Xác định hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

Xử lý chứng từ là một trong những công việc chính của mỗi kế toán phải đảm nhận. Việc tiếp xúc với hóa đơn thường xuyên đòi hỏi các kế toán cần có kỹ năng nhận diện và phân tích các hóa đơn sao cho hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Bài viết này, Gia đình kế toán sẽ chia sẻ với bạn đọc một vài lưu ý trong việc phân biệt hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

>>> Xem thêm: Quy định mức xử phạt nộp chậm Báo cáo tài chính năm 2018

>>> Có thể bạn quan tâm: Học xuất nhập khẩu

1. Hóa đơn hợp pháp 

Hóa đơn hợp pháp là loại hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

Thứ nhất, hoá đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.

Thứ hai, hoá đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.học khai báo thuế 

Thứ ba, hóa đơn đã được DN làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Nếu chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó là bất hợp phát. Các bạn có thể tra cứu tại đây: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/log.do 

Nếu đáp ứng đủ một trong các điều kiện trên nhưng hóa đơn vẫn chưa được hợp pháp hóa, thì các kế toán cần lưu ý thêm rằng: Nếu doanh nghiệp bạn giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ thật sự trên thị trường, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch, rõ ràng ( có thể thanh toán qua ngân hàng) nhưng doanh nghiệp vẫn có thể gặp phải các rủi ro về hóa đơn như sau:

- Doanh nghiệp kinh doanh các loại hàng hóa dịch vụ không nằm trong danh sách đăng ký kinh doanh hoặc hàng hóa dịch vụ bị cấm theo quy định Pháp luật. học kế toán tổng hợp ở đâu tốt nhất hà nội 

Ví dụ: Danh nghiệp A ký hợp đồng với doanh nghiệp B về việc cung cấp dịch vụ kế toán. Tuy nhiên, trong giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp chỉ đăng ký kinh doanh hàng hóa điện tử . Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.

- Doanh nghiệp bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các DN đang nằm trong danh sách DN tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp mua lại hóa đơn đầu vào để hợp pháp hóa các hóa đơn đầu ra cho doanh nghiệp. Nên học kế toán ở đâu 

Để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, các bạn có thể tra cứu theo cách sau:

– Tra cứu xem doanh nghiệp có hoạt động hay không, có tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn hay không.

Chi tiết: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

– Tra cứu xem hóa đơn có thong báo về phát hành hay chưa.

Chi tiết: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

2. Hóa đơn hợp lệ 

Hoá đơn được xem là hợp lệ phải được lập đúng theo các Nguyên tắc lập hóa đơn căn cứ vào Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lực từ ngày 1/6/2014).

Theo đó, hóa đơn hợp lệ được hiểu là hóa đơn phù hợp với các thông lệ hiện hành. Một hoá đơn hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như sau:

+ Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ công ty mua,bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (nếu có);

+ Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ;

+ Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của GĐ thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây. khóa học kế toán 

Nếu có một trong những sai sót dù là rất nhỏ trên hóa đơn, hóa đơn đó vẫn được coi là hóa đơn không hợp lệ.

Một số vấn đề cần lưu ý:

Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí khấu trừ hay không được khấu trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:

+ Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ...);

+ Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng... );

- Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 680.000đ/ng/tháng.

- Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm

- Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi

Chú ý: Những hóa đơn có Giá trị > 20 triệu phải chuyển khoản qua Ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.

3. Hóa đơn hợp lý 

Căn cứ để hợp lý hóa các hóa đơn là hợp lý hóa các chi phí. Theo đó, nội dung được sử dụng trên hóa đơn phải đảm bảo phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp làm cơ sở để giải trình với các cơ quan có liên quan và nằm trong phạm vi được cấp phép trên Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp

Ví dụ: Doanh nghiệp A chuyên cung cấp dịch vụ kế toán nhưng trong danh sách chứng từ có hóa đơn thanh toán nguyên vật liệu phục vụ cho vận tải để kê khai thuế GTGT và hạch toán chi phí là không hợp lý.

Hóa đơn là căn cứ để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, do đó các hóa đơn luôn phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

Tham khảo: Các trung tâm kế toán lừa đảo