối các hoạt động của con người trong một tổ chức, doanh nghiệp. Công việc này bao gồm nhiều tác vụ khác nhau, từ việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu năng đến việc quản lý tiền lương, phúc lợi và quan hệ lao động.

Bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò như một "nhịp cầu" gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp. Những công việc hành chính nhân sự nắm giữ tương lai của doanh nghiệp bởi qua đó, nhân viên có thể cảm nhận được sự quan tâm, chăm sóc từ phía doanh nghiệp, từ đó tăng thêm động lực làm việc, gắn kết và phát huy tối đa tiềm năng cá nhân. 

Như vậy, hành chính nhân sự là một lĩnh vực quan trọng, cần được nắm rõ để từ đó xây dựng chính sách, quản lý nhân sự hiệu quả, góp phần vào sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.

Vai trò, nhiệm vụ của bộ phận hành chính nhân sự

Sau khi đã hiểu rõ về khái niệm của hành chính nhân sự, người đọc chắc hẳn sẽ thắc mắc, hành chính nhân sự có vai trò và nhiệm vụ ra sao trong một tổ chức, doanh nghiệp? Hãy cùng Gia Đình Kế Toán khám phá nhé!

Bộ phận Hành chính nhân sự đóng một vai trò rất quan trọng. Họ là người 'giữ' các nhân lực của công ty, từ tuyển dụng, đào tạo cho đến quản lý, đánh giá và phát triển sự nghiệp. Hành chính nhân sự cũng đảm nhiệm việc tạo ra các chính sách nhân sự đảm bảo rằng công ty tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định của nhà nước.

Tuy rằng công tác hành chính nhân sự thường nhắm đến mục tiêu chung, nhưng thực tế, nhiệm vụ cụ thể có thể thay đổi dựa trên cấu trúc và quy mô của từng tổ chức. Tuy nhiên, các nhân viên hành chính nhân sự thường tiếp nhận và hoàn thành nhiệm vụ theo các lĩnh vực chính sau:

• Quản lý nhân sự: Hậu quả của việc không quản lý tốt nhân sự có thể là thiếu nhân lực, đội ngũ ổn định hoặc sự hài lòng của nhân viên.
• Tuyển dụng: Nhận dạng, thu hút và giữ chân những tài năng mới là điều vô cùng quan trọng.
• Đào tạo và phát triển: Hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển kỹ năng và kiến thức, giúp họ hoàn thiện hơn trong công việc.
• Quan hệ lao động và an sinh xã hội: Thực hiện các cam kết trong hợp đồng lao động, phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc điều chỉnh quan hệ lao động, giảm thiểu xung đột lao động.
• Công tác lương và thưởng: Chuẩn bị và trình bày báo cáo thu nhập, lương và các phụ cấp dựa vào hệ thống tiêu chuẩn và quy định của công ty.

➺ Hành chính nhân sự không chỉ bao gồm công việc quản lý, mà còn là nỗ lực không ngừng nhằm nâng cao chất lượng không gian làm việc, tăng cường hài lòng và gắn kết nhân viên với tổ chức. Đây cũng là lý do vì sao vai trò của hành chính nhân sự ngày càng được chú trọng trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

2. Học những ngành nào để làm nhân viên hành chính nhân sự

Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự, bạn cần có kiến thức vững chắc về các ngành học.

- Đầu tiên, học về quản lý nhân sự là điều bắt buộc. Điều này bao gồm việc hiểu rõ về quá trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên, quản lý lương thưởng, và những vấn đề trong quan hệ lao động.

- Bạn cần làm chủ Luật lao động để hiểu rõ về các quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhân viên. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến lao động và nâng cao môi trường làm việc tốt hơn.

- Tâm lý học cũng rất quan trọng. Vai trò của bạn bao gồm việc thấu hiểu những mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty, giúp họ làm việc hiệu quả hơn thông qua việc cải thiện quan hệ giữa họ. 

Lưu ý: Các quy định lao động, công nghệ và xu hướng quản lý nhân sự luôn luôn thay đổi. Do đó, luôn cập nhật kiến thức và kỹ năng, để thích nghi và xử lý các vấn đề một cách linh hoạt và hiệu quả là điều rất quan trọng.

Tham khảo: Khóa học hành chính nhân sự ở đâu tốt

3. Nhân viên hành chính nhân sự cần làm những công việc gì?

Hành chính nhân sự là một khía cạnh rất quan trọng trong quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Đây là lĩnh vực liên quan đến việc quản lý, tổ chức và điều hành các công việc liên quan đến nguồn nhân lực - một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của mọi tổ chức. 

Nhưng cụ thể, hành chính nhân sự bao gồm những công việc gì, đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm như thế nào? Hãy cùng Gia Đình Kế Toán tìm hiểu trong nội dung tiếp theo đây

Một số mô tả công việc hành chính nhân sự có thể bao gồm: Tìm kiếm, tuyển dụng và sàng lọc các ứng viên phù hợp; lập kế hoạch và thiết lập các chính sách nhân sự; lập và cập nhật hồ sơ nhân viên; quản lý các quyền lợi của nhân viên như bảo hiểm, nghỉ phép; xử lý các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động như tranh chấp lao động, thỏa thuận lao động…

Tham khảo »» 

Mỗi công ty sẽ có yêu cầu khác nhau với nhân viên ở vị trí này và quyền lợi được hưởng cũng khác nhau. Nhưng nhìn chung đây là một bản mô tả công việc khá chi tiết những công việc nhân viên hành chính nhân sự điển hình phải làm trong thực tế các bạn có thể tham khảo.

Hãy xem xét một số công việc cụ thể mà một nhân viên hành chính nhân sự thường xuyên thực hiện: 

Công việc hành chính nhân sự

- Tuyển dụng: Từ việc đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên cho đến việc đưa ra quyết định cuối cùng, tất cả đều do hành chính nhân sự quản lý. Kỹ năng tuyển dụng là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với nhân viên hành chính nhân sự.

- Quản lý thông tin nhân sự: Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ của tất cả nhân viên hiện tại và cũ, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, thông tin về lương và các chế độ phúc lợi khác. 

- Đào tạo và phát triển: Hành chính nhân sự cũng tham gia vào việc phát triển các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự, giúp nhân viên mở rộng kỹ năng và phát triển sự nghiệp.

- Quan hệ lao động: Việc giải quyết mọi vấn đề, tranh chấp trong nơi làm việc cũng thuộc phạm trù công việc của hành chính nhân sự. Đây thật sự là một nhiệm vụ không hề dễ dàng, cần đòi hỏi sự nhẫn nại, tinh tế và khéo léo trong giao tiếp.

Đây chỉ là một số công việc trong toàn bộ nhiệm vụ của hành chính nhân sự, và dựa vào quy mô và nhu cầu cụ thể của mỗi công ty mà danh sách này có thể dài hoặc ngắn hơn. Hy vọng với thông tin đã chia sẻ, bạn đã có cái nhìn toàn diện hơn về công việc của một nhân viên hành chính nhân sự.

4. Kiến thức & Kỹ năng cần có khi làm công việc hành chính nhân sự

Trở lại với chuyên đề hành chính nhân sự, sau khi đã hiểu rõ về công việc mà một nhân viên hành chính nhân sự cần thực hiện, chúng ta cùng theo dõi tiếp phần khác không kém phần quan trọng trong chủ đề này, đó là kiến thức và kỹ năng cần có khi làm công việc này.

Hành chính nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi sự tổ chức, chăm sóc chi tiết và giao tiếp tốt. Một nhân viên trong lĩnh vực này phải thông thạo về các quy định về lao động, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, cũng như các quy định về quản lý nhân sự của công ty.

Chính vì vậy, kiến thức về luật lao động, luật BHXH... là vô cùng quan trọng. Không chỉ thế, việc cập nhật liên tục các thay đổi trong các quy định này cũng là điều không thể thiếu. 

Kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp nội bộ, cũng rất quan trọng trong công việc hành chính nhân sự. Bạn cần phải biết thấu hiểu và giải quyết mọi vấn đề, xung đột có thể xảy ra giữa nhân viên và ban lãnh đạo công ty, giữa các nhân viên với nhau.

Bên cạnh đó, kỹ năng quản lý thời gian, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, giữ gìn sự bình tĩnh và kiên nhẫn trong công việc cũng đóng vai trò then chốt.

Một thông tin đáng chú ý khác, rất nhiều công ty hiện tại đang áp dụng phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa các công việc tốn thời gian và lỗi thường gặp trong lĩnh vực này. Vì thế, hiểu cách sử dụng các ứng dụng quản lý nhân sự cũng sẽ là một lợi thế lớn cho bạn. 

Qua đây, hi vọng các bạn đã hiểu rõ hơn về những kiến thức và kỹ năng quan trọng cần có để làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự. 

5. Lộ trình thăng tiến mà mức lương

Hành chính nhân sự là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Đó là ngành nghề chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và quản lý nhân sự, với mục tiêu duy trì và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Mà nếu đang quan tâm tới lĩnh vực này, bạn có thể tò mò về lộ trình thăng tiến và mức lương trong công việc hành chính nhân sự. Cùng Gia Đình Kế Toán tìm hiểu sâu hơn về điều này. 

Nắm bắt được kiến thức và kỹ năng cần thiết, một hành chính nhân sự khởi đầu có thể dần thăng tiến trong công việc của mình. Quá trình này bắt đầu từ một nhân viên hành chính nhân sự, sau đó lên vị trí chuyên viên, quản lý và có thể là giám đốc nhân sự, tùy thuộc vào cấp bậc của tổ chức. Trong quá trình này, người đó sẽ tiếp tục mở rộng kiến thức và kỹ năng của mình, từ đó tăng cơ hội thăng tiến và tăng lương.

Về mức lương, giống như bất kỳ lĩnh vực nghề nghiệp nào khác, mức lương trong ngành hành chính nhân sự cũng phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm kinh nghiệm, kỹ năng, vị trí công việc và quy mô của tổ chức. 

Trung bình, một nhân viên hành chính nhân sự mới bắt đầu có thể kiếm được mức lương từ 8 triệu đến 10 triệu đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, với thời gian và kinh nghiệm, mức lương này có thể tăng lên đáng kể.

Dù bạn đang ở giai đoạn nào trong sự nghiệp, hãy nhớ rằng việc phát triển bản thân và nắm bắt cơ hội có thể dẫn đến thành công lớn hơn. Vì vậy, hãy tiếp tục đầu tư vào kiến thức và kỹ năng của bạn, và chắc chắn rằng bạn sẽ có một sự nghiệp thành công trong lĩnh vực hành chính nhân sự.

6. Chuẩn bị một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự (nhà tuyển dụng và ứng viên)

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng thường gặp và ứng viên cần chuẩn bị để tự tin hơn trong việc tìm kiếm công việc trong lĩnh vực này:

#1. Bạn xem xét yếu tố nào khi đánh giá một ứng cử viên cho vị trí công việc này?

#2. Bạn có kinh nghiệm gì trong việc giải quyết các vấn đề nhân sự phức tạp?

#3. Hãy mô tả một lần bạn đã sử dụng kỹ năng đàm phán của mình để giải quyết một vấn đề làm việc. 

#4. Dựa trên kinh nghiệm của bạn, bạn cho rằng một nhân viên Hành chính nhân sự cần phải có những kỹ năng nào là quan trọng nhất?

Thông tin này không chỉ giúp cho ứng viên chuẩn bị tốt hơn mà còn giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về yêu cầu công việc. Bên cạnh việc nắm bắt được các kỹ năng cần thiết, am hiểu quy định pháp luật và có tinh thần trách nhiệm là kỹ năng mà mọi nhân viên hành chính nhân sự cần phải có. 

Hành chính nhân sự là một khối công việc hết sức quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào. Công tác hành chính nhân sự đảm bảo rằng mọi hoạt động của tổ chức được diễn ra một cách trơn tru, từ việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên đến quản lý thông tin nhân sự và thực hiện các chính sách, pháp luật liên quan đến lao động. 

Với một đội ngũ hành chính nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả, tổ chức có thể tận dụng tối đa nguồn lực con người của mình, tạo dựng một môi trường làm việc tích cực và phát triển bền vững. Do đó, việc đầu tư vào công tác hành chính nhân sự là việc làm cần thiết, góp phần không nhỏ vào sự thành công chung của mỗi tổ chức. 

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!